Lưu trữ tài liệu là việc lưu trữ tài liệu không còn được sử dụng nhưng các tổ chức cần giữ tài liệu này như một loại hồ sơ lịch sử. Thông thường, các tổ chức và doanh nghiệp lưu trữ tài liệu, nhưng các cá nhân cũng có thể lưu trữ tài liệu vì nhiều lý do. Một loạt các cân nhắc và phương pháp liên quan đến lưu trữ tài liệu. Trong một số trường hợp, một tổ chức sẽ có một tập hợp các chính sách được xác định rõ để quản lý tài liệu, trong đó tổ chức phác thảo một quy trình lưu trữ. Các tổ chức có thể lưu trữ các loại phương tiện khác nhau, bao gồm cả điện tử, một cách dễ dàng.
Mục đích
Các tổ chức lưu trữ tài liệu vì nhiều lý do, trong hầu hết các trường hợp liên quan đến mục đích chung hoặc vai trò của tổ chức. Thông thường, các tổ chức lưu trữ tài liệu vì nó có tầm quan trọng về văn hóa hoặc lịch sử. Ngoài ra, một doanh nghiệp có thể có một lý do pháp lý hoặc tài chính để lưu giữ hồ sơ đáng tin cậy về tài liệu trong quá khứ, trong đó lưu trữ là phương pháp quản lý hiệu quả nhất.
Cân nhắc
Bất kỳ tổ chức nào có nhu cầu lưu trữ tài liệu đều phải xem xét cẩn thận các quy trình của nó. Quyết định những tài liệu nào cần được lưu trữ, cả về các hoạt động trong quá khứ và đang diễn ra, đương nhiên là sự cân nhắc chính. Đối với tài liệu liên tục mà một tổ chức sản xuất, tổ chức có thể đến một số loại lịch trình để lưu trữ. Phương pháp lưu trữ cũng khác nhau, và sự tiến bộ của công nghệ điện toán đã giới thiệu vô số công cụ mới, cung cấp các giải pháp hiệu quả, tiết kiệm chi phí trong nhiều trường hợp.
Công cụ
Kể từ năm 2011, các công cụ phần mềm để lưu trữ tài liệu đã tăng lên, giúp các tổ chức có nhiều cơ hội hơn để lưu trữ với chi phí thấp hơn. Các tổ chức có thể sử dụng lưu trữ phần mềm như một công cụ, không chỉ cho các tài liệu mà họ lưu trữ ở dạng điện tử, mà còn cho tài liệu giấy và các phương tiện khác. Các tổ chức có thể quét hoặc chuyển đổi các mặt hàng phi kỹ thuật số để lưu trữ ở dạng điện tử, giảm lượng không gian vật lý cần thiết để lưu giữ hồ sơ hiệu quả.
Rủi ro
Rủi ro là cố hữu trong bất kỳ hệ thống lưu trữ tài liệu nào và các tổ chức phải xem xét những điều này khi họ tạo ra chính sách lưu trữ của tổ chức. Lợi ích của việc lưu trữ tài liệu ở dạng điện tử chỉ có giá trị nếu tài liệu lưu trữ được an toàn. Do đó, các tổ chức phải sử dụng các biện pháp bảo vệ đầy đủ để bảo vệ tính ổn định và bảo mật của kho lưu trữ, nơi lưu trữ các công cụ và dịch vụ theo các cách khác nhau.
Lợi ích
Lợi ích của việc có một hệ thống lưu trữ tài liệu hiệu quả đã tăng lên cùng với sự ra đời của các giải pháp công nghệ. Hồ sơ điện tử chiếm ít không gian vật lý và, trong một số trường hợp, thậm chí có thể không cư trú trong các cơ sở chính của một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Ví dụ, một số tổ chức có thể sử dụng dịch vụ quản lý tài liệu bên ngoài. Một lợi thế khác khi sử dụng hồ sơ điện tử là các tổ chức có thể dễ dàng và nhanh chóng cung cấp nội dung lưu trữ khi có yêu cầu, thường ở định dạng điện tử có thể tìm kiếm.
