Khi bạn thuê thay vì tài sản riêng, bạn hứa sẽ trả tiền thuê nhà, phí bảo trì và các chi phí khác cho chủ nhà. Tiền mặt bạn phải trả mỗi tháng hoặc quý được gọi là chi phí thuê nhà. Tiền này được ghi nhận trên báo cáo thu nhập của bạn trong tháng mà tiền thuê liên quan. Tiền thuê trả trước là tiền thuê mà bạn phải trả trước ngày đáo hạn. Nó đại diện cho một khoản thanh toán tạm ứng cho một lợi ích trong tương lai, vì vậy bạn sẽ ghi nhận nó như một tài sản cho công ty.
Tiền thuê trả trước là gì?
Khi một doanh nghiệp thuê mặt bằng như văn phòng, cửa hàng bán lẻ hoặc xây dựng nhà máy, tiền thuê thường được trả trước cho tháng hoặc quý được chi trả bởi khoản thanh toán tiền thuê. Ví dụ: tiền thuê tháng 6 có thể đến hạn vào ngày 31 tháng 5 hoặc ngày 1 tháng 6. Nhiều doanh nghiệp trả tiền thuê bằng séc. Điều này có nghĩa là họ phải được tổ chức và nhận séc qua thư một vài ngày trước ngày đáo hạn. Mặt khác, chủ nhà có thể không nhận được séc cho thuê đúng hạn và doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng về thương mại như lãi suất, phí trễ hạn và thông báo trục xuất có thể xảy ra.
Tiền thuê trả trước chỉ đơn giản là số tiền trả cho tiền thuê trước thời hạn thuê mà nó liên quan. Khi bạn viết séc vào tháng 5 bao gồm tiền thuê cho tháng 6, bạn đã thực hiện thanh toán tiền thuê trả trước. Một số doanh nghiệp có thể trả trước tiền thuê một vài ngày mỗi tháng để đảm bảo kiểm tra tiền thuê đến đúng giờ. Những người khác chọn trả trước tiền thuê nhà vài tháng vì lý do thương mại, ví dụ, để được giảm giá cho thuê hoặc chỉ để đảm bảo biết rằng tiền thuê được trả. Dù lý do của bạn là gì, nếu bạn đang mở sổ séc trước khi hết hạn thuê, bạn đang trả trước tiền thuê.
Chi phí thuê là gì?
Chi phí thuê là tất cả các chi phí liên quan đến việc thuê một tài sản trong một giai đoạn báo cáo. Nó rõ ràng bao gồm tiền thuê bạn phải trả mỗi tháng hoặc quý, nhưng nó cũng bao gồm bất kỳ chi phí nào khác cần thiết để sử dụng một tài sản. Ví dụ: bạn có thể trả thêm tiền mặt để chi trả cho những việc như bảo hiểm, bảo trì, sửa chữa các khu vực chung của tòa nhà và an ninh.
Chi phí thuê là chi phí cố định, trái ngược với chi phí biến đổi, có nghĩa là bạn phải trả cho họ mỗi tháng hoặc quý bất kể bạn sản xuất bao nhiêu sản phẩm. Ngay cả khi bạn ngừng hoạt động trong một tháng, bạn vẫn phải trả tiền thuê nhà và các cam kết cho thuê khác. Như vậy, chi phí thuê nhà có thể làm giảm chi phí vật chất đối với thu nhập hoạt động của công ty.
Sự khác biệt giữa chi phí thuê và trả trước là gì?
Trong các điều khoản của giáo dân, sự khác biệt rất đơn giản: Chi phí thuê nhà là số tiền bạn phải trả theo hợp đồng thuê nhà, và tiền thuê trả trước là bất kỳ chi phí thuê nào mà bạn phải trả trước ngày đáo hạn. Về mặt kế toán, mọi thứ trở nên phức tạp hơn một chút.
