Một doanh nghiệp có thể xử lý hàng trăm hoặc hàng ngàn tệp mỗi năm. Tổ chức loại bỏ cảm giác bực bội, căng thẳng mà bạn có được trong khi tìm kiếm thứ gì đó quan trọng. Hệ thống nộp đơn phù hợp có thể giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động trơn tru và hiệu quả hơn.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Các tập tin
-
Treo tập tin
-
Nhãn Tab
Phân tích các tập tin của bạn. Là tốt nhất để sắp xếp chúng theo họ của khách hàng, theo dự án hoặc theo thời gian? Chọn các đặc điểm bạn sẽ sử dụng trong khi tìm kiếm một tập tin.
Dán nhãn tập tin của bạn rõ ràng. Tách các tệp nhỏ hơn thành các loại trong thư mục treo. Ví dụ: "Tháng 7 năm 2008" có thể có thư mục treo có nhãn riêng và bạn có thể chèn tất cả các hợp đồng hoặc thư mục từ tháng đó vào thư mục treo.
Tách tập tin vào tủ hồ sơ khác nhau. Có một tủ cho các tập tin hành chính, chẳng hạn như đặt hàng vật tư, thông tin bảng lương và sơ yếu lý lịch; một tủ khác cho các tập tin khách hàng với các hợp đồng hoàn thành và thanh toán và thông tin dự án; và bất kỳ loại nào khác mà doanh nghiệp của bạn cần. Dán nhãn tủ rõ ràng.
Kiểm tra hệ thống nộp đơn của bạn trước khi trình bày nó với đồng nghiệp của bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn có thể tìm thấy mọi thứ một cách dễ dàng và cách bạn sắp xếp mọi thứ có ý nghĩa. Nếu bạn đã sắp xếp mọi thứ theo trình tự thời gian, nhưng bài kiểm tra cho thấy theo thứ tự bảng chữ cái có ý nghĩa hơn, hãy thay đổi hệ thống của bạn.
Gọi một cuộc họp ngắn và giải thích hệ thống nộp đơn. Hãy chắc chắn rằng mọi người đều hiểu hệ thống hoạt động như thế nào và tầm quan trọng của việc tuân theo hệ thống.
Quyết định ai sẽ làm hồ sơ. Bạn có thể ủy quyền nộp đơn cho một người hoặc để mỗi công nhân tự nộp đơn. Nhân viên có thể có một tủ hồ sơ trong văn phòng của họ, nhưng bạn vẫn cần một hệ thống nộp đơn trung tâm, lý tưởng là với một người phụ trách.
Nộp tài liệu quan trọng hàng ngày. Nộp đơn thường xuyên giúp bạn luôn ngăn nắp và giữ cho việc nộp đơn trở thành một nhiệm vụ lớn hơn mức cần thiết. Sử dụng các khay nộp hồ sơ trong mỗi văn phòng và đảm bảo các khay được dọn sạch vào cuối mỗi ngày làm việc.
Đánh giá hệ thống nộp đơn sáu đến 12 tháng một lần. Thanh lọc tài liệu lỗi thời từ hệ thống của bạn.
