Tài liệu là quan trọng đối với bất kỳ thực hiện hệ thống, và một hệ thống kế toán cũng không ngoại lệ. Tài liệu thường được thực hiện trên giấy hoặc trực tuyến với lời giải thích tại sao một quyết định nhất định được đưa ra đối với người khác. Tài liệu thường là tiêu chuẩn trong một công ty và được thực hiện theo cách tương tự mỗi khi một hệ thống mới được triển khai, giúp bạn dễ dàng đọc và nghiên cứu bất kỳ vấn đề nào.
Xử lý sự cố
Tầm quan trọng của một tài liệu hệ thống kế toán có thể thấy rõ khi có sự cố xảy ra và mọi người cần tìm ra cách khắc phục. Ví dụ: Một hệ thống tài khoản phải trả đang thêm một loại thuế kỳ lạ cho một số nhà cung cấp nhất định. Cách dễ nhất để tìm ra nguyên nhân của vấn đề này là xem xét tài liệu để xem hệ thống được thiết lập như thế nào và tại sao. Điều này rất quan trọng khi một hệ thống lần đầu tiên được đưa vào sử dụng và mọi người đang tìm thấy những sự cố không mong muốn. Có thể một báo cáo đang yêu cầu thông tin không tồn tại. Xem xét tài liệu sẽ giúp khắc phục sự cố bằng cách hiển thị thông tin này được thiết lập trong hệ thống.
Quyết định
Tài liệu của một hệ thống kế toán nên trình bày các quyết định khi một hệ thống được thực hiện. Nhiều hệ thống cho phép rất nhiều tính linh hoạt và cùng với sự linh hoạt, đưa ra quyết định. Ví dụ: tài liệu sẽ cho biết ai quyết định tài khoản nên có bao nhiêu chữ số và lý do tại sao quyết định đó được đưa ra. Điều này khá quan trọng khi một công ty trải qua những thay đổi lớn và ban quản lý mới muốn hiểu những quyết định của mọi người không còn ở đó nữa. Có lẽ những quyết định đó là khôn ngoan; có thể không. Nhưng ít nhất có một số tài liệu về các quyết định được đưa ra cho công ty.
Thay đổi
Khi một hệ thống cần được cập nhật với một phiên bản mới hoặc một mô-đun mới, việc có tài liệu phù hợp có thể giúp quá trình này diễn ra nhanh hơn. Điều này rất quan trọng nếu một chương trình kế toán được thiết kế dành riêng cho một công ty. Bất kỳ chi tiết kỹ thuật nào cũng rất quan trọng khi xem xét khả năng tương thích với phần mềm khác và mọi thay đổi cần thiết cho chương trình. Ví dụ: bạn có thể cần một mô-đun tài sản cố định và bạn muốn mô-đun đó chuyển thông tin vào sổ cái chung. Tài liệu sẽ cung cấp cho bạn manh mối về việc bạn có thể làm điều đó không, và nếu vậy, cần phải làm gì. Thông thường, dân công nghệ thông tin (CNTT) sử dụng tài liệu cho thông tin kỹ thuật.
định dạng
Tài liệu tốt cho hệ thống kế toán thường là sự kết hợp giữa sơ đồ và văn bản. Nhiều lần, một sơ đồ dữ liệu cho thấy cách một hệ thống được phát triển và triển khai tốt hơn văn bản. Đây có thể là một chút phức tạp để hiểu, vì vậy hãy chắc chắn rằng tài liệu của bạn có một huyền thoại để bạn có thể làm theo các khái niệm.
Các định dạng khác cho tài liệu ở dạng câu hỏi, trong đó các câu hỏi cụ thể được hỏi và câu trả lời được ghi lại. Dựa trên câu trả lời, báo cáo và các vấn đề hệ thống kế toán khác được giải quyết. Nhiều lần tài liệu có cả sơ đồ và bảng câu hỏi.
Cân nhắc
Nhiều công ty tài liệu làm thế nào và tại sao một hệ thống kế toán nhất định đã được chọn thay vì các hệ thống khác. Điều đó có thể cung cấp cho người dùng một ý tưởng thực sự tốt về suy nghĩ lúc đó, ngay cả khi không có ai trong số những người ra quyết định đặt câu hỏi. Vì vậy, việc triển khai hệ thống có thể tốn kém, thường có sẵn các phút để ghi lại quá trình ra quyết định. Có thể đào tạo miễn phí được cung cấp bởi một nhà cung cấp hấp dẫn hơn so với một nhà cung cấp khác. Vì vậy, ngay cả trước khi triển khai hệ thống đang được tiến hành, tài liệu cũng nên có sẵn.