Chi phí thuê nhà thường thuộc danh mục Chi phí bán hàng, chi phí chung và hành chính đưa vào báo cáo thu nhập. Các hạng mục SG & A khác bao gồm các chi phí đa dạng như tiền lương, vật tư văn phòng, bảo hiểm và kiện tụng. Chi phí thuê được phân loại là SG & A vì một doanh nghiệp sử dụng bất động sản của mình để hoạt động và kiếm tiền.
Các công ty sản xuất có thể đối xử với chi phí thuê của họ hơi khác nhau. Việc các công ty này bao gồm chi phí thuê nhà là một phần của chi phí nhà máy. Đó là bởi vì tiền thuê mặt bằng nhà máy gắn liền với sản xuất - không có nhà máy, sẽ không có sản phẩm. Tiền thuê không gắn liền với sản xuất như không gian văn phòng được tính cho SG & A. Tuy nhiên, vào cuối ngày, thực sự không quan trọng loại chi phí thuê nhà xuất hiện trong - hiệu ứng mấu chốt là như nhau.
Hiệu ứng dòng dưới cùng là gì? Bất cứ khi nào bạn tích lũy chi phí thuê, bạn sẽ ghi có vào tài khoản tiền mặt và ghi nợ chi phí thuê / tài khoản SG & A. Trên báo cáo thu nhập, chi phí SG & A được liệt kê theo doanh thu và xuất hiện trong cùng một khối với các chi phí khác, chẳng hạn như khấu hao và giá vốn hàng bán. Tổng doanh thu trừ đi giá vốn hàng bán mang lại lợi nhuận gộp của bạn. Lợi nhuận gộp, trừ chi phí hoạt động - SG & A - bằng thu nhập hoạt động. Thu nhập hoạt động là thước đo số tiền doanh thu của bạn cuối cùng sẽ trở thành lợi nhuận sau khi kế toán đã khấu trừ những thứ như thuế. Vì vậy, chi phí thuê nhà của bạn càng lớn, thu nhập hoạt động sẽ càng thấp. Chi phí thuê có tác động trực tiếp đến lượng tiền mặt trong kho tiền của công ty bạn.
Để hiểu cách thuê trả trước phù hợp với phân tích này, bạn cần biết rằng một khoản chi phí thuê sẽ liệt kê chi phí chiếm dụng không gian trong khoảng thời gian ghi trên báo cáo thu nhập - ngay cả khi tiền thuê không được trả trong khoảng thời gian đó. Vì vậy, nếu công ty ABC đang lập báo cáo thu nhập cho tháng 6 và tiền thuê tháng 6 lên tới 5.000 đô la, thì ABC sẽ ghi nhận chi phí thuê 5.000 đô la. Công ty thực hiện cùng một mục bất kể họ đã trả tiền thuê vào tháng Sáu hay tháng Năm.
Để đối phó với sự bất thường về thời gian này, công ty phải ghi lại số tiền thuê trả trước mà chưa được tiêu thụ. Nó thực hiện điều này trong phần tài sản hiện tại của bảng cân đối. Trở lại ví dụ trên, nếu ABC trả tiền thuê nhà vào tháng 5, nó sẽ ghi lại khoản trả trước 5.000 đô la như tài sản hiện tại cho đến khi chi phí thực sự phát sinh. Đối với mục đích kế toán, tiền thuê trả trước là một lợi ích mà công ty chưa được hưởng, nhưng sẽ được hưởng vào một thời điểm nào đó trong tương lai. Nó là một tài sản cho công ty.
