Tổ chức tập tin cải thiện quy trình làm việc cho một doanh nghiệp hoặc văn phòng cá nhân. Nhiều hệ thống nộp đơn tồn tại để đáp ứng các nhu cầu và sở thích khác nhau. Tất cả các định dạng nộp đơn tiêu chuẩn thuộc một trong ba loại chính: chủ đề, số và chữ số. Nhân viên văn phòng sử dụng phương pháp chữ và số khi tệp phải chứa cả từ và số.
Cách tổ chức tập tin
Các tệp chữ và số sẽ có nhãn chứa các từ và số. Sự kết hợp này có thể bao gồm tên và số điện thoại hoặc số khách hàng. Các công ty hoặc cá nhân có ít thư mục tệp có thể tổ chức bằng tên. Số lượng lớn các tệp sẽ yêu cầu thứ tự số vì công nhân có xu hướng tìm tệp bằng mã số.
Sử dụng cách viết chữ và số
Đảm bảo rằng mỗi số mã chỉ áp dụng cho một tệp. Sắp xếp các tập tin theo thứ tự số. Sử dụng dây cao su hoặc dải phân cách để bó các tệp thành các ngăn hàng chục hoặc hàng trăm tùy thuộc vào tổng số tệp để làm cho một số cụ thể dễ tìm hơn.
