Cưỡi đàn trên kho của bạn là một trong những điều thách thức nhất về việc điều hành một doanh nghiệp. Từ khía cạnh hoạt động của mọi thứ, bạn sẽ luôn muốn biết số lượng sản phẩm có sẵn để bán và khi nào nhận được nhiều hơn. Kế toán của bạn cũng sẽ cần hàng tồn kho chính xác, vì vậy họ có thể giữ sổ sách của bạn theo thứ tự và cung cấp cho bạn thông tin bạn cần để đưa ra quyết định kinh doanh. Trong hầu hết, nhưng không phải tất cả, các trường hợp, có lẽ bạn sẽ muốn làm điều đó thông qua hệ thống kiểm kê vĩnh viễn.
Hệ thống kiểm kê định kỳ
Có hai cách để xử lý kiểm soát hàng tồn kho của bạn. Một là thông qua cái được gọi là hệ thống kiểm kê định kỳ, có nghĩa là vào cuối một khoảng thời gian nhất định - một tháng, một phần tư, một năm hoặc bất cứ điều gì hoạt động trong tình huống của bạn - bạn đóng cửa và đếm số lượng hàng tồn kho bạn có trong tay. Đối với mục đích kế toán, bạn sẽ gọi đây là khoảng không quảng cáo cuối kỳ. Số lượng hàng tồn kho trước đây của bạn là hàng tồn kho bắt đầu cho giai đoạn này. Bạn sẽ thêm tất cả các giao dịch mua của mình vào khoảng không quảng cáo bắt đầu, trừ tất cả doanh số và trong một thế giới lý tưởng, kết quả sẽ trông rất giống với hàng tồn kho cuối cùng của bạn. Tất nhiên, chúng ta không sống trong một thế giới lý tưởng và trong thực tế, bạn càng đi giữa hàng tồn kho càng lâu, sự khác biệt sẽ càng tăng lên. Theo hệ thống kiểm kê định kỳ, lượng hàng tồn kho chỉ chính xác ngay sau khi được tính, mà là một bất tiện lớn.
Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn
Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn đòi hỏi nhiều thiết lập hơn, nhưng một khi đã có, nó sẽ hoạt động dễ dàng hơn nhiều. Mỗi phần hàng tồn kho bạn sở hữu được nhập vào hệ thống máy tính của bạn khi được mua. Khi hết hàng, khi được bán hoặc sử dụng hết, nó sẽ tự động được khấu trừ vào hàng tồn kho trong tay trong hệ thống máy tính của bạn. Nếu mô hình kinh doanh của bạn xoay quanh việc biết bạn có gì và khi nào bạn cần đặt hàng nhiều hơn, áp dụng cho mọi doanh nghiệp, sử dụng phương pháp kiểm kê vĩnh viễn mang lại rất nhiều lợi thế.
Hàng tồn kho định kỳ vĩnh viễn
Cách tiếp cận nào bạn sẽ thực hiện để quản lý kho của mình tùy thuộc vào tình huống của bạn. Nếu bạn hài lòng với hoạt động trên cơ sở "mẹ và nhạc pop", giữ cho doanh nghiệp của bạn nhỏ và hàng tồn kho của bạn ở mức thấp, hệ thống hàng tồn kho định kỳ có thể là tất cả những gì bạn cần. Thiết lập là tối thiểu và bạn có thể đếm hàng tồn kho của mình thường xuyên như bạn nghĩ là cần thiết. Nếu kế hoạch của bạn cho công ty của bạn liên quan đến tăng trưởng, bạn sẽ muốn thực hiện phương pháp kiểm kê vĩnh viễn trong cơ hội sớm nhất, lý tưởng nhất là ngay từ ngày đầu tiên.
Nhược điểm là phương pháp kiểm kê vĩnh viễn rất phức tạp để thiết lập và đòi hỏi một khoản đầu tư đáng kể vào máy tính, phần mềm và chuyên môn. Nếu bạn đang chạy với ngân sách eo hẹp, thường xảy ra với các công ty mới thành lập, khoản đầu tư ban đầu đó có thể nhiều hơn bạn có thể thoải mái quản lý. Đôi khi, bạn sẽ cần giải quyết một hệ thống kiểm kê và kế toán cung cấp quản lý hàng tồn kho vĩnh viễn cơ bản trong thời gian ngắn, nhưng có thể được nâng cấp thành một dịch vụ đầy đủ tính năng hơn khi doanh nghiệp và doanh thu của bạn tăng trưởng.
Nó không hoàn hảo
Điểm chung của hệ thống kiểm kê vĩnh viễn là bạn sẽ luôn có số đếm chính xác, cập nhật về những mặt hàng đang có trong tay. Điều đó hoàn toàn đúng, nhưng trong thế giới thực, luôn có một khoảng cách giữa lý thuyết và thực hành. Bạn sẽ mất sản phẩm để phá vỡ và trộm cắp; nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn cho bạn không chính xác, bạn sẽ nhận được các đơn đặt hàng bị quá hạn hoặc ngắn một vài phần, nhân viên bán hàng sẽ gọi điện bán hàng hoặc hoàn lại tiền không chính xác, v.v. Đào tạo tốt, thực hành bảo mật và xử lý hàng tồn kho có thể giúp giữ điều đó ở mức tối thiểu, nhưng bạn vẫn sẽ cần phải thực hiện một số đếm thực sự thường xuyên để xác minh các số bạn đang làm việc.
