Trước thời đại của hệ thống tài chính máy tính, tất cả các quy trình kế toán được thực hiện bằng tay, sử dụng giấy và bút chì. Một số doanh nghiệp nhỏ vẫn sử dụng phương pháp cũ này, còn được gọi là hệ thống kế toán thủ công. Các khái niệm đằng sau cả hệ thống thủ công và máy tính đều giống nhau, chỉ có cơ học đã thay đổi.
Lợi ích
Phương pháp kế toán thủ công rẻ hơn nhiều so với hệ thống máy tính. Một số người không thoải mái khi làm việc với máy tính và hoạt động tốt hơn với hệ thống giấy và bút chì. Hệ thống thủ công hoạt động, ngay cả khi điện bị tắt - không giống như hầu hết các thiết lập máy tính. Một lợi ích khác của hệ thống thủ công là không có sự trùng lặp hoặc trùng lặp dữ liệu, như đôi khi xảy ra với phần mềm kế toán. Vì kế toán thủ công rất đơn giản và không yêu cầu kỹ năng máy tính, các công ty có thể thuê nhân viên với ít tiền hơn, một lợi thế lớn cho các doanh nghiệp nhỏ.
Giấy lót
Trước khi bảng tính và phần mềm được vi tính hóa, kế toán đã sử dụng các tờ giấy được in bằng cột. Cột đầu tiên bên trái thường hẹp và được sử dụng cho các ngày, trong khi cột thứ hai, rộng nhất trong trang, được sử dụng để mô tả. Bảng kế toán trình bày bốn hoặc nhiều cột - mỗi cột được phân tách bằng các dòng kép chạy xuống trang. Các miếng đệm thường được in bằng màu xanh lá cây hoặc trắng nhạt với một khoảng trống cho mỗi chữ số, giảm thiểu nhầm lẫn do chữ viết tay. Các dòng trên các miếng đệm phản ánh các giao dịch kinh doanh, chẳng hạn như giao dịch bán hàng hoặc hàng tồn kho.
Tạp chí
Các tạp chí được sử dụng để tạo thuận lợi cho quá trình kế toán thủ công. Đây là những miếng đệm mục đích cụ thể cho một quá trình nhất định. Bạn có thể có một tạp chí cho tất cả các giao dịch nhận tiền mặt của bạn, ví dụ. Khi việc bán hàng xảy ra, bạn viết giao dịch trong nhật ký dưới dạng một chi tiết đơn hàng. Vào cuối một tuần hoặc một tháng, bạn cộng các giao dịch và thực hiện một mục nhật ký trong sổ cái chung - tín dụng cho doanh số và ghi nợ thành tiền mặt.
Lỗi
Khi sử dụng một hệ thống kế toán thủ công, bạn cần có một chiến lược để tìm và sửa lỗi một cách hiệu quả. Nói chung, bạn tìm thấy một lỗi khi bạn biên dịch số dư dùng thử và nó không cân bằng - các khoản nợ không bằng các khoản tín dụng. Trong trường hợp này, đảm bảo số dư trên các tạp chí và mục nhật ký của bạn là chính xác. Bạn có thể chạy một băng máy tính và đính kèm nó vào từng trang của tạp chí và sổ cái chung, đảm bảo tổng số là chính xác. Bạn cũng nên xem lại số dư dùng thử cho hợp lý và so sánh các số với số dư dùng thử cuối cùng của bạn, tìm kiếm sự khác biệt có thể là sai lầm.
