Một khoản phí trả chậm là một chi phí đã được thanh toán trong hiện tại, nhưng nó sẽ được trải dài trong một thời gian dài và được tính vào một ngày trong tương lai. Phí trả chậm có thể bao gồm phí chuyên nghiệp và chi phí khấu hao (mất giá trị) của tài sản vô hình, chẳng hạn như bản quyền và nghiên cứu và phát triển. Mặt khác, chi phí trả trước là chi phí mà doanh nghiệp trả trước trước khi chi phí thực sự phát sinh. Chi phí trả trước có thể bao gồm các khoản như tiền thuê nhà, tiền lãi, vật tư và phí bảo hiểm. Các khoản phí trả chậm và chi phí trả trước là khác nhau theo nhiều cách khác nhau và những khác biệt này phải luôn được xem xét khi hạch toán chúng.
Sự khác biệt giữa khung thời gian
Chi phí trả trước liên quan đến khung thời gian cụ thể, nghĩa là các giao dịch trả trước phải diễn ra trong vòng một năm. Ví dụ: giao dịch chi phí cho tiền thuê trả trước kéo dài trong khoảng thời gian 12 tháng. Mặt khác, các khoản phí trả chậm có khung thời gian giao dịch dài hơn vượt quá một năm mà chúng được trải qua các khoản phí dần dần. Ví dụ, lãi suất cho khoản vay dài hạn được trải đều trong thời gian trả nợ của các khoản vay có thể được trải đều trong khoảng thời gian 10 năm.
Sự khác biệt xảy ra
Chi phí trả trước xảy ra trên cơ sở thường quy định trước, do đó doanh nghiệp yêu cầu phải tiêu thụ các khoản mục chi phí này liên tục để tạo thuận lợi cho các chức năng và hoạt động khác nhau. Ví dụ, tiền thuê nhà và phí bảo hiểm xảy ra thường xuyên và các khoản mục chi phí này là vô cùng cần thiết trong việc tạo điều kiện cho các hoạt động của doanh nghiệp. Mặt khác, phí trả chậm không xảy ra thường xuyên vì chúng được liên kết với các kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp được trải đều trong một thời gian dài. Ví dụ, phí chuyên nghiệp được phát sinh trong những dịp hiếm hoi.
Chênh lệch kế toán của chi phí trả trước
Chi phí trả trước được đăng dưới dạng tài sản trong sổ sách của các tài khoản và sau đó được sử dụng trong các khoảng thời gian bằng nhau cho đến khi chúng cạn kiệt. Trong các mục kế toán dồn tích, một khoản chi phí trả trước được đăng dưới dạng một khoản tín dụng trong tài khoản chi phí trả trước và được phân loại là một tài sản hiện tại. Các mục tín dụng được đăng vào tài khoản phải trả. Các đợt thanh toán cho các khoản phí hàng tháng cho chi phí trả trước sau đó được đăng dưới dạng các khoản ghi nợ trong tài khoản tiền mặt và dưới dạng các khoản tín dụng trong tài khoản nhà cung cấp cụ thể.
Chênh lệch kế toán của phí trả chậm
Phí trả chậm được trải đều qua nhiều kỳ kế toán. Trong kế toán, chi phí trả chậm không được đăng mỗi tháng, mà thay vào đó, được đăng dưới dạng số liệu tích lũy trong một khoảng thời gian nhất định sau khi chi phí đã phát sinh. Không giống như các chi phí trả trước được đăng và tính vào tài khoản hàng tháng, các khoản phí trả chậm được trả theo số liệu gộp. Đối với việc đăng bài, số tiền phí trả chậm được đăng dưới dạng mục tín dụng trong tài khoản phí trả chậm và được phân loại là tài sản hiện tại. Mục tín dụng cho giao dịch được đăng vào tài khoản phải trả. Các đợt thanh toán cho các khoản phí tích lũy trong vài tháng cho các khoản phí trả chậm sau đó được đăng dưới dạng các khoản ghi nợ trong tài khoản tiền mặt và dưới dạng các khoản tín dụng trong tài khoản nhà cung cấp cụ thể.
