Một số doanh nghiệp có thể hoạt động thành công trên cơ sở chỉ dùng tiền mặt, nhưng mô hình đó khá khó để duy trì một khi bạn vượt qua giai đoạn mẹ và con. Điều này đặc biệt khó khăn nếu bạn bán cho các doanh nghiệp khác, những người thường không mong đợi trả tiền trước cho việc mua hàng của họ. Thay vào đó, bạn sẽ tạo một hóa đơn cho sản phẩm của mình, mà khách hàng của bạn sẽ trả sau này. Trong thời gian giữa hóa đơn được phát hành và khách hàng thanh toán, nó được mô tả như một hóa đơn mở cho mục đích kế toán.
Định nghĩa hóa đơn nhà cung cấp
Một hóa đơn về cơ bản là một thỏa thuận giữa nhà cung cấp và khách hàng.Nhà cung cấp đồng ý cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ trước và khách hàng đồng ý thanh toán cho sản phẩm hoặc dịch vụ theo các điều khoản của hóa đơn. Những điều khoản này bao gồm một ngày được chỉ định khi đến hạn thanh toán và hầu hết các hóa đơn bao gồm một hình phạt cho các khoản thanh toán quá hạn. Một số nhà cung cấp cung cấp một củ cà rốt cũng như cây gậy, cung cấp giảm giá tương tự để thanh toán trước. Dù bằng cách nào, nhà cung cấp về cơ bản là mở rộng tín dụng cho khách hàng và mong muốn được trả tiền - ít nhất là hầu hết thời gian - một cách kịp thời.
Tài khoản phải trả, Tài khoản phải thu
Cả khách hàng và nhà cung cấp phải hạch toán hóa đơn mở trên bảng cân đối kế toán của họ. Đối với nhà cung cấp, đó là một tài sản hiện tại. Đó là tiền có thể được tính một cách hợp lý để trả các khoản nợ sắp tới, chẳng hạn như thanh toán tiền thuê hoặc hóa đơn cho nguyên liệu thô. Đối với khách hàng, đó là một trách nhiệm hiện tại. Nó sẽ hiển thị trên bảng cân đối kế toán của bạn đối diện với tài sản hiện tại của bạn, bao gồm dự trữ tiền mặt và dòng tiền hiện tại cũng như các khoản phải thu của chính bạn. Trong cả hai trường hợp, nó vẫn ở vị trí đó cho đến khi hóa đơn được đóng lại.
Định nghĩa hóa đơn đóng
Một hóa đơn vẫn mở cho đến khi khách hàng thực hiện và nhà cung cấp nhận được, thanh toán đầy đủ. Vào cuối của khách hàng, khoản thanh toán được đăng dưới dạng tín dụng vào tài khoản phải trả, lý tưởng nhất là trích dẫn số hóa đơn và có thể xác định nhà cung cấp. Điều này cung cấp một dấu vết kiểm toán trong trường hợp có vấn đề với hóa đơn hoặc thanh toán của nó. Vào cuối của nhà cung cấp, khoản thanh toán được ghi lại như một bản ghi nhớ tín dụng trong sổ cái các khoản phải thu, được xác định bằng số hóa đơn và lý tưởng nhất là số séc của khách hàng. Trong cả hai trường hợp, với thanh toán đầy đủ để khớp với số tiền chính xác của hóa đơn - trừ đi mọi khoản chiết khấu phù hợp hoặc thêm một khoản lãi suất phù hợp - giờ đây hóa đơn có thể được đóng lại.
Thanh toán một phần những điều phức tạp
Việc theo dõi hóa đơn mở tương đối đơn giản và thay đổi thành hóa đơn đã đóng nếu nó được xóa với một khoản thanh toán đầy đủ. Sẽ phức tạp hơn một chút nếu bạn thực hiện hoặc nhận thanh toán một phần trên cùng một hóa đơn trong một khoảng thời gian. Quy trình cơ bản của việc đăng lên sổ cái tài khoản phải trả nếu bạn là khách hàng hoặc sổ cái tài khoản phải thu nếu bạn là nhà cung cấp, vẫn giữ nguyên. Khó khăn nằm ở việc đảm bảo tổng số thanh toán tích lũy là chính xác, một khi bạn đã tính bất kỳ khoản phạt lãi nào và chúng được gán cho đúng hóa đơn. Một số dịch vụ và sản phẩm phần mềm của bên thứ ba, chẳng hạn như OpenInvoice.com, có thể tự động hóa và hợp lý hóa quy trình này.
Tùy chọn chiết khấu hóa đơn
Không có gì lạ khi các doanh nghiệp có nhiều hóa đơn mở gặp phải sự cố dòng tiền tạm thời trong khi chờ đợi các hóa đơn đó được thanh toán. Trong những tình huống đó, một số doanh nghiệp chuyển sang tùy chọn được gọi là chiết khấu hóa đơn. Một bên thứ ba ứng tiền cho nhà cung cấp so với hóa đơn chưa thanh toán để đổi lấy tỷ lệ phần trăm sau khi hóa đơn được thu thập. Trách nhiệm thu tiền thanh toán vẫn thuộc về nhà cung cấp. Đây có thể là một công cụ hữu ích trong thời điểm cần thiết, nhưng nó ăn vào lợi nhuận của bạn, vì vậy bạn sẽ cân nhắc cẩn thận các nhu cầu ngắn hạn của mình so với lợi nhuận dài hạn của bạn.
