Bảng chấm công của nhân viên là rất quan trọng để ghi nhận tiền lương đến hạn, thời gian nghỉ việc và nghỉ việc của nhân viên. Nhiều nhà tuyển dụng lưu trữ nhân viên của họ Thời gian và hồ sơ tiền lương như một bản sao lưu cho phương pháp xử lý bảng lương của họ. Hồ sơ lịch sử rất hữu ích nếu bạn phải kiểm tra kỹ nhân viên Tiền lương, khấu trừ thuế và các khoản khấu trừ tiền lương. Tuy nhiên, luật liên bang quy định người sử dụng lao động phải duy trì hồ sơ việc làm trong bao lâu, bao gồm cả khoảng thời gian mà người sử dụng lao động nên duy trì hồ sơ thời gian là tốt. Theo luật liên bang, người sử dụng lao động nên giữ lại bảng chấm công trong tối thiểu hai năm.
Hồ sơ việc làm bao gồm thông tin về nhân viên, phân công công việc, hiệu suất, kỷ luật hoặc hành động khắc phục và bất kỳ hợp đồng hoặc thỏa thuận nào, như thỏa thuận thương lượng tập thể hoặc hợp đồng lao động. Thông tin lương thưởng cũng là một phần trong hồ sơ của nhân viên, cùng với hồ sơ thời gian thường chứa thông tin cá nhân như số An sinh xã hội của nhân viên, mức lương, phân loại được miễn hoặc không được miễn, nghỉ phép hoặc trả lương theo thời gian, và trong một số trường hợp, làm thêm giờ hoặc tỷ lệ chi trả chênh lệch.
Bảng chấm công là hồ sơ việc làm
Tùy thuộc vào người sử dụng lao động Thực hành lưu trữ hồ sơ, bảng chấm công là một phần của hồ sơ việc làm hoặc được lưu trữ riêng biệt dưới dạng hồ sơ tiền lương. Dù bằng cách nào, hồ sơ thời gian và bảng chấm công được coi là một hồ sơ việc làm và do đó, theo các luật nhất định bắt buộc các nhà tuyển dụng nghĩa vụ lưu giữ hồ sơ.
Đạo luật tiêu chuẩn lao động công bằng
Người sử dụng lao động theo Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng phải tuân theo các quy định về mức lương tối thiểu, tiền làm thêm giờ, phân loại được miễn và không miễn trừ, và lưu giữ hồ sơ liên quan đến mọi thứ liên quan đến lương nhân viên. FLSA không yêu cầu một định dạng cụ thể để duy trì bảng chấm công của nhân viên, nhưng cơ quan này yêu cầu nhà tuyển dụng duy trì một số thông tin chi tiết nhất định liên quan đến thời gian và lương của nhân viên.
Duy trì kỷ lục
Lưu giữ hồ sơ cho hồ sơ biên chế và hợp đồng lao động là ba năm. Đối với bảng chấm công và hồ sơ có chứa thông tin cụ thể như ngày làm việc, các khoản khấu trừ, giữ lại và các chi tiết khác, yêu cầu là hai năm. Thực tiễn tốt nhất cho nguồn nhân lực có thể sẽ khuyên bạn nên duy trì tất cả các hồ sơ liên quan đến lương và bồi thường của nhân viên trong ba năm, bởi vì có sự chồng chéo đáng kể giữa các hồ sơ mà chủ nhân phải giữ trong hai năm và hồ sơ mà chủ lao động cần lưu giữ trong ba năm.
Có các yêu cầu riêng cho các loại hồ sơ mà người sử dụng lao động nên duy trì cho người lao động được miễn trừ; tuy nhiên, nó trong các nhà tuyển dụng lợi ích tốt nhất để duy trì hồ sơ theo cách tương tự và trong một khoảng thời gian bằng nhau. Làm như vậy có lợi cho người sử dụng lao động trong trường hợp câu hỏi phát sinh liên quan đến so sánh giữa người lao động được miễn và không được miễn. Khi người sử dụng lao động giữ hồ sơ nhân viên được miễn trừ dựa trên một quy trình hoàn toàn khác so với nhân viên không được miễn trừ, thì rất khó để biện minh cho các hoạt động nhân sự liên quan đến việc miễn trừ so với trả tiền nếu hồ sơ được duy trì theo cách nhất quán trong cùng một khoảng thời gian.
Quy tắc lưu trữ hồ sơ EEOC
Chính phủ liên bang giúp người sử dụng lao động dễ dàng phân loại những gì họ cần giữ lại và trong bao lâu bằng cách thiết lập các quy tắc lưu trữ hồ sơ chéo, tương tự. Ủy ban cơ hội việc làm bình đẳng của Hoa Kỳ thi hành luật chống phân biệt đối xử và là một phần của cơ quan thực thi, nó yêu cầu người sử dụng lao động duy trì bảng lương và hồ sơ việc làm khác trong ba năm. Trên thực tế, EEOC nói rằng các hồ sơ có thể trở thành một phần của yêu cầu bồi thường theo Đạo luật Trả lương công bằng nên được giữ lại trong ít nhất ba năm. Hồ sơ việc làm, bao gồm các hồ sơ thời gian là một phần của cáo buộc phân biệt đối xử chính thức, phải được giữ lại cho đến khi giải quyết cuối cùng.
