Để điều hành một doanh nghiệp hiệu quả, điều cần thiết là phải theo dõi các thủ tục giấy tờ. Hợp đồng. Đề xuất. Hóa đơn. Hóa đơn. Giấy phép. Ngay cả trong thế kỷ 21, khi hầu hết các thủ tục giấy tờ là kỹ thuật số, quản lý tệp vẫn cần thiết để giữ cho hoạt động hành chính của bạn hoạt động trơn tru. Nhiều nguyên tắc quản lý tài liệu kinh doanh vẫn giữ nguyên, cho dù hệ thống lưu trữ kỹ thuật số của bạn nằm trên máy tính xách tay hay trên đám mây.
Nguyên tắc quản lý tập tin
Luật cơ bản của quản lý tập tin tốt là hệ thống sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm tài liệu hơn. Nếu không, thì nó không được sử dụng.
Một hệ thống lưu trữ tài liệu tốt, cho dù dựa trên tủ thép hay đám mây, sẽ khiến việc nộp đơn trở nên bớt tẻ nhạt và khó khăn hơn; bạn không cần phải mất vài phút để tìm ra tập tin báo cáo bán hàng trong tháng này. Bạn cũng có thể dễ dàng truy xuất thông tin bạn muốn. Nộp đơn tốt không phụ thuộc vào mọi người: nếu trợ lý hành chính hoặc nhân viên IT của bạn rời khỏi, người thay thế của họ sẽ có thể tìm ra hệ thống. Danh mục tệp phải rõ ràng và dễ xác định. Hệ thống sẽ giúp bạn dễ dàng xác định và thanh lọc các hồ sơ không hoạt động.
Tính linh hoạt cũng rất quan trọng, đặc biệt là với phần mềm. Một hệ thống lưu trữ tài liệu khóa doanh nghiệp của bạn vào một nhà cung cấp duy nhất hoặc một nền tảng máy tính cụ thể có thể chứng minh sự cố.
Hệ thống cũng phải có khả năng xử lý tăng trưởng. Các tập tin chắc chắn tích lũy khi doanh nghiệp của bạn phát triển, thêm khách hàng mới và mở rộng nhân viên. Một hệ thống tốt có thể xử lý nhiều dữ liệu và lưu trữ tài liệu hơn bạn mong muốn.
Lợi ích của quản lý tập tin
Quản lý tài liệu kinh doanh tốt có thể tạo ra lợi ích cụ thể cho doanh nghiệp của bạn. Nộp đơn và truy xuất nhanh hơn giúp tiết kiệm thời gian và giúp nhân viên làm việc hiệu quả và hiệu quả hơn. Nếu một hệ thống giảm Misfiles, điều đó có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và vấn đề. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn sắp ra tòa hoặc trải qua một cuộc kiểm toán: không có tài liệu chính có thể dẫn đến một kết quả không vui.
Một hệ thống hiệu quả, chu đáo giúp giảm số lần bạn phải mua thiết bị nộp đơn và dung lượng bạn cần để lưu trữ. Nó cũng làm cho việc đào tạo nhân sự mới để nộp đơn dễ dàng hơn.
Bản sao kỹ thuật số và cứng
Sử dụng một hệ thống quản lý tập tin kỹ thuật số có lợi thế đáng kể. Nộp kỹ thuật số cho phép tìm kiếm tài liệu theo từ khóa, có thể cung cấp các giấy tờ bạn cần trong thời gian nhanh hơn. Một hệ thống tốt có những ưu điểm khác:
- Nó có thể lưu trữ nhiều loại tài liệu, chẳng hạn như các tệp xử lý văn bản, email và PDF.
- Nó hạn chế quyền truy cập vào các tài liệu bí mật.
- Nó theo dõi ai đọc tài liệu gì.
- Nếu bất cứ ai thực hiện thay đổi, bạn có thể theo dõi chúng. Nếu cần thiết, bạn có thể hoàn tác chúng.
- Kiểm soát khi các tài liệu cũ hơn có thể bị xóa.
- Thật dễ dàng để truy cập và chỉnh sửa tài liệu bằng điện thoại di động và các thiết bị di động khác.
Tuy nhiên, một số tài liệu phải ở dạng bản cứng, ngay cả khi bạn quét và số hóa chúng. Các quy định thường yêu cầu bạn giữ các bản sao giấy phép kinh doanh và giấy phép trên giấy, không chỉ trong không gian ảo. Các tài liệu khác có thể đáng lưu giữ trong bản in cứng bao gồm các báo cáo hàng năm, "kinh doanh như" giấy chứng nhận, tài liệu bảo hiểm và giấy nợ. Tùy thuộc vào dòng công việc của bạn, có thể có các quy định cụ thể về lưu trữ tài liệu mà bạn phải giải quyết.
Tài liệu vật lý có nguy cơ bị phá hủy từ hỏa hoạn, động đất, bão hoặc đơn giản là một đường ống phá vỡ và làm ngập văn phòng. Doanh nghiệp của bạn nên thực hiện các bước để ngăn chặn điều đó:
- Lưu trữ tài liệu trong các thùng chứa sạch, an toàn, ổn định với môi trường và chống cháy.
- Tạo bản sao lưu, kỹ thuật số, microfiche hoặc bản sao.
- Tìm một nơi để lưu trữ các bản sao ngoài trang web, để nếu có hỏa hoạn hoặc thảm họa khác, chúng sẽ không gặp số phận giống như bản gốc.
- Vị trí lưu trữ sao lưu của bạn phải là nơi bạn có thể truy cập sau thảm họa. Một lợi thế của lưu trữ đám mây là bạn có thể truy cập thông tin ở bất cứ nơi nào Internet vẫn hoạt động.