Bạn có thể chọn thực hiện kiểm kê vật lý đầy đủ ít nhất một lần một năm hoặc bạn có thể chọn "số lượng chu kỳ" đang diễn ra. Điều đó chỉ có nghĩa là bạn sẽ chọn một số phần nhất định trong kho của mình để thường xuyên tìm kiếm sự khác biệt. Bạn chỉ có thể tập trung vào các mặt hàng có giá trị cao nhất hoặc khối lượng cao nhất, bởi vì chúng có khả năng gây ra sự cố nhất cho bạn hoặc bạn có thể đếm toàn bộ hàng tồn kho của mình một lúc trong năm và điều chỉnh khoảng không quảng cáo của bạn khi bạn tìm thấy lỗi.
Hàng tồn kho vĩnh viễn trong môi trường bán lẻ / bán buôn
Trường hợp tốt nhất cho hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn là trong bán lẻ. Khi khách hàng của bạn mang sản phẩm đến quầy, bạn sẽ gọi nó bằng một hình thức quét hoặc có thể bằng cách nhập thủ công một số phần. Quét là tốt hơn, bất cứ khi nào có thể bởi vì nó làm giảm cơ hội cho những sai lầm. Khi việc bán hàng hoàn tất, hệ thống của bạn sẽ giảm hàng tồn kho có sẵn trong tay để cho phép những gì bước ra khỏi cửa trong tay khách hàng của bạn.
Nếu một trong những nhân viên bán hàng khác của bạn tra cứu sản phẩm đó từ máy tính ở bộ phận khác, tổng số mới được sửa đổi là những gì sẽ hiển thị trên màn hình. Hệ thống của bạn cũng có thể nhắc bạn đặt hàng nhiều hơn khi nguồn cung cấp của bạn xuống thấp hoặc thậm chí tự động đặt hàng. Các hệ thống tốt nhất cũng theo dõi mức giảm giá tối thiểu của nhà cung cấp và đơn đặt hàng của bạn, vì vậy bạn có thể đặt chúng không đặt hàng 950 chiếc nếu có giảm giá ở mức 1.000. Các nhà bán buôn hoạt động theo cùng một cách, ngoại trừ họ mua từ các nhà sản xuất và nhà phân phối và bán cho các nhà bán lẻ.
Hàng tồn kho vĩnh viễn trong môi trường sản xuất / sản xuất
Nếu bạn đang kinh doanh sản xuất các sản phẩm, thay vì chỉ bán chúng, bạn sẽ sử dụng hệ thống kiểm kê vĩnh viễn khác một chút. Trong trường hợp này, các mặt hàng trong kho của bạn là nguyên liệu thô hoặc lắp ráp phụ, và cuối cùng chúng sẽ trở thành hàng hóa thành phẩm. Bạn cũng cần theo dõi các nguyên liệu thô của mình trong khi họ đang trên hành trình trở thành hàng hóa thành phẩm, có thể mất ít nhất một hoặc hai giây hoặc vài năm tùy thuộc vào sản phẩm. Ở trạng thái đó, chúng được tính là quá trình làm việc. Với hệ thống kiểm kê vĩnh viễn hiệu quả, bạn sẽ không bao giờ hết nguyên liệu thô và bạn sẽ biết có bao nhiêu hàng hóa thành phẩm bạn có sẵn để bán. Quan trọng hơn, bạn cũng sẽ biết chi phí sản xuất của mình là bao nhiêu, ngay cả khi nguyên liệu của bạn dao động về chi phí.
Kế toán LIFO và FIFO
Quản lý kho vật lý của bạn phải luôn đảm bảo rằng sản phẩm cũ nhất trên kệ của bạn được bán trước, ngay cả khi nó không đặc biệt dễ hỏng. Bao bì mất dần theo thời gian, hộp bị hư hỏng và thậm chí đinh thép cuối cùng sẽ bị rỉ sét. Tuy nhiên, đối với mục đích kế toán vĩnh viễn, bạn có thể quyết định xem bạn coi mỗi phần của hàng tồn kho là bản cũ nhất hiện có trong tay hay bản mới nhất trong tay. Các hệ thống này được gọi là đầu tiên vào trước ra trước và cuối cùng trước xuất trước, hay gọi tắt là FIFO và LIFO.Nếu giá tăng, sản phẩm lâu đời nhất sẽ luôn rẻ nhất và sản phẩm mới nhất sẽ luôn có giá cao nhất. Nếu giá giảm, điều ngược lại là đúng. Điều đó có một số ý nghĩa quan trọng đối với cách bạn tính toán chi phí của bạn.
LIFO, FIFO và giá vốn
Giả sử, với mục đích trình diễn, mặt hàng cũ nhất trong kho của bạn đã được mua ở mức 85 đô la, mới nhất có giá 95 đô la và bạn bán ở mức 110 đô la. Nếu bạn làm việc trên cơ sở FIFO, lợi nhuận của bạn là 110 đô la trừ đi chi phí 85 đô la hoặc 25 đô la. Nếu bạn làm việc trên cơ sở LIFO, bạn sẽ chỉ tính 15 đô la lợi nhuận cho cùng một giao dịch. Nếu mục tiêu của bạn là báo cáo lợi nhuận cao nhất có thể, có lẽ để gây ấn tượng hoặc ảnh hưởng đến các nhà đầu tư tiềm năng, bạn có thể thấy thuận lợi khi sử dụng phương pháp FIFO. Nếu bạn muốn kiểm tra lợi nhuận đã ghi để giảm thiểu hóa đơn thuế, phương pháp LIFO có thể - trong trường hợp giả định này - có ý nghĩa hơn. Bạn có thể sử dụng một trong hai phương pháp, miễn là bạn nhất quán. Để theo dõi chi phí thực tế của hàng hóa được bán lẻ hoặc chi phí sản xuất trong sản xuất, bạn có thể chọn phương pháp bình quân gia quyền để theo dõi chi phí thực tế của bạn khi chúng tăng và giảm.
