Lập kế hoạch là quan trọng đối với sự khởi đầu, bảo trì và duy trì của bất kỳ doanh nghiệp, bất kể ngành công nghiệp. Mục đích của việc lập kế hoạch là một phần để đảm bảo khởi động kinh doanh thành công, cũng như để duy trì hoạt động, sản xuất, tiếp thị, đầu tư và tăng trưởng. Mỗi giai đoạn tăng trưởng kinh doanh và bộ phận của doanh nghiệp đòi hỏi các loại kế hoạch khác nhau để tránh bị lạc hướng. Các kế hoạch này bao gồm các kế hoạch ngắn, trung và dài hạn phù hợp với tầm nhìn lớn hơn của doanh nghiệp.
Kế hoạch tác động hoạt động
Một phần của mục đích và tầm quan trọng của việc lập kế hoạch là tạo ra một bức tranh về một tương lai thành công cho các hoạt động của công ty. Trước khi bạn vẽ kế hoạch chính thức của mình, hãy bắt đầu bằng cách kiểm kê các hoạt động hiện tại của bạn, thông qua nghiên cứu các yếu tố bên ngoài và bên trong ảnh hưởng đến doanh nghiệp. Nghiên cứu thị trường và kiểm toán nội bộ giúp cung cấp dữ liệu cần thiết để xác định những gì sẽ cần để đưa công ty từ nơi hiện tại đến nơi mà nó muốn.
Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng thông tin này để tăng hiệu quả và sản xuất nhiều hơn với cùng tỷ lệ hoặc tạo ra cùng một sản lượng ở mức giá thấp hơn. Nó cũng quan trọng để xem xét các cách để tiếp cận khách hàng mới, cũng như các cách để tăng tinh thần và thúc đẩy nhân viên để cung cấp nhiều hơn.
Tầm quan trọng của kế hoạch
Lập kế hoạch giúp các phòng ban trong tổ chức của bạn hoạt động đồng bộ, giống như một cỗ máy được bôi dầu tốt. Tay phải biết tay trái đang làm gì vì nó được đặt ra trong kế hoạch và mọi người đều rõ ràng về nó. Lập kế hoạch trong một tổ chức phải bao gồm mọi bộ phận, bao gồm sản xuất, tiếp thị, công nghệ, hệ thống, nguồn nhân lực, tài chính và kế toán. Nó cho mọi người rõ ràng về cách họ phù hợp với bức tranh lớn hơn của công ty để họ có thể giao tiếp hiệu quả và tập trung nỗ lực làm việc vào những gì quan trọng nhất, trong khi điều chỉnh những gì không cần thiết.
Không có một kế hoạch vững chắc, mọi thứ đều cảm thấy cần thiết và không kém phần quan trọng. Hãy xem xét một kỹ sư trong một công ty không có kế hoạch vững chắc, có một khách hàng khó chịu muốn có dịch vụ ngày hôm qua, một ông chủ muốn các báo cáo có vẻ tốt và một đồng nghiệp không thể tìm ra vấn đề trong một hệ thống mới. Cô ấy có lẽ cảm thấy như tất cả những vấn đề đó đều quan trọng như nhau bởi vì không ai từng đưa ra một kế hoạch rõ ràng, vì vậy cô ấy cảm thấy căng thẳng với công việc và với khái niệm cô ấy đã không giải quyết vấn đề nào rất tốt.
Hãy xem xét cùng một kỹ sư trong một công ty có tầm nhìn tổng thể về chăm sóc khách hàng mà cảm thấy như gia đình. Trong kế hoạch ngắn hạn, có các giao thức rõ ràng để giảm thời gian phản hồi của khách hàng và tăng sự hài lòng của khách hàng. Vì kế hoạch, kỹ sư này biết rằng chăm sóc khách hàng là điều cần thiết và tập trung năng lượng của cô ở đó thay vì vào những khủng hoảng ít quan trọng hơn. Khách hàng kết thúc hạnh phúc và kỹ sư nghỉ việc vào cuối ngày khi biết rằng cô đã đóng góp cho sứ mệnh và tầm nhìn chung của công ty.
