Quản lý dòng tiền rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào và nó rất quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ, nơi mỗi đồng xu đều có giá trị. Một hệ thống thông tin kế toán chỉ có thể giúp trong quá trình này, bao gồm tiền mặt, hàng tồn kho và chi tiết bán hàng. Một hệ thống máy tính có thể cung cấp cho bạn thông tin nhanh hơn nhiều so với bất kỳ kế toán thủ công nào, làm cho nó trở thành một công cụ có giá trị trong việc quản lý mức tiền mặt và hàng tồn kho.
Bán hàng
Nhận biết doanh số là bước đầu tiên trong chu kỳ doanh thu. Hệ thống kế toán ghi nhận việc bán hàng là sự gia tăng doanh thu cùng với và tăng tiền mặt hoặc khoản phải thu. Trong các công ty bán lẻ, hàng tồn kho cũng cần phải giảm - loại giao dịch này được xử lý tự động bằng hệ thống máy tính. Nhiều công ty áp dụng phần mềm điểm bán hàng, cho phép quét các mặt hàng và dữ liệu được chuyển đến hệ thống kế toán theo thời gian thực, một lợi ích lớn trong việc quản lý tiền mặt và hàng tồn kho.
Thanh toán
Thanh toán, được giám sát chặt chẽ bởi quản lý, tăng dòng tiền. Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, thanh toán có thể dưới dạng séc, thẻ tín dụng, tiền mặt, dây và chuyển tiền. Các giao dịch này được nắm bắt trong hệ thống kế toán thông qua các mục nhật ký thủ công hoặc giao diện từ các hệ thống khác. Một số công ty có các mô đun phải thu đặc biệt không chỉ nhận biết dữ liệu kế toán mà còn chi tiết về doanh số, điều khoản, địa chỉ liên hệ và thông tin khác. Khi nhận được một khoản thanh toán, kế toán nhập thông tin thanh toán trong mô-đun, chảy vào sổ cái.
Đang chuyển hàng
Vận chuyển là một phần quan trọng của chu kỳ doanh thu. Trong các hệ thống tích hợp, các hoạt động vận chuyển được phản ánh trong sổ cái, chủ yếu là trong khu vực kiểm kê. Hệ thống đăng tất cả các giao dịch thích hợp đằng sau hậu trường, để nhân viên làm việc trong kho không cần biết kế toán để thực hiện hoạt động này đúng cách. Chức năng vận chuyển được tạo thành từ hai phần: chọn một mặt hàng từ kho và vận chuyển. Mã vạch thường được sử dụng để tăng tốc quá trình này, ghi lại và giảm tài khoản hàng tồn kho.
Báo cáo
Một hệ thống thông tin kế toán có thể tạo ra các báo cáo được sử dụng bởi ban quản lý để đưa ra quyết định về các vấn đề tài chính. Một số báo cáo phổ biến là báo cáo mức tồn kho, phân tích xu hướng và báo cáo lão hóa phải thu, cho người quản lý biết ai là người nợ, họ nợ bao nhiêu và trong bao lâu. Trên thực tế, Wisconsin yêu cầu các báo cáo lão hóa từ một số cơ quan chính phủ trên cơ sở hàng quý để theo dõi dòng tiền. Nếu không có một hệ thống máy tính, sẽ rất khó để tạo ra các báo cáo chi tiết này một cách kịp thời và hiệu quả.
