Buổi họp nhóm là các cuộc họp hiệu quả được sử dụng để phổ biến thông tin đến các phòng ban và các nhóm khác nhau trong một tổ chức. Tiến hành một cuộc họp giao ban đòi hỏi bạn phải có tổ chức nhất có thể và có một chương trình nghị sự, bởi vì thông tin thích hợp nhất phải được ban hành mà không lãng phí thời gian. Thông tin khác không phù hợp có thể được lưu cho một cuộc họp khác. Các phiên họp ngắn cũng cho phép các thành viên đưa ra ý tưởng và cập nhật, nếu được cấu trúc đúng.
Dự thảo một chương trình nghị sự với lượng thời gian cụ thể mỗi chủ đề sẽ được thảo luận. Một chương trình nghị sự giúp giữ cho tất cả mọi người làm nhiệm vụ, và cho phép họ biết trước những gì mong đợi trong cuộc họp. Chỉ liệt kê thông tin quan trọng và thích hợp trong chương trình nghị sự của bạn. Dành thời gian ở cuối chương trình nghị sự để thảo luận nhóm.
Liên lạc với người tham dự trước thời gian qua e-mail, fax hoặc điện thoại để họ có thể chuẩn bị tài liệu của họ sẽ được thảo luận trong cuộc họp. Bạn có thể cho phép các thành viên khác nhau đóng góp vào các phần khác nhau của cuộc họp. Cung cấp cho họ nhiều thời gian để chuẩn bị, và cũng cung cấp cho họ khung thời gian để thông tin họ cung cấp ngắn gọn và phù hợp với phần quy định trong chương trình nghị sự của bạn.
Bắt đầu cuộc họp của bạn với tin tốt, như tiến trình mà tổ chức hoặc bộ phận đang thực hiện. Thảo luận về bất kỳ chính sách và thủ tục trong tương lai sẽ được thực hiện. Chọn các cá nhân sẽ là một phần không thể thiếu trong các kế hoạch tương lai mà bạn trình bày và cũng liệt kê các mục tiêu có thể đạt được phải được đáp ứng trước cuộc họp giao ban tiếp theo.
Phân bổ thêm phút cho bất kỳ câu hỏi mở hoặc mối quan tâm có thể được thảo luận. Bạn có thể không lường trước được những chủ đề đó khi ban đầu soạn thảo chương trình nghị sự của bạn. Thời gian bổ sung cũng cho phép các thành viên thông báo cho bạn về bất kỳ sai sót hoặc vấn đề nào có thể ngăn họ đạt được một nhiệm vụ nhất định vào phiên họp giao ban tiếp theo.
