Bất kỳ doanh nghiệp nào, dù lớn hay nhỏ, đều phải có một hệ thống để thu thập, xử lý, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu. Trong quá khứ, những nhiệm vụ này đòi hỏi rất nhiều thời gian và giấy tờ. Ngày nay, các công ty sử dụng công nghệ hiện đại để hợp lý hóa và tự động hóa các hoạt động này. Hệ thống thông tin hiện đang đóng một vai trò quan trọng trong xử lý dữ liệu và ra quyết định. Khi được sử dụng một cách chính xác, chúng có thể tác động tích cực đến hiệu suất và doanh thu chung của một tổ chức.
Hệ thống thông tin là gì?
Ở cấp độ cơ bản nhất, một hệ thống thông tin (IS) là một tập hợp các thành phần hoạt động cùng nhau để quản lý việc xử lý và lưu trữ dữ liệu. Vai trò của nó là hỗ trợ các khía cạnh chính của việc điều hành một tổ chức, chẳng hạn như giao tiếp, lưu trữ hồ sơ, ra quyết định, phân tích dữ liệu và nhiều hơn nữa. Các công ty sử dụng thông tin này để cải thiện hoạt động kinh doanh của họ, đưa ra các quyết định chiến lược và đạt được lợi thế cạnh tranh.
Hệ thống thông tin thường bao gồm sự kết hợp của phần mềm, phần cứng và mạng viễn thông. Ví dụ, một tổ chức có thể sử dụng các hệ thống quản lý quan hệ khách hàng để hiểu rõ hơn về đối tượng mục tiêu của mình, có được khách hàng mới và giữ chân khách hàng hiện tại. Công nghệ này cho phép các công ty thu thập và phân tích dữ liệu hoạt động bán hàng, xác định nhóm mục tiêu chính xác của chiến dịch tiếp thị và đo lường sự hài lòng của khách hàng.
Lợi ích của hệ thống thông tin
Công nghệ hiện đại có thể tăng đáng kể hiệu suất và năng suất của công ty bạn. Hệ thống thông tin cũng không ngoại lệ. Các tổ chức trên toàn thế giới dựa vào họ để nghiên cứu và phát triển các cách mới để tạo doanh thu, thu hút khách hàng và hợp lý hóa các nhiệm vụ tốn thời gian.
Với một hệ thống thông tin, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong khi đưa ra quyết định thông minh hơn. Các bộ phận nội bộ của một công ty, chẳng hạn như tiếp thị và bán hàng, có thể giao tiếp tốt hơn và chia sẻ thông tin dễ dàng hơn.
Vì công nghệ này được tự động hóa và sử dụng các thuật toán phức tạp, nó làm giảm lỗi của con người. Hơn nữa, nhân viên có thể tập trung vào các khía cạnh cốt lõi của một doanh nghiệp thay vì dành hàng giờ để thu thập dữ liệu, điền vào giấy tờ và phân tích thủ công.
Nhờ hệ thống thông tin hiện đại, các thành viên trong nhóm có thể truy cập lượng dữ liệu khổng lồ từ một nền tảng. Ví dụ: họ có thể thu thập và xử lý thông tin từ các nguồn khác nhau, chẳng hạn như nhà cung cấp, khách hàng, kho hàng và đại lý bán hàng, với một vài cú click chuột.
Công dụng và ứng dụng
Có nhiều loại hệ thống thông tin khác nhau và mỗi loại có một vai trò khác nhau. Chẳng hạn, hệ thống thông minh kinh doanh (BI) có thể biến dữ liệu thành những hiểu biết có giá trị.
Loại công nghệ này cho phép báo cáo nhanh hơn, chính xác hơn, quyết định kinh doanh tốt hơn và phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn. Một lợi ích lớn khác là trực quan hóa dữ liệu, cho phép các nhà phân tích diễn giải lượng lớn thông tin, dự đoán các sự kiện trong tương lai và tìm các mẫu trong dữ liệu lịch sử.
Các tổ chức cũng có thể sử dụng phần mềm lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) để thu thập, quản lý và phân tích dữ liệu trên các lĩnh vực khác nhau, từ sản xuất đến tài chính và kế toán. Loại hệ thống thông tin này bao gồm nhiều ứng dụng cung cấp cái nhìn 360 độ về hoạt động kinh doanh. NetSuite ERP, PeopleSoft, Odoo và Intacct chỉ là một vài ví dụ về phần mềm ERP.
Giống như các hệ thống thông tin khác, ERP cung cấp những hiểu biết có thể hành động và giúp bạn quyết định các bước tiếp theo. Nó cũng giúp dễ dàng đạt được sự tuân thủ quy định, tăng cường bảo mật dữ liệu và chia sẻ thông tin giữa các bộ phận. Ngoài ra, nó giúp đảm bảo rằng tất cả các hồ sơ tài chính của bạn là chính xác và cập nhật.
Về lâu dài, phần mềm ERP có thể giảm chi phí vận hành, cải thiện sự hợp tác và tăng doanh thu của bạn. Gần một nửa số công ty thực hiện hệ thống này báo cáo lợi ích lớn trong vòng sáu tháng.
Vào cuối ngày, các hệ thống thông tin có thể cung cấp cho bạn một lợi thế cạnh tranh và cung cấp dữ liệu bạn cần để đưa ra quyết định kinh doanh nhanh hơn, thông minh hơn. Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, bạn có thể chọn hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống quản lý kiến thức, hệ thống hỗ trợ quyết định và hơn thế nữa. Khi chọn một, hãy xem xét ngân sách, ngành và quy mô kinh doanh của bạn. Tìm kiếm một hệ thống thông tin phù hợp với mục tiêu của bạn và có thể hợp lý hóa các hoạt động hàng ngày của bạn.
