Một trong những mục tiêu chính liên quan đến quản lý tài chính của doanh nghiệp của bạn là đảm bảo rằng khách hàng và khách hàng nhận được hóa đơn kịp thời cho các sản phẩm và dịch vụ họ mua. Tùy thuộc vào phương pháp kế toán của bạn, bạn có thể sử dụng đơn đặt hàng, biên lai bán hàng và hóa đơn để yêu cầu, nhận và ghi lại các khoản thanh toán cho sản phẩm và dịch vụ.
Đơn đặt hàng
Một đơn đặt hàng được hoàn thành bởi người mua và được gửi đến người bán để yêu cầu mua sản phẩm hoặc dịch vụ. Người mua sử dụng đơn đặt hàng để chỉ định số lượng mặt hàng, loại dịch vụ và giá cả liên quan đến giao dịch mua. Đơn đặt hàng là một hợp đồng bắt buộc người mua phải bồi thường cho người bán đối với các sản phẩm và dịch vụ được liệt kê trên tài liệu một khi người bán cung cấp cho họ. Người mua bắt đầu giao dịch bằng cách phát hành lệnh mua.
Biên lai bán hàng
Biên lai bán hàng là một tài liệu cho thấy bằng chứng thanh toán một khi người mua mua hàng hóa và dịch vụ từ người bán và bồi thường cho anh ta cho những lần mua hàng đó. Không giống như một đơn đặt hàng, biên lai bán hàng không được phát hành cho các giao dịch mua dự định trong tương lai mà chỉ được phát hành khi người mua cung cấp thanh toán cho hàng hóa và dịch vụ. Biên lai bán hàng luôn được phát hành từ người bán cho người mua tại thời điểm thanh toán.
Hóa đơn
Hóa đơn là một hóa đơn chi tiết hàng hóa và dịch vụ đã hoặc sẽ được mua bởi người mua. Một hóa đơn tương tự như một đơn đặt hàng, nhưng nó được bắt đầu bởi người bán và được phát hành cho người mua. Hóa đơn của khách hàng mô tả giá, số lượng và chi tiết liên quan đến giao dịch. Khi một người mua nhận được hóa đơn, anh ta thực hiện một thỏa thuận hợp đồng để thanh toán cho các sản phẩm và dịch vụ mà anh ta đã mua từ người bán.
Đính chính
Do lỗi của con người, các vấn đề với đơn đặt hàng, biên lai bán hàng và hóa đơn có thể xảy ra. Với mỗi hình thức tài liệu, có thể sửa, đàm phán và sửa đổi các chi tiết. Nếu có lỗi, người bán có thể liên hệ với người mua hoặc ngược lại để thảo luận về sự khác biệt và đưa ra các tài liệu sửa đổi. Đơn đặt hàng, biên lai bán hàng và hóa đơn đều được xử lý như nhau khi thực hiện chỉnh sửa.
