Cho dù bạn có một công ty nhỏ hay một tập đoàn lớn, điều quan trọng là phải lưu trữ và quản lý đúng cách các tài liệu được tạo trong quá trình kinh doanh. Chúng có thể bao gồm mọi thứ từ các tệp kỹ thuật số và khai thuế cho các hợp đồng và báo cáo dự án. Đó là nơi quản lý tài liệu và hồ sơ. Mục tiêu chính của nó là xử lý thông tin được ghi lại, cải thiện quy trình làm việc chung và cung cấp truy xuất dữ liệu nhanh hơn. Một số loại hệ thống quản lý hồ sơ tồn tại, và mỗi loại có đặc điểm riêng biệt.
Hệ thống quản lý hồ sơ là gì?
Thiếu biên lai kinh doanh hoặc hóa đơn, tài liệu sai và tập tin bị hỏng là tất cả các khiếu nại phổ biến giữa các chủ doanh nghiệp. Từ năm 2005 đến 2018, hơn 22 triệu hồ sơ đã bị lộ ở Hoa Kỳ do vi phạm dữ liệu. Hơn nữa, nhân viên dành một nửa thời gian để tìm kiếm thông tin liên quan đến hoạt động của công ty họ. Hơn 26 phần trăm nói rằng quản lý dữ liệu trong các tổ chức của họ có phần hỗn loạn.
Các công ty lớn và nhỏ được yêu cầu giữ hồ sơ của họ trong một thời gian nhất định. Ví dụ, báo cáo thẻ ngân hàng và thẻ tín dụng, nên được lưu trữ ở một vị trí an toàn trong ít nhất bảy năm. Các tài liệu chuẩn bị khai thuế cũng vậy. Báo cáo tài khoản đầu tư, séc bị hủy và cuống phiếu lương phải được lưu giữ ít nhất một năm.
Điều gì nếu các tài liệu này bị mất hoặc bị hư hỏng? Hãy tưởng tượng bật máy tính của bạn để nhận ra nó đã bị hack. Nếu tòa nhà văn phòng của bạn bắt lửa, tất cả các tệp của bạn có thể bị mất mãi mãi. Chắc chắn, bạn luôn có thể giữ các bản sao ở một vị trí khác, nhưng điều này sẽ liên quan đến nhiều không gian hơn và chi phí cao hơn.
Một hệ thống quản lý hồ sơ, còn được gọi là hệ thống RMS, có thể làm cho mọi thứ dễ dàng hơn nhiều. Loại phần mềm này cho phép bạn lưu trữ, tìm và sử dụng các hồ sơ chính thức làm bằng chứng về giao dịch, thanh toán và các hoạt động kinh doanh khác. Các chương trình quản lý hồ sơ và tài liệu mới nhất có các tính năng nâng cao như công cụ tìm kiếm, khả năng quét, công cụ lưu giữ và phân loại, chức năng theo dõi tuân thủ và hơn thế nữa.
Quản lý hồ sơ không chỉ đảm bảo rằng các tệp của bạn sẽ có sẵn bất cứ khi nào bạn cần, mà còn có thể cải thiện quy trình làm việc và năng suất trong tổ chức của bạn. Nhân viên sẽ có thể nhanh chóng lấy dữ liệu, xử lý thông tin, xác định chủ sở hữu của từng loạt hồ sơ và loại bỏ dữ liệu dư thừa.
Phần mềm quản lý hồ sơ dựa trên đám mây
Với hệ thống quản lý hồ sơ dựa trên đám mây, bạn có tất cả tài liệu của mình ở một nơi. Giải pháp lưu trữ kỹ thuật số này hoạt động như một kho lưu trữ các tệp trong tổ chức của bạn, cho phép bạn truy cập chúng mọi lúc, mọi nơi. Nó đặc biệt hữu ích cho các công ty có đội ngũ từ xa cũng như những người có văn phòng ở nhiều địa điểm.
Loại phần mềm RMS này giữ cho các tệp của bạn an toàn và loại bỏ sự cần thiết của các chương trình bổ sung để thực hiện sao lưu thường xuyên. Hơn nữa, nó cho phép người dùng gán các tệp cụ thể cho các thành viên khác trong nhóm và gửi thông báo theo thời gian thực thay vì gửi email qua lại. Vì dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ của máy chủ lưu trữ, nên nó ít bị tổn thương hơn trước các cuộc tấn công mạng.
Phần mềm quản lý hồ sơ doanh nghiệp
Các tổ chức lớn thường lựa chọn phần mềm quản lý hồ sơ doanh nghiệp. Các chương trình này có khả năng nâng cao và có thể lưu trữ, sắp xếp và xử lý lượng lớn dữ liệu. Với hệ thống RMS dành cho doanh nghiệp, bạn sẽ dễ dàng quản lý các bản ghi vật lý và kỹ thuật số, theo dõi trạng thái và vị trí của từng tệp và chuyển dữ liệu của bạn từ các hệ thống cũ sang phần mềm mới nhất.
Để có kết quả tốt nhất, hãy chọn một chương trình có các điều khiển truy cập người dùng an toàn, lập chỉ mục dữ liệu theo thời gian thực và cơ chế quản lý xử lý. Một hệ thống RMS doanh nghiệp đáng tin cậy cho phép bạn tạm giữ các bản ghi, tiến hành tìm kiếm toàn văn bản và nhập các bản ghi vật lý và kỹ thuật số ở bất kỳ định dạng nào từ bất kỳ nguồn nào. Các tính năng này có thể hợp lý hóa hoạt động kinh doanh của bạn và dẫn đến việc ra quyết định tốt hơn.
Những loại phần mềm quản lý hồ sơ có thể được chia thành một số loại khác. Hệ thống quản lý nội dung, hệ thống quản lý tài liệu và hệ thống hình ảnh kỹ thuật số chỉ là một vài đề cập đến. Lựa chọn nào tùy thuộc vào nhu cầu và ngân sách của công ty bạn.
