Nhiều công ty sử dụng hệ thống hàng tồn kho trong hoạt động sản xuất hoặc bán lẻ của họ để quản lý mức tồn kho. Hàng tồn kho có thể là một trong những tài sản và hệ thống có giá trị nhất của công ty để quản lý nó cung cấp nền tảng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Mỗi hệ thống kiểm kê nằm trong một phạm vi cụ thể và có những hạn chế nhất định mà ban quản lý phải hiểu để chọn hệ thống tốt nhất cho công ty.
Hệ thống hàng tồn kho
Hệ thống hàng tồn kho cung cấp một cơ sở để ghi lại doanh số, mua hàng. và số lượng cho mỗi mục vào cuối kỳ kế toán. Hai hệ thống kiểm kê chính là hệ thống định kỳ và hệ thống vĩnh viễn. Hệ thống định kỳ chỉ ghi lại hàng tồn kho vào cuối mỗi kỳ, khiến số dư không thay đổi trong suốt thời gian. Vì việc đếm hàng tồn kho mất thời gian, các doanh nghiệp nhỏ hơn có nhiều khả năng sử dụng hệ thống định kỳ. Ngược lại, hệ thống vĩnh viễn điều chỉnh số dư hàng tồn kho mỗi lần giao dịch, chẳng hạn như mua hàng tồn kho hoặc bán, và nó cung cấp thông tin theo thời gian thực.
Phạm vi của hệ thống hàng tồn kho
Phạm vi của một hệ thống hàng tồn kho có thể đáp ứng nhiều nhu cầu, bao gồm định giá hàng tồn kho, đo lường sự thay đổi của hàng tồn kho và lập kế hoạch cho mức tồn kho trong tương lai. Giá trị của hàng tồn kho vào cuối mỗi kỳ cung cấp một cơ sở cho báo cáo tài chính trên bảng cân đối kế toán. Đo lường sự thay đổi trong hàng tồn kho cho phép công ty xác định chi phí hàng tồn kho được bán trong kỳ. Điều này cho phép công ty lập kế hoạch cho nhu cầu hàng tồn kho trong tương lai.
Hạn chế của hệ thống định kỳ
Những hạn chế của hệ thống định kỳ bao gồm không biết số lượng hàng tồn kho chính xác vào giữa kỳ và có nguy cơ tồn kho. Với hệ thống định kỳ, công ty chỉ biết mức độ tồn kho một cách chắc chắn khi công ty đếm thực tế hàng tồn kho vào cuối mỗi kỳ. Trong suốt thời gian, công ty nhận đơn đặt hàng của khách hàng mà không biết chính xác số lượng hàng tồn kho hoặc liệu có đủ sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng hay không.
Hạn chế của hệ thống vĩnh viễn
Những hạn chế của hệ thống kiểm kê vĩnh viễn bao gồm cảm giác sai lệch về độ tin cậy và sự phụ thuộc vào sự xâm nhập của con người. Mặc dù hệ thống vĩnh viễn cập nhật mỗi khi giao dịch xâm nhập vào hệ thống, nó có thể thiếu thông tin liên quan đến các đơn vị bị đánh cắp, bị hư hỏng hoặc bị loại bỏ. Công ty vẫn không biết về hành vi trộm cắp hoặc chất thải, được gọi là co ngót, cho đến khi nó thực hiện một số lượng vật lý ít nhất một lần mỗi năm. Hạn chế khác là một nhân viên có thể nhập dữ liệu không chính xác, đưa ra thông tin không chính xác có thể ảnh hưởng đến việc ra quyết định.