Tại sao doanh nghiệp sử dụng tiền thuê trả trước
Các doanh nghiệp chủ yếu sử dụng tiền thuê trả trước ngoài nhu cầu thương mại. Một trong những điều khoản thiết yếu của hợp đồng thuê thương mại liên quan đến ngày đến hạn thanh toán tiền thuê. Thông thường, tiền thuê hàng năm là do 12 khoản thanh toán bằng nhau vào bất kỳ ngày nào hợp đồng thuê chỉ định hoặc trong bốn khoản thanh toán bằng nhau. Trường hợp tiền thuê được trả hàng quý, hợp đồng thuê sẽ chỉ định bốn ngày thanh toán tiền thuê như ngày 1 tháng 1, ngày 1 tháng 4, ngày 1 tháng 7 và ngày 1 tháng 10. Không có phép thuật nào trong những ngày này - chúng vừa xuất hiện theo quy ước.
Tuy nhiên, những gì bạn sẽ tìm thấy là bạn sẽ luôn được yêu cầu trả tiền thuê trước một hoặc ba tháng, điều này dẫn đến tình trạng tiền thuê trả trước. Các ngân hàng và người cho vay thế chấp thường nhấn mạnh rằng chủ nhà có các khoản thanh toán tiền thuê đến trước khi khoản thanh toán thế chấp đáo hạn trong cùng thời gian; có nhiều khả năng thanh toán thế chấp sẽ được chi trả bởi thu nhập cho thuê. Vì vậy, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc tìm kiếm một chủ nhà, người sẽ cho phép bạn trả tiền thuê nhà.
Trong một số trường hợp, bạn có thể chọn trả trước nhiều hơn một khoản thanh toán cho thuê. Ví dụ: bạn có thể đề nghị trả trước một năm tiền thuê để đảm bảo một tài sản cụ thể khi cạnh tranh khốc liệt. Hoặc, bạn có thể đồng ý trả trước một vài tháng tiền thuê để đổi lại một số chất ngọt khác, chẳng hạn như giảm giá 10 phần trăm cho tiền thuê nhà. Mỗi doanh nghiệp sẽ có trình điều khiển thương mại riêng để đặt một phong bì tiền mặt trên bàn.
Điều duy nhất bạn không thể sử dụng tiền thuê trả trước là để được khấu trừ thuế bổ sung. Thông thường, một doanh nghiệp sẽ yêu cầu một khoản khấu trừ trong cùng năm mà họ trả chi phí kinh doanh. Vì vậy, nếu bạn đã trả một khoản bảo hiểm 2.000 đô la vào năm 2018, bạn sẽ yêu cầu khoản khấu trừ vào năm 2018. Bây giờ, hãy tưởng tượng rằng bạn có một hợp đồng bảo hiểm nhiều năm với mức 2.000 đô la mỗi năm. Nếu bạn muốn, bạn có thể trả phí bảo hiểm 2018 và 2019 cùng một lúc và khấu trừ khoản thanh toán 4.000 đô la trong năm 2018. Điều này có thể thuận lợi tùy thuộc vào tình hình thuế của bạn. Đáng buồn thay, tiền thuê trả trước là một ngoại lệ cho khoản khấu trừ khi bạn trả quy tắc. Nếu bạn trả 50.000 đô la vào tháng 6 cho tiền thuê nhà trong một năm, bạn chỉ có thể khấu trừ bảy tháng tiền thuê đó vào ngày 31 tháng 12.
Ví dụ về chi phí thuê
Một đặc điểm quan trọng của cho thuê thương mại là tiền thuê hiếm khi duy trì ổn định trong suốt thời gian thuê. Hầu hết các doanh nghiệp ký hợp đồng thuê với thời hạn năm hoặc 10 năm, với một điều khoản là tiền thuê sẽ tăng hàng năm, theo mức tăng phần trăm cố định hoặc phù hợp với lạm phát. Thay vì tài khoản cho các khoản thanh toán tiền thuê dao động, việc liệt kê chi phí thuê nhà của một công ty là một khoản thống nhất từ tháng này sang tháng khác. Đây được gọi là phương pháp kế toán đường thẳng.
