Tổ chức một hội thảo về một chủ đề cụ thể có thể dạy cho mọi người một cái gì đó mới, giáo dục lại mọi người về những điều họ đã biết và giới thiệu những tiến bộ trong ngành của bạn. Nhưng tổ chức một hội thảo có thể tốn kém. Có một số quyết định bạn sẽ phải đưa ra để bạn sẽ biết ngân sách dành cho hội thảo của bạn là bao nhiêu và một số yếu tố sẽ ảnh hưởng đến chi phí chung.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Ngân sách hội thảo
-
Ước tính của người tham dự
-
Danh sách các nhà cung cấp
-
Kế hoạch ngân sách hội thảo trước
Bắt đầu lập một kế hoạch ngân sách cho hội thảo của bạn bằng cách xác định số tiền bạn phải chi cho nó. Nếu tổ chức của bạn đã phân bổ một số tiền nhất định cho sự kiện, bạn sẽ cần biết nó là gì. Nếu bạn có kế hoạch tính phí cho hội thảo với hy vọng hòa vốn, bạn sẽ xác định được mức phí bao nhiêu dựa trên số lượng người tham dự dự kiến và tổng chi phí dự kiến của sự kiện.
Xác định chi phí tổng thể của sự kiện bằng cách lập danh sách các hạng mục cần thiết để tổ chức hội thảo. Bao gồm những thứ như chi phí thuê cơ sở nếu bạn không có chỗ trống, chi phí thuê thiết bị nghe nhìn cho người thuyết trình, chi phí cho người thuyết trình nếu họ được trả tiền, chi phí cho bất kỳ bản in và bút in nào và chi phí thuê bàn ghế nếu bạn dự định làm như vậy.
Yêu cầu một kế hoạch ngân sách từ một cuộc hội thảo trước đây mà tổ chức của bạn tổ chức để có ý tưởng về việc họ đã trả bao nhiêu cho mỗi mục này. Bạn cũng sẽ muốn có được một danh sách các nhà cung cấp được đề xuất mà tổ chức của bạn đã sử dụng trong quá khứ. Nếu tổ chức của bạn không thể đề xuất bất kỳ nhà cung cấp nào, hãy liên hệ với phòng thương mại địa phương hoặc các tổ chức khác mà bạn có quan hệ tốt và hỏi xem họ có thể giới thiệu nhà cung cấp không. Gọi cho các nhà cung cấp bạn dự định sử dụng và yêu cầu ước tính dựa trên số lượng người tham gia bạn dự định có tại hội thảo của bạn.
Theo dõi các ước tính của nhà cung cấp bằng cách tạo một biểu mẫu trên máy tính của bạn. Tạo một phần cho mỗi mục bạn cần. Ví dụ: tạo một phần có nhãn "nghe nhìn" và nhập vào công ty và giá xấp xỉ. Nếu bạn nhận được báo giá từ hai công ty, bao gồm cả hai và giá của họ. Làm điều này cho mỗi mục trong danh sách của bạn và tổng số tiền. Nếu bạn có giá khác với các nhà cung cấp tương tự, hãy bắt đầu bằng cách thêm số lượng nhà cung cấp bạn thích và chuyển sang nhà cung cấp ít tốn kém hơn nếu tổng số tiền của bạn kết thúc quá tốn kém.
So sánh tổng chi phí dự kiến của hội thảo của bạn với số tiền mà công ty bạn dự trù để xem có thể chấp nhận được không. Nếu chi phí quá lớn, hãy xem xét tính phí người tham gia để tham dự hội thảo. Chia chi phí hội thảo, hoặc chi phí hội thảo vượt quá ngân sách, cho số lượng người tham gia dự kiến để xác định số tiền bạn nên tính cho mọi người.
