Mục đích chính của hóa đơn bao gồm cung cấp thông tin cho khách hàng hoặc nhà tài trợ, lập hồ sơ mua hàng và hỗ trợ kế toán nội bộ. Cả hai tổ chức vì lợi nhuận và phi lợi nhuận đều có lý do để đưa biên lai cho khách hàng quen.
thông tin khách hàng
Biên lai phục vụ như một công cụ giao tiếp hiệu quả với khách hàng. Đầu tiên, họ lưu ý các chi tiết mua hàng của khách hàng, bao gồm các sản phẩm và dịch vụ được chia thành từng khoản, đơn giá, tổng phụ, thuế và tổng số. Biên lai cũng cho biết ngày mua, điều này đặc biệt quan trọng đối với người mua doanh nghiệp sử dụng biên lai để ghi lại các giao dịch. Biên lai cũng truyền đạt chính sách của công ty và cung cấp giảm giá cho các cuộc khảo sát tiếp theo.
Kế toán nội bộ
Doanh nghiệp giữ bản sao biên lai cho kế toán nội bộ. Biên lai cho phép theo dõi chính xác doanh số và doanh thu. Khi có câu hỏi về chi tiết của các giao dịch cụ thể, bộ phận kế toán hoặc kế toán của công ty có thể tham khảo biên lai. Ngoài ra, khi một doanh nghiệp phải đối mặt với kiểm toán Dịch vụ Doanh thu Nội bộ trên tờ khai thuế của mình, biên lai đóng vai trò là tài liệu có giá trị của các giao dịch bán hàng. Biên lai cũng ghi chú mọi khoản chiết khấu bán hàng hoặc phụ cấp, được sử dụng cho kế toán và báo cáo tài chính.
Trả lại và trao đổi
Các công ty cung cấp chính sách hoàn trả và trao đổi thường yêu cầu nhận như là một phần của quy trình. Khi một khách hàng nhận sai kích cỡ trong trang phục hoặc một bộ phận không phù hợp, anh ta thường xuất trình biên lai cho nhà bán lẻ để trả lại hàng. Nếu không có biên nhận, anh ta chỉ có thể trao đổi vật phẩm lấy một mặt hàng có giá tương tự. Biên lai cũng truyền đạt thông tin quan trọng về chính sách hoàn trả, chẳng hạn như bao nhiêu ngày kể từ ngày mua hàng, khách hàng phải trả lại hàng.
Quyên góp phi lợi nhuận
Mục đích của hóa đơn cho các tổ chức phi lợi nhuận rất khác biệt. Các cá nhân hoặc doanh nghiệp muốn yêu cầu đóng góp tiền mặt hoặc quà tặng cho một tổ chức phi lợi nhuận 501 (c) (3) được IRS công nhận thường cần một biên nhận, theo trang web của IRS. Ví dụ: những người quyên góp vật phẩm cho Thiện chí hoặc Đội quân cứu hộ cần một biên lai để khấu trừ giá trị đóng góp của họ. Các khoản thu không chỉ giúp nhập chính xác các khoản đóng góp từ thiện khi nộp thuế, họ còn cung cấp tài liệu về các khoản đóng góp trong quá trình kiểm toán.