Lập chỉ mục hồ sơ của bạn
Để tận dụng tối đa hệ thống lưu trữ, nó phải được lập chỉ mục một cách hiệu quả. Các loại tiêu chuẩn có thể bao gồm thuế, hợp đồng, thư tín của khách hàng, các vụ kiện, tài khoản phải trả và các khoản phải thu chẳng hạn. Các tập tin giấy và kỹ thuật số của bạn nên tuân theo cùng một sơ đồ lập chỉ mục. Điều đó sẽ giúp việc đào tạo nhân viên biết nơi tìm giấy tờ dễ dàng hơn.
Quy tắc xử lý tài liệu
Khi bạn lập kế hoạch hệ thống quản lý tệp của mình, bạn cần giải quyết theo lịch lưu giữ tài liệu tốt hoặc hướng dẫn về thời gian lưu giữ tệp. Ngay cả với một hệ thống lưu trữ kỹ thuật số, điều này rất quan trọng: nếu doanh nghiệp của bạn tiếp tục phát triển, cuối cùng việc tìm kiếm "hợp đồng nguyên liệu thô" hoặc tương tự có thể xuất hiện hàng tá tài liệu lỗi thời.
Lịch trình lưu giữ tài liệu của bạn phải xem xét cả yêu cầu pháp lý và kinh doanh. Nếu bạn có các tài liệu liên quan đến báo cáo thuế của mình, chẳng hạn như hóa đơn thẻ tín dụng cho thấy các giao dịch mua bán kinh doanh, IRS nói rằng bạn nên giữ chúng tối thiểu ba năm sau khi nộp tờ khai. Đó là bao lâu IRS có thể thường xuyên nhìn lại và kiểm toán bạn. Giữ hồ sơ thuế việc làm trong bốn năm và giữ lại để trả lại yêu cầu chi phí nợ xấu trong bảy năm.
Các quy tắc khác nhau áp dụng cho các hồ sơ khác nhau. Bạn có thể có các tệp liên quan đến tuân thủ môi trường, hồ sơ của Ủy ban Chứng khoán và Giao dịch, các quy tắc an toàn lao động của liên bang và tiểu bang và các vụ kiện phân biệt đối xử. Mỗi cơ quan quản lý có yêu cầu riêng. Bạn cũng cần một chính sách cho hồ sơ kinh doanh đơn giản. Chẳng hạn, bạn không muốn xóa hợp đồng trước khi hoàn thành công việc bạn đã ký. Các hồ sơ liên quan đến kiện tụng đang diễn ra không nên bị phá hủy, ngay cả khi đó là lợi thế của công ty bạn.
Đó là trách nhiệm của bạn, hoặc của bất cứ ai điều hành chương trình của bạn, để biết hồ sơ nào phải được lưu giữ và trong bao lâu. Bất cứ ai xử lý hồ sơ nên biết chính sách của công ty và đào tạo tất cả cấp dưới của họ. Nhân viên thường xuyên cũng cần biết một số điều này. Nếu, giả sử, một nhân viên gửi hoặc nhận email cần được lưu trữ, họ cần được đào tạo đủ để nhận ra sự cần thiết.
Đối với các tài liệu vật lý, băm nhỏ cung cấp mức độ xử lý an toàn cuối cùng. Đối với các tệp kỹ thuật số, bạn cần các quy trình xóa chúng ngoài phục hồi. Theo dõi báo cáo những hồ sơ bạn đã xử lý và khi bạn phá hủy chúng.
An ninh và sự riêng tư
Những vụ hack lớn và vi phạm dữ liệu là một thực tế thường thấy của cuộc sống thế kỷ 21. Điều đó không có nghĩa là chúng tầm thường: vi phạm dữ liệu có thể làm tổn hại đến danh tiếng của bạn, khiến bạn mất tiền hoặc gây ra làn sóng kiện cáo hoặc phạt tiền. Ngay cả thông tin rò rỉ trong công ty cũng có thể gây rắc rối. Một số luật liên bang yêu cầu bạn giữ bí mật thông tin y tế của nhân viên. Nếu các nhân viên khác có thể truy cập các hồ sơ bí mật, bạn có thể rơi vào một thế giới đau đớn về pháp lý.
Là một phần của việc thiết lập hệ thống quản lý tệp của bạn, bạn cần thực hiện chính sách bảo mật và quyền riêng tư. Khả năng của nhân viên để xem tài liệu nên trên cơ sở cần biết. Quyền truy cập nên dựa trên một hệ thống ủy quyền, thay vì chỉ tin tưởng nhân viên không nhìn vào các tài liệu được phân loại.
Việc chia sẻ tài liệu trực tuyến là phổ biến khi nhiều nhân viên làm việc trong cùng một dự án. Điều đó mở ra một cửa sổ dễ bị tổn thương cho thông tin bí mật được đưa ra. Mã hóa tệp hoặc sử dụng hệ thống chia sẻ tệp như Dropbox có thể giúp ngăn chặn rò rỉ.
Đây là một lý do khác để cắt nhỏ hoặc xóa các tập tin cũ, không cần thiết. Ngay cả khi họ không sử dụng cho doanh nghiệp của bạn, họ có thể có thông tin bí mật về nhân viên cũ hoặc khách hàng, những người sẽ không đánh giá cao việc này được đưa ra ngoài.
Bất kể quy tắc nào bạn nhận được, điều cần thiết là đào tạo tất cả nhân viên không chỉ về cách nộp và truy xuất dữ liệu mà còn cả quy tắc bảo mật và lịch trình lưu giữ hồ sơ.