Ví dụ: giả sử rằng công ty XYZ ký hợp đồng thuê một năm để bắt đầu vào ngày 1 tháng 1. Tiền thuê là 2.000 đô la mỗi tháng trong sáu tháng đầu tiên. Sau đó, tiền thuê là $ 2,500 mỗi tháng. Sử dụng phương pháp đường thẳng, XYZ sẽ tính trung bình thanh toán tiền thuê cho toàn bộ thời hạn thuê. Trong ví dụ này, tiền thuê là sáu tháng ở mức 2.000 đô la và sáu tháng ở mức 2.500 đô la, tương đương 27.000 đô la. Chia số tiền này cho thời hạn thuê 12 tháng và bạn nhận được khoản thanh toán trung bình $ 2.250 mỗi tháng. Công ty ghi nhận chi phí thuê này trên báo cáo thu nhập hàng tháng.
Tất nhiên, số liệu chi phí thuê không phù hợp với thực tế. Trong sáu tháng đầu tiên, XYZ đang trả ít hơn 250 đô la so với chi phí thuê nhà được ghi nhận mỗi tháng. Trong sáu tháng thứ hai, nó sẽ trả thêm $ 250. Để dung hòa những khác biệt này, công ty cần sử dụng tài khoản chi phí thuê trả chậm.
Nói một cách đơn giản, Công ty XYZ sẽ thêm $ 250 mỗi tháng vào tài khoản chi phí thuê trả chậm từ tháng 1 đến tháng 6, sau đó khấu trừ $ 250 từ tài khoản chi phí thuê trả chậm từ tháng 7 đến tháng 12. Vào tháng 12, tài khoản sẽ hiển thị số dư bằng không. Sử dụng tài khoản chi phí thuê trả chậm đảm bảo rằng Công ty XYZ đang ghi lại chi phí thuê theo quy tắc đường thẳng, trong khi nắm bắt tiền thuê thực tế được trả trên báo cáo thu nhập.
Kế toán thuê trả trước
Tiền thuê trả trước được hiển thị như một tài sản hiện tại trong bảng cân đối kế toán của công ty. Mỗi lần công ty trả tiền thuê trước, công ty phải ghi nợ vào tài khoản hiện tại cho số tiền trả trước tiền thuê, sau đó viết một mục tín dụng đồng thời vào tài khoản tiền mặt. Vì vậy, nếu Công ty XYZ trả trước toàn bộ 27.000 đô la tiền thuê hàng năm, công ty sẽ ghi nợ các tài sản trả trước hiện tại với giá 27.000 đô la và tiền mặt tín dụng là 27.000 đô la.
Công ty XYZ sau đó phải thực hiện một mục điều chỉnh để chiếm phần tiền thuê trả trước mà công ty sử dụng hết mỗi tháng. Nó thực hiện điều này bằng cách chuyển chi phí trả trước sang báo cáo thu nhập trong khoảng thời gian công ty sử dụng hết tiền thuê nhà. Vì vậy, tại một số thời điểm trong mỗi tháng của hợp đồng thuê 12 tháng, nó sẽ ghi nhận (ghi nợ) chi phí thuê 2.250 đô la và rút (tín dụng) tài sản trả trước bằng chính số tiền này. Điều này cuối cùng tính chi phí trả trước.
Tóm lại, khi giao dịch với trả trước tiền thuê, hãy lưu trữ tiền thuê trả trước như một tài sản trên bảng cân đối kế toán cho đến tháng mà tiền thuê được tiêu thụ. Sau đó, bạn sẽ tính phí nó. Nếu bạn quên chuyển khoản trả trước vào tài khoản chi phí thuê trong tháng mà tiền thuê liên quan, báo cáo tài chính của bạn sẽ báo cáo quá mức tài sản và báo cáo dưới mức chi phí. Điều cần thiết là phải theo dõi phần tiền thuê trả trước của tài khoản tài sản hiện tại và cập nhật danh sách trước khi đóng sách vào cuối mỗi tháng.
