Một email tiếp theo sau một chuyến thăm bán hàng là một cách dễ dàng nhưng hiệu quả để đưa khách hàng đến gần hơn một bước để chốt giao dịch. Một email theo dõi bán hàng thân thiện, nghiêm túc nhưng nghiêm túc giúp bạn luôn tập trung vào khách hàng và cũng giúp bạn tập trung vào khách hàng. Vì vậy, hãy làm theo các bước sau để viết email theo dõi bán hàng.
Động não trước. Trước khi bạn bắt đầu thực sự viết thư, bạn nên dành thời gian để ngồi xuống và lưu ý những điểm quan trọng, chi tiết và mục tiêu kinh doanh của cuộc họp. Phân tách những gì bạn nhớ hoặc sự kiện từ ghi chú của bạn vào các danh mục này để bạn có thể nhận được mọi thứ chính xác khi bạn viết email.
Lấy giai điệu của cuộc họp. Âm của email nên được xác định bởi âm bạn và khách hàng sử dụng tại cuộc họp. Tuy nhiên, trong mọi trường hợp, hãy nhớ rằng bạn đang viết một lá thư kinh doanh chính thức mà người khác có thể đọc được ngoài người nhận được giải quyết. Vì vậy, nếu cuộc họp thân thiện, hãy viết theo cách thân thiện nhưng giống như kinh doanh. Nếu cuộc họp mang tính kỹ thuật hơn, hãy sử dụng giai điệu đó để viết email theo dõi bán hàng.
Cảm ơn khách hàng và trích dẫn chi tiết cuộc họp. Một trong những điều đầu tiên bạn nên làm trong email là cảm ơn khách hàng đã dành thời gian và sử dụng dòng cảm ơn để trích dẫn ngày, thời gian và chủ đề của cuộc họp. Cảm ơn khách hàng đã đưa ra ánh sáng tích cực cho phần còn lại của email và trích dẫn chi tiết giúp nhắc nhở khách hàng về các chi tiết cụ thể và bối cảnh của cuộc họp.
Nhằm mục đích cho một hành động. Mục đích của email theo dõi của bạn là để bảo đảm một cái gì đó hữu hình như cuộc họp thứ hai, hợp đồng hoặc tài liệu tham khảo cho một cấp cao hơn trong công ty của khách hàng. Sau phần giới thiệu "cảm ơn" ngắn của bạn, phần còn lại của bức thư sẽ hướng tới việc đạt được điều bạn muốn. Nếu có thông tin mà khách hàng yêu cầu, hãy thêm nó vào phần giữa hoặc đính kèm và lưu ý rằng nó được đính kèm.
Giữ email ngắn gọn. Khi bạn đã viết tất cả các phần quan trọng, hãy đóng email bằng cách cho khách hàng biết bạn sẽ làm gì để đạt được mục tiêu tiếp theo và sau đó sử dụng cụm từ kết thúc chính thức như "Trân trọng". Ngoài ra, cung cấp thông tin liên lạc và tính sẵn sàng của bạn trong trường hợp khách hàng có câu hỏi hoặc vấn đề.
