Phương pháp 5S có nguồn gốc từ một hệ thống của Nhật Bản nhằm đưa trật tự và tổ chức vào nơi làm việc. Lý do đằng sau phương pháp 5S là nơi làm việc hiệu quả hơn khi được tổ chức và khi các tiêu chuẩn này của tổ chức được duy trì. Do đó, áp dụng phương pháp 5S có nghĩa là tìm ra các cách sắp xếp hiệu quả (seiri), sắp xếp theo thứ tự (seiton), tỏa sáng (seiso), tiêu chuẩn hóa (seiketsu) và duy trì trật tự (shitsuke) tại nơi làm việc. Sự sáng tạo và sự tham gia của nhân viên tại nơi làm việc rất quan trọng để thực hiện hệ thống này.
Sắp xếp thông qua nơi làm việc để loại bỏ các mặt hàng, chẳng hạn như giấy tờ và máy móc, không cần thiết. Xem lại sau đó loại bỏ bất kỳ ứng dụng hoặc quy trình nào gây lãng phí thời gian, chẳng hạn như phần mềm phức tạp hoặc máy in dự phòng. Giữ thông tin, quy trình, phần mềm, máy móc và các vật dụng cần thiết trong máy trạm.
Đặt máy trạm theo thứ tự bằng cách đặt các hệ thống lưu trữ thích hợp. Đặt các vật lớn hơn và nặng hơn trên sàn và sửa các tủ và thùng lưu trữ để lưu trữ các vật nhỏ hơn. Yêu cầu trợ giúp chuyên nghiệp từ một chuyên gia CNTT hoặc nhà cung cấp để tạo ra các hệ thống lưu trữ thông tin và tài liệu trực tuyến đơn giản hơn. Dán nhãn các không gian lưu trữ, chẳng hạn như tủ, để nhận dạng và truy xuất thông tin và vật phẩm dễ dàng hơn.
Tỏa sáng nơi làm việc bằng cách thường xuyên dọn dẹp máy trạm ngay cả trước khi chúng trở nên quá bẩn. Phân công trách nhiệm dọn phòng bằng cách tạo một nhật ký trong đó mỗi người đảm nhận một nhiệm vụ, điều này sẽ góp phần giữ cho nơi làm việc sạch sẽ. Thiết lập các kênh liên lạc đơn giản bằng cách tạo bảng thông báo hoặc sử dụng thẻ dính để sắp xếp các tác vụ.
Chuẩn hóa các thay đổi được thực hiện bằng cách tạo ra các chính sách và hướng dẫn thực hành tốt nhất. Bao gồm nhân viên tại nơi làm việc khi động não và viết ra các bước cụ thể sẽ được thực hiện để sắp xếp những gì cần thiết, và cách lưu trữ hiệu quả các mặt hàng và thông tin cũng như cách giữ sạch sẽ. Đăng những hướng dẫn này lên một bảng thông báo mà mọi người đều có thể nhìn thấy.
Duy trì văn hóa mới về trật tự và tổ chức. Thưởng cho những người đóng góp đáng kể vào các thực tiễn tốt nhất được thiết lập và những người phát triển các cách áp dụng phương pháp mới.
Lời khuyên
-
Nhân viên mới tại nơi làm việc phải được định hướng về hệ thống tổ chức nơi làm việc. Mặt khác, nhân viên mới có thể không hiểu phương pháp 5s tại nơi làm việc của bạn và do đó gây ra sự gián đoạn (ngoài ý muốn) cho chính hệ thống.
