Văn bản được sản xuất tại văn phòng được sử dụng chỉ đến từ bút cẩn thận hoặc gõ nhanh. Điều này đòi hỏi nhiều sự cẩn thận trong việc tạo ra một tài liệu và mất nhiều thời gian khi cần chỉnh sửa. Ngày nay, văn bản kinh doanh rất dễ thay đổi và nhanh chóng được sản xuất vì phần mềm xử lý văn bản và máy tính, cả hai đều là công cụ làm việc phổ biến.
Sự miêu tả
Tài liệu xử lý văn bản là bất kỳ tài liệu dựa trên văn bản nào trông giống nhau cho dù nó được xem trên màn hình máy tính hoặc được in ra trong một bản sao cứng. Vì bạn tạo các bản thảo này bằng phần mềm máy tính, bạn có thể nhanh chóng nhập văn bản và thay đổi tương tác bố cục chung hoặc giao diện từ.
Phần mềm
Phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất là Word, là một phần của Microsoft Office Suite lớn hơn. Nhược điểm chính của nó là chi phí cao, mặc dù các đối thủ thương mại khác như Corel Worderinf tồn tại. Các lựa chọn thay thế miễn phí khác bao gồm Google Docs dựa trên Internet và chương trình nguồn của OpenOffice Writer, cả hai đều có thể mở và thao tác các tệp Word. Lưu ý rằng trong số nhiều phần mở rộng tệp được hỗ trợ, Word thường sử dụng doc và docx.
Kiểu dáng
Các tài liệu xử lý văn bản thường sử dụng các kiểu, trong đó thực thi tính nhất quán giữa các yếu tố khác nhau của một bản thảo dài. Ví dụ: bạn có thể xác định kiểu tiêu đề sẽ xuất hiện với một phông chữ, màu sắc và kích thước cụ thể. Sau đó, bạn có thể áp dụng phong cách này tất cả các tiêu đề của tài liệu. Nếu bạn quyết định rằng bạn muốn thay đổi giao diện của các tiêu đề, ví dụ bằng cách tăng kích thước phông chữ, bạn không phải thay đổi riêng từng tiêu đề. Thay vào đó, hãy điều chỉnh kiểu Tiêu đề và tất cả văn bản mà kiểu được áp dụng cũng tự động thay đổi.
Tài liệu tham khảo
Tài liệu tham khảo thay đổi văn bản tự động tùy thuộc vào hoàn cảnh. Ví dụ: bạn có thể tạo một bảng mục lục và chỉ mục với số trang. Nếu bạn tình cờ thay đổi số lượng trang, bạn không phải điều chỉnh riêng các tham chiếu trang. Thay vào đó, những con số này sẽ tự động điều chỉnh khi bạn in tài liệu.
Khả năng chuyển nhượng
Một tài liệu xử lý văn bản có thể dễ dàng trao đổi thông tin với các loại phần mềm khác. Ví dụ: thay vì vẽ lại biểu đồ ngân sách mỗi khi phần trăm thay đổi, bạn có thể nhập biểu đồ từ chương trình bảng tính. Do đó, bằng cách thay đổi số trên bảng tính, bạn sẽ tự động điều chỉnh biểu đồ trong tài liệu. Tương tự, nếu bản thảo chứa thông tin như tên và địa chỉ mà bạn muốn sử dụng trong một chương trình riêng biệt, bạn có thể dễ dàng xuất dữ liệu đó để xử lý thêm.
