Một phương sai trong kế toán cho bạn biết kết quả kinh doanh thay đổi bao nhiêu so với giá trị khác, chẳng hạn như ngân sách, mục tiêu hoặc số tiền dự kiến. Ví dụ: nếu bạn dự trù ngân sách 500 đô la cho bưu chính và chi 600 đô la, phương sai là 100 đô la và điều đó có thể được giải thích bằng sự gia tăng không lường trước được của tỷ lệ bưu chính. Khi bạn đọc rằng doanh số của một công ty thấp hơn dự kiến, điều đó có nghĩa là công ty có sự chênh lệch âm trong doanh số thực tế so với doanh số dự kiến. Điều này khác với phương sai trong thống kê, cho bạn biết sự khác biệt giữa một giá trị riêng lẻ và trung bình của tất cả các giá trị.
Tính toán phương sai đô la
Trong kế toán, bạn tính toán phương sai bằng cách trừ giá trị kỳ vọng khỏi giá trị thực tế để xác định chênh lệch bằng đô la. Số dương biểu thị mức dư thừa và số âm biểu thị mức thâm hụt. Số âm thường được ký hiệu trong ngoặc đơn. Cả thừa và thiếu đều có thể tốt hoặc xấu, tùy thuộc vào phương sai liên quan đến cái gì. Ví dụ: nếu doanh thu được dự toán là 1 triệu đô la và doanh thu thực tế là 900.000 đô la, phương sai là (100.000 đô la), điều này ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận. Nếu chi phí được ngân sách là 800.000 đô la và chi phí thực tế là 700.000 đô la, phương sai cũng là (100.000 đô la), nhưng nó có tác động tích cực đến lợi nhuận.
Tính toán phương sai tỷ lệ phần trăm
Phương sai 1 triệu đô la có thể nhỏ hoặc lớn, tùy thuộc vào giá trị của nó. Đó là lý do tại sao bạn nên tính toán phương sai là số tiền và phần trăm, cho biết kích thước tương đối của phương sai. Để tính phương sai tỷ lệ phần trăm, hãy chia phương sai đô la cho giá trị mục tiêu, không phải giá trị thực và nhân với 100. Ví dụ: phương sai tỷ lệ phần trăm cho ví dụ doanh thu trước đó là (100.000 đô la) chia cho 1 triệu đô la 100 lần hoặc (10) phần trăm. Phương sai phần trăm cho chi phí là (100.000 đô la) chia cho 800.000 lần 100, hoặc (12,5) phần trăm.
Tính phương sai của tỷ lệ phần trăm
Bạn không nên tính chênh lệch tỷ lệ phần trăm cho một số đã được biểu thị dưới dạng phần trăm. Ví dụ: lợi nhuận gộp cho 1 triệu đô la doanh thu và 800.000 đô la chi phí là 200.000 đô la. Biên lãi gộp là 200.000 đô la chia cho 1 triệu đô la 100 lần, hoặc 20 phần trăm. Lợi nhuận gộp cho 900.000 đô la doanh thu và 700.000 đô la chi phí cũng là 200.000 đô la, vì vậy phương sai của lợi nhuận gộp là 0 đô la. Biên lãi gộp là 200.000 đô la chia cho 900.000 đô la 100 lần, tương đương 22,2%. Phương sai biên là 22,2 phần trăm trừ 20 phần trăm, hoặc 2,2 phần trăm, chỉ được biểu thị bằng sự khác biệt trong hai phần trăm.
Phân tích phương sai
Khi kiểm tra trong sự cô lập, phương sai có thể gây hiểu nhầm. Trong ví dụ trên, phương sai lợi nhuận cho thấy hiệu quả tài chính vững chắc, vì lợi nhuận bằng với lợi nhuận ngân sách và tỷ suất lợi nhuận cao hơn ngân sách. Tuy nhiên, chi tiết cho thấy doanh thu đứng sau ngân sách và lợi nhuận tăng lên là kết quả của việc quản lý hoặc giảm chi phí. Tùy thuộc vào hoàn cảnh, điều này có thể chỉ ra rằng doanh nghiệp đang suy giảm và các biện pháp tiết kiệm chi phí như sa thải là cần thiết để duy trì biên lợi nhuận ngân sách.
Đặt tên phương sai
Nhiều phương sai có tên cụ thể để chỉ ra các giá trị được so sánh. Ví dụ: nếu tổng chi phí lao động được ngân sách là 5 triệu đô la và chi phí thực tế là 5,2 triệu đô la, phương sai chi phí lao động là 200.000 đô la. Vì chi phí lao động là số giờ làm việc với tỷ lệ được trả cho mỗi giờ, bạn có thể tính toán phương sai cho từng thành phần để khám phá thêm lý do của phương sai. Sự khác biệt trong tỷ lệ được trả được gọi là phương sai tỷ lệ và chênh lệch về số giờ làm việc được gọi là phương sai hiệu quả.Tương tự như vậy, phương sai sử dụng vật liệu là một thành phần của phương sai trong chi phí vật liệu. Các thành phần khác là phương sai giá vật liệu.
