Ngân sách vốn là tài liệu kiểm soát chính khi nói đến kế hoạch tài chính cho các khoản đầu tư dài hạn như mua thiết bị chính, mua đất, cải tạo hoặc các tòa nhà mới. Ngân sách vốn xác định số tiền sẽ được chi cho toàn bộ dự án, theo dõi từng mục hàng riêng biệt. Nó giải thích cách doanh nghiệp sẽ trả tiền cho dự án vốn và xác định thời gian và phương thức hoàn vốn.
Xác định phạm vi sản phẩm
Ngân sách vốn cho phép các nhà hoạch định dự án xác định phạm vi tài chính của một dự án. Bởi vì ngân sách vốn bắt đầu từ lâu trước khi dự án bắt đầu, nó cho biết doanh nghiệp dự định chi bao nhiêu tiền cho từng khía cạnh riêng lẻ của dự án. Ví dụ, với việc cải tạo, nó xác định số tiền họ sẵn sàng chi cho việc cải thiện khả năng tiếp cận người khuyết tật hoặc lắp đặt các thiết bị sưởi hiệu quả năng lượng. Ngân sách vốn cũng xác định phạm vi theo thời gian dự án sẽ thực hiện vì nó cũng có ngân sách cho lao động và thời gian chết tiềm năng.
Xác định nguồn tài trợ
Trong khi ngân sách vốn tiết lộ chi tiết về chi phí dự án, nó cũng chi tiết về nguồn tiền đến từ đâu để trả cho dự án. Những nguồn này có thể bao gồm tài khoản đầu tư vốn, tiền mặt, vay ngân hàng, tài trợ của chính phủ hoặc phi lợi nhuận hoặc chào bán cổ phiếu. Thông thường, một dự án sẽ yêu cầu kết hợp các kênh tài trợ đó. Quy trình lập ngân sách vốn xác định sẽ cần bao nhiêu tiền từ mỗi nguồn và chi phí liên quan đến việc sử dụng phương thức tài trợ đó.
Xác định phương thức hoàn vốn
Một yếu tố quan trọng của ngân sách vốn là xác định thời gian hoàn vốn của dự án. Hầu hết các doanh nghiệp mong đợi một tòa nhà mới, thiết bị mới hoặc cải tạo để cuối cùng tự trả tiền. Một số dự án sẽ tự trả tiền nhanh hơn những dự án khác. Vì có một số cách tính phương thức hoàn vốn, một số cách liên quan đến giá trị hiện tại của tiền và lạm phát, ngân sách vốn sẽ phải xác định phương thức nào công ty dự định sử dụng. Nó cũng sẽ bao gồm một ước tính về việc mất bao lâu để doanh nghiệp nhận ra lợi tức đầu tư vốn của họ.
Kiểm soát chi phí dự án
Ngân sách vốn đóng vai trò là tài liệu kiểm soát trong suốt vòng đời của dự án. Khi dự án tiến triển, các nhà quản lý dự án theo dõi chi phí và cố gắng đảm bảo rằng dự án nằm trong ngân sách. Khi có sự dư thừa hoặc thiếu hụt đáng kể, các nhà quản lý dự án phải đưa ra lời giải thích cho các phương sai và doanh nghiệp phải đảm bảo có tiền để hoàn thành dự án. Về cơ bản, ngân sách vốn cho một dự án cụ thể được duy trì cho đến khi hoàn thành giai đoạn hoàn vốn.
Dự án đang diễn ra
Ngân sách vốn cũng được sử dụng để mua vốn liên tục. Chúng bao gồm sửa chữa lớn, nâng cấp máy tính lăn và bảo trì phòng ngừa. Bởi vì một số loại chi phí này xảy ra trên cơ sở khẩn cấp, ngân sách vốn cho phép doanh nghiệp được chuẩn bị trong một cuộc khủng hoảng và không phải chịu thêm nợ. Loại ngân sách vốn này tạo ra một quỹ để dành tiền cho các chi phí vốn cần thiết, cho dù chúng có thể được dự đoán trước hay không.
