Để trả lương cho nhân viên của họ cho các dịch vụ được cung cấp, người sử dụng lao động phải nghĩ ra một hệ thống bảng lương. Thông qua hệ thống này, người sử dụng lao động thực hiện xử lý bảng lương, việc này phải được thực hiện một cách kịp thời và chính xác để đảm bảo rằng nhân viên nhận được mức lương phù hợp. Các loại hệ thống bảng lương được sử dụng là hoàn toàn tùy thuộc vào người sử dụng lao động.
Bảng lương thủ công
Một hệ thống bảng lương thủ công được thực hiện bằng tay. Điều này có nghĩa là tất cả các tính toán tiền lương được thực hiện trên giấy; điều này bao gồm tính toán giờ, khấu trừ theo luật định (thuế) và các khoản khấu trừ không tự nguyện (trợ cấp y tế và lương hưu). Một lợi thế của việc sử dụng một hệ thống bảng lương thủ công là chi phí rất ít để sử dụng. Tuy nhiên, phải mất rất nhiều thời gian và công sức để thực hiện xử lý bảng lương thủ công. Ngoài ra, có nhiều chỗ hơn cho lỗi với phương pháp này. Kết quả là tiền lương và hồ sơ thuế của nhân viên dễ bị thiếu chính xác. Đặc biệt, lỗi nộp thuế có thể tốn kém do hình phạt từ chính phủ.
Biên chế trên máy vi tính
Một hệ thống bảng lương được vi tính hóa là khi người sử dụng lao động mua phần mềm biên chế và sử dụng nó như là phương tiện của cô ấy để xử lý bảng lương. Phương pháp này nhanh hơn nhiều so với hệ thống trả lương thủ công. Một số công ty thuê một nhân viên biên chế nội bộ để xử lý bảng lương của họ thông qua hệ thống bảng lương được vi tính hóa. Nhân viên biên chế có trách nhiệm nhập tất cả tiền lương được trả vào hệ thống. Hệ thống tính toán tiền lương, lưu trữ thông tin bảng lương và in séc. Chuyên gia biên chế cũng có thể truy cập các báo cáo bảng lương, cho phép anh ta kiểm tra lỗi và sửa lỗi trước khi nhân viên nhận được tiền lương của cô. Biên chế trên máy vi tính cũng làm giảm số lượng giấy tờ cần nộp, vì hầu hết các thông tin về bảng lương có thể được lưu trữ trong hệ thống.
Bảng lương ngoài
Một số nhà tuyển dụng thích thuê ngoài biên chế của họ cho các công ty như Paychex và ADP. Dịch vụ bên ngoài này cho phép người sử dụng lao động có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các vấn đề tiền lương không liên quan. Một dịch vụ trả lương bên ngoài thường chịu trách nhiệm cho toàn bộ quá trình xử lý bảng lương của khách hàng của họ, bao gồm điều chỉnh bảng lương, hồ sơ thuế và phát hành W2. Tất cả các nhà tuyển dụng phải làm là truyền dữ liệu được trả mỗi ngày trả lương cho công ty tiền lương; đối với một khoản phí, công ty tiền lương nhận trách nhiệm tiền lương.
Chọn hệ thống
Các công ty rất nhỏ (dưới 10 nhân viên) có thể sử dụng hệ thống bảng lương thủ công nếu số giờ có xu hướng giữ nguyên cho mỗi kỳ thanh toán. Tuy nhiên, hệ thống này đang trở nên lỗi thời, nhiều công ty có quy mô này đang lựa chọn một hệ thống máy tính hoặc dịch vụ trả lương bên ngoài. Các công ty lớn hơn thường sử dụng một nhân viên biên chế và sử dụng một hệ thống bảng lương được vi tính hóa trong nhà hoặc sử dụng một dịch vụ trả lương bên ngoài.
Phức tạp biên chế
Sự phức tạp của bảng lương thường sẽ xác định loại hệ thống bảng lương mà người sử dụng lao động cần. Ví dụ: nếu có xử lý đa trạng thái, một số trang trí và con hỗ trợ các đơn đặt hàng, và các mức lương và chu kỳ trả khác nhau có liên quan, chủ nhân tốt hơn nên sử dụng hệ thống bảng lương được vi tính hóa với một nhân viên biên chế nội bộ hoặc giao phó biên chế của mình cho dịch vụ trả lương ngoài.
