Một trong những cách đáng tin cậy nhất để xác định mức độ hiệu quả của một doanh nghiệp là sử dụng báo cáo truy cập. Là hoạt động bên ngoài của bạn làm tốt như họ nên? Trường mầm non hoặc cơ sở chăm sóc của bạn có đúng mã và sẵn sàng cấp phép không? Bằng cách viết báo cáo truy cập toàn diện, bạn có thể xác định liệu có nhiều mục tiêu kinh doanh đang được đáp ứng hay không. Truy cập các báo cáo, đôi khi được gọi là báo cáo chuyến đi, là một cách tuyệt vời để tìm hiểu xem các tiêu chuẩn kinh doanh của bạn có được thực hiện trên trang web theo cách bạn đã lên kế hoạch hay không.
Định dạng Báo cáo
Truy cập báo cáo là tài liệu kinh doanh. Tùy thuộc vào tổ chức hoặc ngành, báo cáo có thể theo định dạng ghi nhớ hoặc mẫu doanh nghiệp. Nói chung, chọn một định dạng ghi nhớ nếu báo cáo truy cập sẽ đến một nhóm các thành viên lãnh đạo nội bộ. Chọn một mẫu báo cáo kinh doanh chính thức hơn nếu báo cáo truy cập sẽ được cung cấp cho các nguồn bên ngoài. Sử dụng định dạng doanh nghiệp tiêu chuẩn bao gồm các phông chữ loại chuyên nghiệp như Times New Roman hoặc Arial. Duy trì lề 1 inch.
Nêu các mục tiêu
Giải thích lý do của chuyến thăm. Các mục tiêu bao gồm tần suất của chuyến thăm, cùng với các số liệu chính hoặc các lĩnh vực đánh giá. Ví dụ, chuyến thăm có thể là lần đầu tiên trong một loạt bốn lần được thực hiện trong suốt một năm để xem xét việc thực hiện các chính sách mới hoặc số liệu sản xuất. Nói rõ ràng những gì bạn đang tìm kiếm trong chuyến thăm, bao gồm các chuyến thăm, đề xuất hoặc kế hoạch hành động trước đó.
Thí dụ:
Báo cáo này là để xác định xem Trường Plainview có đáp ứng tất cả các yêu cầu cấp phép cho nhà trẻ sau giờ học hay không.
Thảo luận về phản hồi và thông tin chi tiết chính
Lưu ý danh tính của các cá nhân quan trọng được phỏng vấn trong chuyến thăm. Các chuyến thăm có thể bao gồm các cuộc họp với nhân viên lãnh đạo chủ chốt tại địa điểm, chẳng hạn như người quản lý hoặc giám đốc điều hành. Đó cũng là thực tế phổ biến để gặp gỡ với các nhân viên cấp thấp hơn, quen thuộc hơn với các quy trình hoạt động.
Thí dụ:
Các cá nhân được phỏng vấn bao gồm Sarah Winters, hiệu trưởng trường, y tá trường Emily Thorn, Rick Marden, giáo viên tiểu học và Carol Hathaway, chuyên gia dinh dưỡng và dinh dưỡng.
Thảo luận về phản hồi chính được cung cấp bởi lãnh đạo và nhân viên. Không cần thiết phải trích dẫn những người được phỏng vấn mà thay vào đó hãy tìm những hiểu biết chính và các lĩnh vực quan tâm chung. Bao gồm bất kỳ khảo sát tiêu chuẩn nào đã được sử dụng hoặc một loạt các câu hỏi cụ thể được hỏi trong chuyến thăm.
Liệt kê những hiểu biết và quan sát chính
Các quan sát dựa trên những gì được nhìn thấy cá nhân và không được truyền đạt dựa trên các cuộc phỏng vấn. Ví dụ: khách truy cập có thể lưu ý trực quan rằng hoạt động dường như có quá nhiều công nhân không được giữ bận rộn. Bất cứ điều gì từ sự sạch sẽ đến tổ chức chung đều phải tuân theo các quan sát. Bao gồm những hiểu biết trong báo cáo chuyến thăm.
Thí dụ:
Trong chuyến thăm giữa ngày, các bữa ăn trưa bao gồm một loại rau và lựa chọn trái cây, nhưng không có lựa chọn thay thế nào được cung cấp cho những người có nhu cầu ăn kiêng đặc biệt.
Tóm tắt kết luận
Xác định xem tổ chức có đáp ứng mục tiêu hay không dựa trên các phản hồi và quan sát được cung cấp. Sử dụng chi tiết và thông tin có thể định lượng khi có thể để hỗ trợ kết luận. Ví dụ, nếu mục tiêu của chuyến thăm nhà máy mới là xác định xem có 60% nhân viên trong quý đầu tiên hay không, hãy cung cấp số lượng nhân lực thực tế với doanh thu, các nỗ lực tuyển dụng hiện có và các phòng ban nơi thiếu sót.
Cung cấp các kế hoạch hành động trong tương lai
Nhà nước khi các chuyến thăm trong tương lai được lên lịch nếu có, và liệu những điều này được xác định trước hoặc kết quả của chuyến thăm gần đây. Ví dụ, đây có thể là chuyến thăm hàng năm thứ ba theo lịch trình hàng quý. Cung cấp các khuyến nghị để cải thiện. Nếu kế hoạch hành động nhất định được xác định, hãy nêu những chi tiết này. Điều này cung cấp một số liệu thành công cho lần truy cập tiếp theo.
