Cấu trúc phân chia công việc, hay WBS, là một công cụ được sử dụng bởi những người trong lĩnh vực quản lý dự án. Nó được sử dụng để xác định một dự án và tách từng thành phần của dự án thành các thực thể nhóm được xác định để chúng có thể được gán và hoàn thành một cách hiệu quả hơn. Các yếu tố có thể bao gồm các sản phẩm trong một dự án định hướng bán hàng, các thành phần trong một dự án xây dựng hoặc ủy quyền trong một dự án quản lý.
Ý nghĩa
Trong cấu trúc phân chia công việc, các phần tử được xác định và sau đó được chia thành một hệ thống cây. Hệ thống này cung cấp cho mỗi phần của dự án một mức độ ưu tiên khác nhau và phù hợp với mức độ quan trọng đó với vị trí của nó trên cây. Cây cũng phục vụ để ủy thác các phần khác nhau của dự án cho các công nhân khác nhau được phân công hoàn thành nó. Bằng cách này, sự nhầm lẫn được loại bỏ. Ngoài ra, người quản lý dự án có thể muốn chỉ định ngày đáo hạn cho từng phần của dự án, dựa trên lượng thời gian cần thiết để các công nhân hoàn thành nó. Mỗi phần của cây có thể được chia thành các cấu trúc phân chia công việc nhỏ hơn bởi các nhân viên được chỉ định phần cụ thể của dự án.
Lịch sử
Cấu trúc phân chia công việc bắt nguồn từ quân đội. Bộ Quốc phòng Hoa Kỳ đã tạo ra khái niệm này khi phát triển chương trình tên lửa Polaris vào cuối những năm 1950. Sau khi hoàn thành dự án, DOD đã công bố cấu trúc phân chia công việc mà nó đã sử dụng và bắt buộc quy trình này phải được tuân theo trong các dự án tương lai về phạm vi và quy mô này. Sau đó, phương pháp quản lý dự án này đã được đưa vào khu vực tư nhân và vẫn là một trong những cách phổ biến và hiệu quả nhất trong đó các dự án của công ty được hoàn thành.
Tính năng, đặc điểm
Để làm cho cấu trúc phân chia công việc hiệu quả nhất có thể, có một số quy tắc thường được tuân theo trong quá trình phát triển của cây. Đầu tiên trong số này là quy tắc 100%. Điều này nói rằng cấu trúc phân tích phải bao gồm 100% công việc định hướng mục tiêu theo yêu cầu của dự án. Tuy nhiên, bên cạnh đó, một cấu trúc phân chia công việc chỉ nên tập trung vào kết quả của một dự án, chứ không phải các phương pháp đưa dự án thành hiện thực. Ngoài ra, cấu trúc nên cố gắng chỉ bao gồm các yếu tố loại trừ lẫn nhau trong cây. Điều này ngăn ngừa sự chồng chéo và đảm bảo rằng mọi người đều biết nhiệm vụ được giao.
Quan niệm sai lầm
Một cấu trúc phân chia công việc không phải là một danh sách tổng thể của tất cả các công việc sẽ đi vào một dự án. Nó chỉ đơn giản là một cái cây để cho phép ủy thác hiệu quả các trách nhiệm và giờ làm việc cần được đưa vào dự án. Ngoài ra, một cấu trúc phân chia công việc không được sử dụng cho mục đích của tổ chức nhân sự. Phạm vi của dự án nên được phác thảo theo cách mà đoàn nhân viên có thể chảy từ cây, thay vì được xác định bởi chính cây. Một biểu đồ phân cấp tổ chức riêng biệt có thể được sử dụng để xác định trách nhiệm của từng nhóm trong cấu trúc phân chia.
Cân nhắc
Nhiều công ty và người quản lý dự án thấy mình bị choáng ngợp bởi cấu trúc phân chia công việc vì họ quá nhiệt tình về mức độ chi tiết theo yêu cầu của cấu trúc. Đây là lý do tại sao điều quan trọng là giữ cho WBS đơn giản nhất có thể. Bao gồm trong lời khuyên này là tầm quan trọng của việc tuân thủ quy tắc 80 giờ. Điều này có nghĩa là không có yếu tố nào của dự án vượt quá 80 giờ làm việc cho mỗi người được giao cho dự án. Đây là một quy tắc hợp lý để hỗ trợ người quản lý dự án biết được nơi nào và khi nào nên chia một phần tử dự án thành hai hoặc nhiều phần tử phụ.
