Hệ thống thông tin quản lý hoặc MIS được các doanh nghiệp sử dụng để thu thập, biên dịch và phân tích thông tin. Ngày nay, một MIS được tích hợp cao với các hệ thống máy tính của công ty, thường liên quan đến cơ sở dữ liệu với lượng dữ liệu khổng lồ. Mặc dù loại thông tin được sử dụng có thể thay đổi từ doanh nghiệp này sang doanh nghiệp khác và thậm chí giữa các bộ phận, vai trò của hệ thống thông tin quản lý hầu như luôn giống nhau: cải thiện hoạt động, chiến lược và ra quyết định.
Vai trò của MIS ngày nay
Lượng thông tin có sẵn cho bất kỳ doanh nghiệp ngày nay có thể là quá nhiều. Làm thế nào thông tin này được quản lý và do đó tận dụng các quyết định tốt hơn phụ thuộc vào mục tiêu và mục tiêu của doanh nghiệp của bạn. Giống như không có hai người sử dụng điện thoại di động của họ cho cùng một thứ, không có hai doanh nghiệp sử dụng MIS theo cùng một cách. Để hiểu chức năng của các hệ thống thông tin quản lý trong một tổ chức, nó được xem tốt nhất ở bốn cấp độ khác nhau: giao dịch, hoạt động, quản lý và chiến lược.
Vai trò của MIS trong giao dịch
Quản lý thông tin bắt đầu ở cấp độ giao dịch, nơi thông tin được thu thập và lưu trữ. Điều này có nghĩa là quyết định thông tin nào đủ quan trọng để thu thập và lưu trữ. Ví dụ: nếu doanh nghiệp của bạn bán quần áo trực tuyến, bạn có thể sẽ ghi lại thông tin khách hàng, bao gồm tên, địa chỉ và lịch sử mua hàng. Khi thông tin này được biên soạn, nó sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về nhân khẩu học và sở thích của khách hàng. Tuy nhiên, nếu bạn cũng ghi lại các mặt hàng họ đã tìm kiếm, các mặt hàng họ duyệt trong hơn một vài giây và các mặt hàng họ đã xóa khỏi giỏ hàng của họ, bạn sẽ có nhiều thông tin có thể cho bạn biết cách bạn có thể cải thiện doanh số của mình.
Ngay cả ở cấp độ giao dịch, một MIS có thể có một vai trò quan trọng trong tổ chức của bạn. Giả sử một khách hàng gọi để hỏi về một mặt hàng.Nếu đại diện dịch vụ khách hàng có lịch sử giao dịch của khách hàng trong tầm tay, anh ấy hoặc cô ấy có thể dễ dàng hỗ trợ hơn bằng cách biết ngay tên khách hàng, lịch sử mua hàng và lịch sử trả lại. Biết được khách hàng đang gọi từ New York hay Los Angeles, người đại diện có thể dễ dàng dự đoán một món hàng sẽ được vận chuyển trong bao lâu.
MIS trong hoạt động và quản lý
Có thông tin chính xác và kịp thời có thể giúp tất cả các hoạt động trong một công ty đưa ra quyết định tốt hơn và đảm bảo mọi thứ hoạt động trơn tru. Biết chính xác có bao nhiêu đơn hàng đã được đặt, bộ phận sản xuất sẽ biết họ phải làm bao nhiêu công việc hôm nay.
Thông tin được sử dụng ở cấp độ hoạt động thường đi đôi với các quyết định quản lý tốt hơn. Ví dụ: nếu người quản lý kho biết rằng 500 khách hàng đã đặt hàng trước một món hàng sẽ đến vào thứ Sáu, anh ta có thể quyết định sẽ có một vài công nhân đến vào thứ Bảy để giảm khối lượng công việc vào thứ Hai. Đồng thời, bộ phận kế toán sẽ biết rằng sẽ có một dòng tiền mặt khi tất cả các đơn đặt hàng thẻ tín dụng vào thứ Hai được xử lý. Bộ phận tiếp thị sẽ có thể xác định chiến dịch quảng cáo nào chịu trách nhiệm cho phần lớn các đơn đặt hàng đó và chiến dịch nào sẽ được sử dụng lại.
Vai trò của MIS trong chiến lược kinh doanh
Một hệ thống thông tin quản lý được tối ưu hóa tốt có thể trả hết các hoạt động và quyết định quản lý. Là chủ sở hữu của một công ty nhỏ, bạn có thể xem xét các giao dịch mua trong năm qua để xác định thị trường nào sẽ khám phá tiếp theo. Ví dụ: giả sử trang web bán lẻ của bạn ban đầu bán váy và các sản phẩm may mặc khác và năm ngoái bạn đã bắt đầu cung cấp giày với mức lợi nhuận tốt. Tuy nhiên, ngày nay, trang phục chiếm rất ít doanh thu và tỷ lệ lợi nhuận cao. Doanh số bán giày đã tăng đều đặn. Đồng thời, các nhà phát triển web của bạn đã chỉ ra rằng "túi xách" và "thắt lưng" hiện là các mục tìm kiếm phổ biến nhất trên trang web của bạn. Dựa trên thông tin này, bạn có thông tin bạn cần để loại bỏ trang phục và bắt đầu cung cấp các phụ kiện tìm kiếm này cho khách hàng của bạn.
