Giới thiệu Hệ thống thư viện tích hợp (ILS) hoặc tự động hóa thư viện, vì người thủ thư thường gọi thủ tục, là quá trình hệ thống hoạch định tài nguyên tích hợp thay thế thẻ hoặc loại danh mục không có máy tính khác, để theo dõi và kiểm kê bộ sưu tập của thư viện. Lập kế hoạch cho một dự án tự động hóa một cách cẩn thận là một trong những bước quan trọng nhất để đảm bảo rằng tự động hóa thư viện diễn ra hiệu quả và hiệu quả.
Đánh giá nhu cầu nhân sự. Việc thực hiện và thực hiện một dự án tự động hóa đòi hỏi phải có thêm công việc và có thể cần thêm nhân viên. Nếu bộ phận dịch vụ kỹ thuật của bạn không có nhân viên biên mục, bạn có thể cần thuê một người trong suốt thời gian của dự án, nếu không vĩnh viễn, để hoàn thành vai trò của quản trị viên ILS.
Lập kế hoạch ngân sách của bạn. Trước khi bạn bắt đầu nghiên cứu các hệ thống tự động hóa, bạn nên biết trước tiên bạn phải chi bao nhiêu cho tự động hóa. Quyết định xem bạn có cần thuê nhân viên mới hay không và xác định loại mua thêm phải được thực hiện để tự động hóa thành công thư viện của bạn. Nhân viên bổ sung, máy tính, mã vạch, máy quét mã vạch và nguồn cung cấp danh mục linh tinh là một số chi phí đôi khi bị bỏ qua khi các thư viện quyết định tự động hóa bộ sưu tập của họ.
Một khi bạn biết dự án của bạn sẽ tốn bao nhiêu tiền, hãy bắt đầu nghiên cứu các hệ thống tự động hóa. Bạn sẽ sớm biết rằng có những hệ thống có sẵn để phù hợp với mọi phạm vi giá và kích thước bộ sưu tập có thể tưởng tượng được.Biết ngân sách của bạn và có ý tưởng về những tính năng bạn có thể và không thể sống thiếu, sẽ giúp bạn loại bỏ phần lớn hệ thống và tập trung vào những hệ thống sẽ đáp ứng tốt nhất nhu cầu của bạn. Nói chuyện với các thư viện khác trong khu vực của bạn và tìm hiểu những hệ thống nào họ đã sử dụng và những gì đã hoạt động (và những gì không hoạt động) cho họ nên được đưa vào chương trình nghiên cứu của bạn.
Chọn một hệ thống tự động phù hợp nhất với nhu cầu của bạn. Sau khi nghiên cứu các hệ thống ILS và sau khi quyết định một vài người vào chung kết, hãy liên hệ với các nhà cung cấp. Hầu hết sẽ cung cấp cho bạn phiên bản dùng thử của ILS mà bạn quan tâm để mua. Điều này sẽ rất có lợi nếu bạn có thể quyết định hệ thống nào bạn thích về giá cả và tính năng. Quyết định cuối cùng của bạn phải là một ILS có giá cả phải chăng, đáp ứng nhu cầu của bộ sưu tập và nhân viên của bạn và có thể dễ dàng áp dụng.
Đào tạo nhân viên của bạn. Sau khi bạn đã mua hệ thống tự động hóa mà bạn muốn triển khai và quyết định về nhu cầu nhân sự của mình, hãy đào tạo các cá nhân chịu trách nhiệm tự động hóa về cách sử dụng hệ thống mới. Nhiều nhà cung cấp cung cấp các hội thảo đào tạo trong lớp, và hầu hết cung cấp các hướng dẫn trực tuyến. Tận dụng bất cứ công cụ đào tạo nào mà nhà cung cấp cung cấp. Nếu bạn đã chọn một hệ thống tự động hóa mà thư viện địa phương khác sử dụng, hãy kiểm tra xem liệu họ có sẵn lòng cho phép nhân viên của bạn che giấu nhân viên của họ trong công việc không, hoặc xem họ có nhân viên sẵn sàng làm tư vấn như bạn giới thiệu không ILS mới vào thư viện của bạn.
Lời khuyên
-
Hầu hết các bang cung cấp tài trợ cho các dự án tự động hóa thông qua Đạo luật Công nghệ và Dịch vụ Thư viện. Khi lập kế hoạch ngân sách của bạn, hãy xem xét việc xin tài trợ để giúp đáp ứng các chi phí tự động hóa. Bao gồm dịch vụ đào tạo và tư vấn trong ngân sách của bạn. Cho phép bạn có nhân viên cần thiết để hoàn thành dự án và đảm bảo họ được đào tạo đúng cách sẽ quan trọng như việc chọn đúng ILS.
