Trong suốt một ngày làm việc bận rộn, thật dễ dàng để các chi tiết quan trọng bị mất hoặc bị lãng quên. Lưu trữ hồ sơ cẩn thận là bắt buộc - đặc biệt là trong các cuộc họp kinh doanh. Biên bản phục vụ như một hồ sơ chính thức của cuộc họp. Họ nên mô tả ai đã có mặt trong cuộc họp, những gì đã được thảo luận và những gì đã được quyết định. Nếu được chuẩn bị kỹ lưỡng, chúng có thể là một trong những phương pháp hiệu quả nhất để giữ cho mọi người được thông báo và trên cùng một trang về các quyết định kinh doanh trong quá khứ, hiện tại và tương lai.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Chương trình họp
-
Lưu ý lấy vật phẩm hoặc trình xử lý văn bản
Ghi lại ngày, giờ và địa điểm của cuộc họp.
Danh sách, theo thứ tự thâm niên, tất cả mọi người tham dự.
Cho biết liệu một đại biểu có mặt, nếu cần thiết. Không phải mọi cuộc họp đều cần một đại biểu, hoặc số lượng người tham dự tối thiểu để cuộc họp có hiệu lực. Tuy nhiên, nếu một đại biểu được yêu cầu và trình bày, điều đó có nghĩa là các quyết định kinh doanh được đưa ra trong cuộc họp là hợp lệ và có thể thi hành được. Không có đại biểu, doanh nghiệp không thể hành động.
Mô tả các thủ tục tố tụng theo thứ tự thời gian. Bắt đầu bằng cách lưu ý khi cuộc họp được gọi để đặt hàng và bởi ai.
Ghi lại tên của mỗi người bắt đầu một chủ đề và viết ra các chi tiết quan trọng nhất về cuộc thảo luận.
Viết tên của những người đồng ý hoặc không đồng ý với những gì đang được thảo luận và nêu chính xác bản chất của thỏa thuận hoặc bất đồng.
Kết thúc mỗi phần của cuộc họp với một bản tóm tắt của quyết định cuối cùng.
Tiếp tục lặp lại các bước 5 đến 7 cho đến khi cuộc họp kết thúc.
Viết một bản tóm tắt chính thức của cuộc họp dựa trên ghi chú của bạn. Sử dụng tiêu đề thư của công ty và gửi bản sao cuối cùng cho mỗi người tham dự.
Lời khuyên
-
Sử dụng chương trình họp như một phác thảo cho biên bản cuộc họp của bạn. Agendas thường phác thảo các chủ đề chính cho cuộc họp. Sử dụng chương trình nghị sự như một phác thảo giúp tổ chức các phút của bạn.
Mặc dù công nghệ có thể tiết kiệm thời gian nhất định, Neal Hartman, giảng viên cao cấp về giao tiếp quản lý tại Trường Quản lý MIT, Sloan, gợi ý trong một cột trên trang web của Forbes rằng bạn cấm công nghệ tại các cuộc họp để giữ mọi người tập trung. Nếu bạn quyết định sử dụng công nghệ để giúp bạn ghi lại số phút, hãy xem xét triển khai phần mềm không bị phân tâm, tạm thời chặn truy cập vào email, Internet hoặc các chương trình khác bên cạnh trình xử lý văn bản đơn giản.
