Cho dù bạn là một tổ chức phi lợi nhuận mới đang tìm cách thay đổi thế giới hay một nhóm nhỏ đang cố gắng gây quỹ cho đồng phục ban nhạc của trường, việc chấp nhận và xử lý quyên góp tiền mặt có thể rất khó khăn. Những người gây quỹ có thiện chí không cần phải làm gì nhiều để vào nước nóng nghiêm trọng với IRS, vì vậy hãy sử dụng các mẹo trong hướng dẫn này để tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách thiết lập các hoạt động tài chính nghiêm ngặt. Tìm hiểu cách xử lý quyên góp tiền mặt, mở tài khoản kiểm tra và sử dụng Internet để xử lý quà tặng tiền mặt để nhóm của bạn có thể tiến hành công việc giúp đỡ người khác thay vì liên tục giải thích về những nỗ lực của nhóm đang được bảo lãnh.
Mở một tài khoản ngân hàng dưới tên của tổ chức của bạn hoặc nguyên nhân. Điều này thường yêu cầu tài liệu, vì vậy hãy mang theo điều lệ, theo luật, các điều khoản hợp nhất và các loại giấy tờ khác có thể được sử dụng làm bằng chứng về sứ mệnh và nguyên tắc của tổ chức của bạn.
Bắt buộc hai người ký cho tất cả các giao dịch tiền mặt với tài khoản ngân hàng của bạn. "Yêu cầu chữ ký kép" này không tốn nhiều chi phí để thực hiện nhưng phải đi một chặng đường dài để trấn an các nhà tài trợ và các thành viên như nhau rằng tổ chức của bạn đang hoạt động.
Soạn thảo một "hình thức quyên góp tiền mặt" tiêu chuẩn và yêu cầu mỗi người tặng quà phải điền vào mỗi lần đóng góp. Biểu mẫu này phải bao gồm tên của nhà tài trợ, địa chỉ và thông tin liên hệ khác, địa điểm cho số tiền mặt, ngày và cũng nên đánh vần bất kỳ điều khoản nào theo đó quyên góp --- tất cả hoặc một phần --- được cho phép như một miễn thuế. Thêm một dòng cho chữ ký của người chấp nhận quyên góp.
Đủ điều kiện mỗi món quà tiền mặt để đảm bảo nó phù hợp với sứ mệnh của tổ chức bạn. Hãy chắc chắn rằng nó không có "chuỗi" kèm theo và không có xung đột lợi ích hoặc quo pro quo pro ngụ ý trong đóng góp trước khi nhóm của bạn chấp nhận nó.
Đồng ý với một phương pháp tiêu chuẩn để xử lý đóng góp hộp đóng góp. Sử dụng cái được gọi là hệ thống đếm hai tay cần ít nhất hai thành viên trong nhóm để chứng kiến mọi giao dịch hộp quyên góp. Kiểm soát vật lý của các hộp này phải được theo dõi chặt chẽ. Giữ một bản ghi chi tiết về thời gian, ngày tháng và số người đếm, chuyển nhượng, ký gửi hoặc di chuyển quỹ hộp quyên góp.
Đặt giới hạn báo cáo cho quyên góp tiền mặt để tạo séc và số dư hợp pháp. Một số nhóm yêu cầu sự đồng thuận trước khi số tiền được đặt có thể được chấp nhận (ví dụ: $ 1.000) để thực hiện các lợi ích đặc biệt nhất định được theo dõi thay mặt nhóm.
Cân nhắc sử dụng dịch vụ của bên thứ ba như Pay Pal để xử lý quà tặng tiền mặt. Không có trang web nào được yêu cầu (mặc dù nhiều câu lạc bộ thấy dễ dàng liên kết với Pay Pal thông qua liên kết trang chủ) và những người ủng hộ có thể đóng góp an toàn từ ngân hàng hoặc thẻ tín dụng của họ. Dấu vết giấy là toàn diện và dễ sử dụng. Pay Pal cũng có thể thiết lập đăng ký hàng tháng tự động cho người cho thường xuyên.
Thiết lập bảng tính Excel (hoặc chương trình phần mềm cơ sở dữ liệu khác) để theo dõi tất cả các khoản thu tiền mặt. Phá vỡ quyên góp hộp tiền mặt, séc, giao dịch thẻ tín dụng, tiền thu được từ Pal và biên lai doanh thu phụ trợ để theo dõi các khoản tiền mặt của nhóm đến từ những nỗ lực tiếp thị trong tương lai.
Làm việc với nhân viên ngân hàng hoặc kế toán nếu tư cách thành viên của bạn không bao gồm thành viên nhóm thoải mái với tài chính. Luôn gửi thư cảm ơn đến người tặng quà ngay sau khi nhận được tiền quyên góp. Sự tiếp xúc thêm này, khi được gửi một cách kịp thời, nhắc nhở nhà tài trợ về sự đóng góp của họ, nói lên rất nhiều về lòng biết ơn của nhóm và tạo tiền đề cho các kháng cáo trong chiến dịch trong tương lai.