Lập kế hoạch cho các mùa khác nhau
Các doanh nghiệp cần các kế hoạch khác nhau cho các mùa khác nhau, giống như các cá nhân thay đổi các hoạt động giải trí và quần áo của họ để phù hợp với các mùa. Các công ty mới cần một kế hoạch khởi nghiệp vững chắc, để lại nhiều khoảng trống trong tài chính để tạo nền tảng vững chắc cho công ty phát triển. Để làm điều này, bạn muốn nghiên cứu tính khả thi và khả thi của liên doanh mà bạn muốn tham gia và đảm bảo bạn có đủ tiền để bắt đầu, cộng thêm một chút.
Khi doanh nghiệp của bạn đã hoạt động được một thời gian, bạn sẽ cần một kế hoạch và chiến lược mới để duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả. Toàn bộ doanh nghiệp của bạn sẽ cần một kế hoạch, và sau đó mỗi bộ phận sẽ cần kế hoạch nội bộ của riêng mình, góp phần vào tầm nhìn lớn hơn. Lập kế hoạch trong một tổ chức và trong mỗi bộ phận xảy ra trong cuộc trò chuyện để các kế hoạch bộ phận này khớp với nhau như mảnh ghép tạo nên một tổng thể lớn hơn.
Để phát triển và mở rộng, doanh nghiệp của bạn cần có một kế hoạch chiến lược dựa trên nghiên cứu thị trường. Mục đích của việc lập kế hoạch ở trạng thái này là giúp tổ chức của bạn phát triển với tốc độ và theo cách tối đa hóa lợi nhuận và khối lượng trong khi giảm rủi ro. Kế hoạch chiến lược của bạn sẽ giúp bạn đa dạng hóa phạm vi sản phẩm của mình và mạo hiểm vào các thị trường mới với tốc độ giữ cho tỷ suất lợi nhuận của bạn khỏe mạnh.
Lập kế hoạch thông minh để thành công
Giống như các mục tiêu và kế hoạch cá nhân phải cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn (SMART) để có hiệu quả, các kế hoạch kinh doanh cũng phải như vậy. Lập kế hoạch tốt trong một tổ chức ghi nhớ rằng một kế hoạch được tạo ra trong một khoảng thời gian nhất định, như một ngày, tháng hoặc quý. Mặc dù các kế hoạch ngắn hạn này rất quan trọng, nhưng điều quan trọng không kém là đưa ra các kế hoạch tầm trung trong một đến ba năm tới, cũng như các kế hoạch dài hạn trong vòng ba đến năm năm trong tương lai.
Việc chỉ định khoảng thời gian mà một kế hoạch áp dụng là rất quan trọng để đạt được các mục tiêu. Chẳng hạn, nếu một doanh nghiệp nói rằng họ muốn thấy tăng trưởng 20% nhưng không nói khi nào họ muốn đạt được mục tiêu đó, thì giống như cố gắng bắn trong bóng tối và điều đó có thể sẽ không bao giờ xảy ra. Nó chỉ đơn thuần là một điều ước. Tuy nhiên, nếu kế hoạch cho biết họ muốn thấy tăng trưởng 20% trong vòng ba năm tới, nó sẽ mang lại cho mọi người điều gì đó để hướng tới. Kế hoạch một năm có thể được xây dựng dựa trên mục tiêu đó và sau đó các mục tiêu hàng tháng, hàng tuần và hàng ngày có thể dựa trên đó để tạo ra các bước bé có thể đạt được giúp công ty luôn đi theo hướng tích cực.
Lợi ích của kế hoạch kinh doanh
Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch không thể được nói quá về mặt tạo ra sự bền vững và tuổi thọ cho một công ty. Nếu bạn không bố trí nơi bạn sẽ đến và làm thế nào để đến đó, bạn có thể sẽ không bao giờ đến. Các kế hoạch kinh doanh vững chắc phá vỡ các mục tiêu và tầm nhìn lớn của bạn thành các hành động khả thi rõ ràng cho mọi người và bộ phận trong tổ chức của bạn. Lập kế hoạch kinh doanh giúp che đi những điểm mù của bạn, tiết lộ những điểm yếu của bạn và trang bị cho bạn cách tìm ra cách giảm thiểu chúng tốt nhất để bạn có thể tối đa hóa lợi nhuận.
