Các tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000 của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa (ISO) đưa ra các yêu cầu về tài liệu mà một tổ chức phải tuân thủ để có được chứng nhận ISO. Những yêu cầu này bao gồm tài liệu về các chính sách và mục tiêu chất lượng của tổ chức, xuất bản sổ tay chất lượng và các quy trình bằng văn bản cho biết các tài liệu và hồ sơ sẽ được kiểm soát và kiểm toán như thế nào. Quy trình kiểm toán ISO yêu cầu tổ chức của bạn cung cấp bằng chứng về các hoạt động lưu trữ hồ sơ nhất định. Để duy trì hồ sơ của bạn để kiểm toán nhanh chóng, hiệu quả, bạn nên mã hóa các hồ sơ theo điều khoản của các yêu cầu tài liệu ISO 9001.
Tải xuống một bản sao của hướng dẫn của ISO về các yêu cầu tài liệu để tuân thủ ISO 9001. Các hướng dẫn cung cấp một danh sách tất cả các tài liệu phải được sản xuất để đáp ứng các yêu cầu ISO 9001. Phần phụ lục ở cuối hướng dẫn bao gồm danh sách các điều khoản liên quan của tiêu chuẩn ISO 9001 quy định các tài liệu cụ thể phải được duy trì.
Thu thập và dán nhãn tài liệu liên quan đến thông tin nhân viên. Các tiêu chuẩn ISO 9001 cho rằng các đánh giá về nhân sự bằng cách quản lý và thông tin liên quan đến giáo dục, đào tạo, kỹ năng và kinh nghiệm của nhân viên phải được ghi lại. Tài liệu đánh giá quản lý nên được mã hóa là thỏa mãn điều khoản 5.6.1, trong khi lịch sử của nhân viên nên được mã hóa là hoàn thành điều khoản 6.2.2 e).
Mã tài liệu có chứa thông tin sản phẩm chung. Tài liệu về kết quả của bất kỳ quy trình sản xuất nào không thể được xác minh bằng cách theo dõi tiếp theo nên được mã hóa theo khoản 7.5.2 d). Tài liệu mô tả danh tính duy nhất của sản phẩm nên được mã hóa là hoàn thành điều khoản 7.5.3, trong khi mọi tài liệu về tài sản bị mất hoặc bị hư hỏng đều đáp ứng các yêu cầu của khoản 7.5.4. Khi một sản phẩm được phát hành, tài liệu của các cá nhân chịu trách nhiệm cho phép phát hành sản phẩm nên được nộp theo khoản 8.2.4.
Mã tài liệu có chứa thông tin về thực hiện, đánh giá, thiết kế và phát triển sản phẩm. Các tài liệu liên quan đến thiết kế và phát triển sản phẩm hoàn thành các điều khoản 7.3.2 đến 7.3.7; xem lại phần phụ lục trong hướng dẫn cho mệnh đề cụ thể mà bạn nên sử dụng để mã hóa từng tài liệu. Bất kỳ tài liệu nào cung cấp bằng chứng cho thấy quy trình thực hiện sản phẩm của tổ chức của bạn đáp ứng các yêu cầu ISO 9001 phải được nộp theo khoản 7.1 d), trong khi các đánh giá về yêu cầu sản phẩm nên được mã hóa theo khoản 7.2.2.
Mã bất kỳ tài liệu nào cung cấp đánh giá về các nhà cung cấp của tổ chức của bạn. Các tài liệu này phải được mã hóa là hoàn thành điều khoản ISO 7.4.1.
Mã tài liệu xác nhận hiệu chuẩn của thiết bị đo theo khoản 7.6. Nếu không có tiêu chuẩn đo lường nào tồn tại, thì các tài liệu cung cấp cơ sở cho các phép đo của bạn nên được mã hóa theo điều khoản 7.6 a).
Lắp ráp một tập tin chứa tất cả các tài liệu liên quan đến kiểm toán nội bộ. Kết quả của bất kỳ cuộc kiểm toán công ty nội bộ nào phải được nộp theo khoản 8.2.2. Nếu phát hiện bất kỳ sự không phù hợp của sản phẩm, chúng phải được nộp theo khoản 8.2.4. Kết quả của các hành động khắc phục do kiểm toán phải được ghi lại theo khoản 8.5.2 e), trong khi đó, kết quả của bất kỳ hành động phòng ngừa nào được coi là cần thiết phải được nộp theo khoản 8.5.3 (d).
