Một doanh nghiệp kết hợp bằng cách nộp một tài liệu hình thành theo luật tiểu bang, thường là với văn phòng của bộ trưởng ngoại giao nơi doanh nghiệp muốn được đặt. Tài liệu hình thành này được gọi là các điều khoản hợp nhất ở hầu hết các tiểu bang nhưng còn được gọi là giấy chứng nhận thành lập hoặc điều lệ ở một số tiểu bang có lịch sử sử dụng thuật ngữ khác nhau. Doanh nghiệp được coi là hợp nhất kể từ thời điểm văn phòng nhà nước chấp nhận nộp đơn và đóng dấu hoặc đóng dấu của tiểu bang vào tài liệu, trao quyền cho hoạt động tại tiểu bang. Dấu hiệu nhà nước trên các bài viết của công ty là bằng chứng chính thức của việc thành lập, cho biết ngày chính xác nhà nước chấp nhận nộp đơn và công ty ra đời như một thực thể được công nhận.Nhà nước duy trì hồ sơ của hồ sơ và cung cấp các bản sao và chứng chỉ được chứng nhận theo yêu cầu để đảm bảo với công chúng rằng tập đoàn được đăng ký với nhà nước và có vị thế tốt.
Biên nhận hồ sơ
Khi nộp các bài viết của công ty với nhà nước, doanh nghiệp sẽ nhận được một biên nhận nộp đơn qua thư. Trừ khi các đơn đặt hàng kinh doanh (và trả tiền) một bản sao có chứng thực của các bài báo tại thời điểm nộp giấy tờ, biên lai có thể là mục duy nhất được nhà nước trả lại để xác minh rằng việc nộp đơn được chấp nhận. Biên lai nộp đơn này phải được lưu giữ trong hồ sơ doanh nghiệp của công ty. Trong nhiều trường hợp, việc vung biên lai nộp đơn gốc cùng với một bản sao đơn giản (không được chứng nhận) của các điều khoản hợp nhất là bằng chứng hợp nhất, giảm bớt sự cần thiết phải trả tiền cho các bản sao được chứng thực mỗi khi công ty cần cung cấp tài liệu chính thức.
Bản sao bài viết kết hợp
Các bài viết của công ty là một tài liệu công cộng. Tất cả các tiểu bang duy trì một cơ sở dữ liệu hình ảnh của hồ sơ, và hầu hết các tiểu bang làm cho cơ sở dữ liệu này có sẵn trên Internet. Bất kỳ thành viên nào cũng có thể truy cập cơ sở dữ liệu và nếu tính năng này khả dụng, hãy tải xuống một bản sao của các bài viết của công ty đã được nộp cho tiểu bang (nếu không, một người có thể gọi cho văn phòng tiểu bang để đặt hàng một bản sao).
Bản tải xuống này sẽ có dấu trạng thái và một trang bìa cho biết ngày công ty được đăng ký, nhưng nó sẽ chỉ là một bản sao. Phiên bản này, cùng với biên lai nộp đơn, có thể được coi là bằng chứng hợp nhất để mở tài khoản ngân hàng nhưng có thể không đủ để đáp ứng các yêu cầu chuyên sâu cho đơn xin vay tiền. Giải pháp tốt nhất là có ít nhất một bản sao được chứng thực của các bài viết của công ty trong sổ sách hồ sơ công ty.
Yêu cầu cho một bản sao được chứng thực có thể dễ dàng được thực hiện tại thời điểm nộp cùng với việc trả thêm phí và dẫn đến việc trả lại biên lai nộp đơn và một bản sao của các bài báo có đóng dấu gốc hoặc con dấu được nâng lên. Một bản sao được chứng thực của các bài báo cũng có thể được lấy bất cứ lúc nào sau khi nộp bằng cách yêu cầu bằng văn bản và trả phí.
Giấy chứng nhận kết hợp
Một số tiểu bang (như Missouri, New Mexico và Georgia) cấp giấy chứng nhận mà họ gọi là giấy chứng nhận thành lập tổ chức trên một khi doanh nghiệp nộp các bài báo về việc hợp nhất. Trong một số trường hợp, có một khoản phí được đánh giá tại thời điểm nộp đơn để xuất trình chứng chỉ. Ở những tiểu bang này, khi yêu cầu bằng chứng thành lập, một giấy chứng nhận thành lập ban đầu là bằng chứng duy nhất được chấp nhận. Nếu một doanh nghiệp có một bản sao được đóng dấu hoặc chứng nhận của các bài viết nhưng không có giấy chứng nhận, doanh nghiệp có thể sẽ gặp phải vấn đề. Doanh nghiệp có thể yêu cầu nhà nước cấp giấy chứng nhận trùng lặp khi thanh toán phí.
Giấy chứng nhận có uy tín
Một bằng chứng khác về sự hợp nhất có thể thay thế cho một bản sao được chứng thực của các bài báo là một giấy chứng nhận trạng thái tốt. Đây là một tài liệu do nhà nước ban hành để xác minh rằng một doanh nghiệp đã đăng ký với nhà nước kể từ một ngày nhất định và hiện đang hoạt động và cập nhật trên tất cả các hồ sơ nhà nước yêu cầu. Giấy chứng nhận này cũng được đặt dưới con dấu. Nó có thể được đặt hàng từ nhà nước bất cứ lúc nào, thường là khi thanh toán một khoản phí.
Làm kinh doanh
Nhà nước kiểm soát việc thành lập và là tổ chức duy nhất có thể thành lập dứt khoát khi một công ty đăng ký với nhà nước và liệu nó có được phép kinh doanh hay không. Tuy nhiên, các bài viết của công ty không bắt buộc phải được cập nhật với thông tin mới nhất liên quan đến ai là người kiểm soát tập đoàn và liệu nó có hoạt động theo kế hoạch hay không. Thông thường, khi yêu cầu bằng chứng thành lập, ý nghĩa được mở rộng để bao gồm cung cấp bằng chứng về quyền sở hữu, bằng chứng hoạt động, bằng chứng về địa chỉ hoặc bằng chứng của người ký được ủy quyền.
Vì vậy, trong khi các bài viết được chứng nhận hoặc chứng nhận trạng thái tốt là bằng chứng về mặt kỹ thuật của công ty, một doanh nghiệp có thể được yêu cầu cung cấp một bản sao của quy định, biên bản họp, cơ quan cấp nghị quyết của công ty để có hành động cụ thể hoặc hóa đơn tiện ích thiết lập địa chỉ, hoặc những thứ khác xác minh thẩm quyền và ý định kinh doanh tại tiểu bang.
