Một tủ hồ sơ thường đề cập đến một phần của đồ nội thất văn phòng lưu trữ các tập tin và tài liệu. Tủ hồ sơ có nhiều kích cỡ khác nhau. Một số có khóa để ngăn chặn truy cập trái phép, trong khi các tủ khác dễ dàng vận chuyển và truy cập bởi bất cứ ai. Các doanh nghiệp với số lượng lớn các tập tin, chẳng hạn như bệnh viện, công ty luật hoặc trường học, thường duy trì các tủ không thể di chuyển dễ dàng.
Khái niệm cơ bản
Có nhiều cách để nộp tài liệu. Để phát triển một cách tiếp cận có hệ thống, bạn nên phân tích thông tin sẽ được lưu trữ trong các tệp. Động não các cách khác nhau để bạn có thể chọn phương pháp tốt nhất. Ví dụ: nếu bạn giữ hồ sơ của các nhà cung cấp phụ tùng ô tô, thì bạn có thể nộp bằng cách sử dụng bảng chữ cái dựa trên tên công ty. Bạn cũng có thể thiết lập một phương pháp để phân tách các nhà cung cấp theo khu vực (ví dụ: Nam, Tây, Đông, Quốc tế). Nếu bạn đang duy trì hồ sơ của các loài bò sát, thì phương pháp của bạn có thể liên quan đến việc tổ chức các loài bò sát theo tên khoa học của chúng hoặc vào ngày tệp được tạo.
Quản lý tài liệu
Khi bạn thiết kế một phương pháp thỏa đáng, hãy đảm bảo viết nó ra để người khác có thể hiểu và làm theo hệ thống nộp đơn. Bạn cũng nên đảm bảo rằng các tệp được bảo quản đúng cách, vì hệ thống của bạn sẽ nhanh chóng không hoạt động nếu các tệp không đầy đủ (ví dụ: thiếu dữ liệu) hoặc được lưu trữ không đúng cách (ví dụ: các danh mục tệp bị bỏ qua). Chẳng hạn, nếu bạn đang phân tách giới tính bằng màu sắc, thì những người tạo tệp phải nhớ phân biệt nam và nữ.
Bạn phải dự đoán sự tăng trưởng và thêm tủ hoặc không gian khi cần thiết. Nếu không, hồ sơ sẽ được nhồi quá chặt. Cũng xem xét cách phân biệt hoạt động với các tệp không hoạt động và, nếu có thể, khi nào cần hủy hoặc hủy các tệp không hoạt động.
Cân nhắc
Nhiều doanh nghiệp thực hiện các hệ thống tổ chức tài liệu sử dụng các tài liệu gốc hoặc bản sao cứng. Tuy nhiên, trước khi tạo một hệ thống nộp đơn mới, bạn nên khám phá các tùy chọn ảo. Ví dụ: bạn có thể mua chương trình phần mềm và nhập dữ liệu vào máy chủ nội bộ hoặc dựa trên web. Ngay cả khi bạn hiện có một hệ thống lưu trữ, bạn nên đánh giá thời gian và chi phí chuyển dữ liệu với khả năng tiết kiệm chi phí và hiệu quả của lưu trữ kỹ thuật số hoặc dựa trên web. Các công ty luật sử dụng phần mềm quản lý trường hợp của Kim có thể dành thời gian chuyển dữ liệu đáng kể, nhưng một khi hệ thống hoạt động đầy đủ, vẫn tồn tại vô số lợi thế, như khả năng truy cập các tệp từ các địa điểm từ xa.
