Ngay cả với một hệ thống bảng lương tự động, sai lầm xảy ra. Không có gì lạ khi chủ lao động ở California vô tình trả quá nhiều tiền lương hoặc tiền công cho nhân viên. Lấy lại khoản thanh toán vượt mức không đơn giản như lấy một khoản khấu trừ từ tiền lương. Người sử dụng lao động phải nhận được sự chấp thuận bằng văn bản từ nhân viên để thực hiện việc khấu trừ, và phải tuân thủ các quy tắc lương tối thiểu và lương cuối cùng.
Không có khoản khấu trừ cho các khoản thanh toán vượt mức
Theo nguyên tắc chung, người sử dụng lao động không được phép khấu trừ các khoản thanh toán vượt mức lương từ tiền lương tiếp theo của chủ lao động. Điều này được điều chỉnh bởi Bộ luật Lao động California, phần 221, tuyên bố rằng chủ lao động bị cấm lập các khoản khấu trừ hàng tháng để bù đắp cho các khoản thanh toán sai lầm.
Ngoại lệ cho Quy tắc
Có một ngoại lệ để không tuân theo các khoản khấu trừ tiếp theo. Nếu một người sử dụng lao động nhận được sự chấp thuận từ nhân viên, người sử dụng lao động có thể phục hồi việc trả quá nhiều tiền lương. Tuy nhiên, sự cho phép này phải được thể hiện bằng văn bản và nhân viên không phải đồng ý với nó. Thỏa thuận có thể được thực hiện trước hoặc sau khi xảy ra lỗi, nhưng thỏa thuận phải được ký trước khi người sử dụng lao động thực hiện việc khấu trừ để thu lại khoản thanh toán.
Duy trì mức lương tối thiểu
Việc thu hồi tiền thừa được cho phép miễn là điều đó không khiến tiền lương của nhân viên giảm xuống dưới mức lương tối thiểu dựa trên số giờ làm việc trong thời gian trả lương. Mức lương tối thiểu 2015 ở California là 9 đô la mỗi giờ. Ví dụ, giả sử một nhân viên kiếm được mức lương 1.000 đô la một tuần và chủ nhân của cô ấy vô tình trả cho cô ấy thêm 700 đô la. Nếu cô ấy làm việc 40 giờ trong tuần tới, cô ấy phải được trả tối thiểu 360 đô la - 9 đô la nhân với 40 giờ - cho tuần đó. Điều đó có nghĩa là chủ lao động không thể thu lại toàn bộ 700 đô la từ tiền lương của tuần tới bởi vì nó sẽ đưa cô ấy xuống dưới mức lương tối thiểu.
Tránh tiền lương cuối cùng
Ngay cả khi một thỏa thuận tự nguyện được thực hiện, người sử dụng lao động không thể thu lại khoản thanh toán vượt mức từ mức lương cuối cùng của nhân viên. Điều này đã được quyết định trong Bar dốc v. Robert Saunders khi một người sử dụng lao động cố gắng thu hồi khoản vay cho nhân viên từ mức lương cuối cùng của anh ta. Chủ lao động cố gắng khấu trừ số tiền từ tiền lương cuối cùng của nhân viên có thể phải đối mặt với các hình phạt quan trọng. Nhân viên không nhận được séc cuối cùng đúng hạn hoặc đúng số tiền sẽ được hưởng các hình phạt về thời gian chờ đợi. Thời gian chờ đợi hình phạt lên tới một ngày tiền lương của nhân viên cho mỗi ngày mà tiền lương cuối cùng không được trả ngay lập tức.
