Thư kinh doanh thường được kết luận bằng cách bao gồm tên viết tắt tham chiếu. Những tên viết tắt này được thiết kế để phục vụ như một tài liệu tham khảo liên quan đến người viết thư, người ký và người đánh máy. Nhiều công ty yêu cầu sử dụng tên viết tắt tham chiếu trên tất cả các thư kinh doanh; những người khác thì không.
Vị trí
Phần cuối cùng của một lá thư kinh doanh được dành riêng cho tên viết tắt tham khảo. Các chữ cái đầu này luôn được đặt ở dưới cùng của một chữ cái, hai dòng bên dưới khối chữ ký và căn lề với lề trái. Có thể có một hoặc nhiều bộ tên viết tắt tham chiếu.
Chi tiết
Các chữ viết tắt này được sử dụng cho mục đích tham khảo, vì vậy việc hiểu thứ tự của chữ cái đầu là rất quan trọng đối với người đọc bức thư; có thể có một, hai hoặc ba bộ tên viết tắt. Người ký các chữ cái viết tắt tên viết tắt được đặt đầu tiên, trong tất cả các chữ in hoa, theo sau là dấu gạch chéo (/) hoặc dấu hai chấm (:). Sau đó, tên viết tắt của nhà văn được viết, một lần nữa trong tất cả các chữ in hoa theo sau là dấu gạch chéo hoặc dấu hai chấm. Tên viết tắt của người đánh máy luôn được đặt cuối cùng và nên viết thường.
Mục đích
Tên viết tắt tham chiếu được sử dụng như một cách ghi lại người đã viết và ký một tài liệu. Những tên viết tắt này cung cấp một cách để các doanh nghiệp điều tra các vấn đề liên quan đến thư mà một công ty đã gửi. Nếu một sự hiểu lầm xảy ra trong một bức thư, người đọc có thể phát hiện ra rằng người viết bức thư đó khác với người đã ký nó; người viết có thể đã bỏ lỡ các yếu tố quan trọng mà người ký bức thư muốn có trong tài liệu.
Các yếu tố của thư kinh doanh
Khi một công ty viết thư kinh doanh, nó bao gồm các yếu tố tiêu chuẩn nhất định. Hầu hết các công ty viết thư kinh doanh trên văn phòng phẩm tiêu đề của họ. Người đánh máy viết ngày, địa chỉ của người nhận và lời chào. Sau này, người đánh máy viết phần thân của bức thư, phần đóng và bao gồm một khối chữ ký; tên viết tắt tham chiếu được coi là một phần của khối chữ ký. Các yếu tố khác thường được bao gồm trong thư kinh doanh là một dòng tham chiếu, trong đó nêu rõ mục đích của bức thư hoặc nội dung liên quan đến hoặc dòng chú ý, đảm bảo tài liệu đến đúng người.
