Niềm tin rất quan trọng trong kinh doanh, nhưng chủ doanh nghiệp thông minh thường sống theo câu tục ngữ cũ của Nga, "Tin tưởng, nhưng xác minh". Nếu sinh kế của bạn phụ thuộc vào một tài liệu cụ thể mà bạn đang gửi trong thư, bạn sẽ dễ thở hơn nếu bạn biết chắc chắn khi phong bì đến đích? Bưu điện Hoa Kỳ cung cấp một dịch vụ như vậy. Với tính năng theo dõi thư được chứng nhận, bạn có thể theo dõi thư hoặc gói trực tuyến của mình để xem những gì nó dừng lại và khi nào nó nằm trong tay của đúng người.
Thư được chứng nhận là gì?
USPS cung cấp một dịch vụ đặc biệt để theo dõi các thư và gói được gọi là Thư được chứng nhận. Nó đi theo thư của bạn đến đích cuối cùng và cung cấp bằng chứng giao hàng vào tay phải. Sử dụng mã đặc biệt và công nghệ theo dõi điện tử, USPS sẽ thông báo cho bạn chính xác thời điểm gửi thư của bạn hoặc khi nào việc gửi đã được thử nhưng không thành công. Bạn cũng có thể chọn các dịch vụ bổ sung như Biên nhận hoàn trả yêu cầu người nhận ký nhận thư và sẽ cung cấp cho bạn bản sao biên nhận đã ký.
Tại sao nên sử dụng thư được chứng nhận?
Đối với hầu hết các trường hợp thư kinh doanh trung bình, thư được chứng nhận là một chi phí không cần thiết. Bưu điện sẽ gửi thư thường xuyên của bạn như đã hứa, hầu như mọi lúc. Tuy nhiên, khi một số trường hợp nhất định phát sinh, điều quan trọng là bạn có được sự bảo vệ bổ sung mà Certified Mail cung cấp.
- Xử lý tranh chấp về hóa đơn.
- Viết về bất kỳ vấn đề pháp lý.
- Vận chuyển hàng hóa đắt tiền.
- Giao sản phẩm cho P.O. hộp.
Tận dụng lợi thế của theo dõi thư được chứng nhận
Nếu bạn muốn gửi một cái gì đó qua Certified Mail, bạn có hai lựa chọn. Tất cả các gói và thư có thể đi trực tiếp từ bất kỳ văn phòng USPS nào. Ngoài ra, có các tùy chọn để gửi thư xác nhận trực tuyến, sử dụng một trong nhiều dịch vụ khác nhau.
Nếu bạn muốn đi theo con đường truyền thống, hãy đến bưu điện địa phương của bạn và nhận Mẫu thư được chứng nhận 3800, bao gồm nhãn dán có mã vạch và số theo dõi. Mẫu này cho phép bạn theo dõi thư của bạn thông qua bưu điện. Điền đầy đủ vào mẫu, bao gồm tên và địa chỉ của người nhận. Tháo mặt sau khỏi nhãn dán và đặt nó lên trên cùng của gói hoặc phong bì. Mang thư đến bưu điện, trả lệ phí phù hợp và bàn giao thư của bạn.
Nếu bạn chỉ gửi thư, bạn có tùy chọn gửi thư kỹ thuật số. Tìm kiếm nhanh trên Google sẽ hiển thị cho bạn rất nhiều Đăng ký cho một trong nhiều doanh nghiệp trực tuyến cung cấp dịch vụ chuyển phát Thư được Chứng nhận. Viết thư của bạn trên máy tính của bạn, in nó ra và ký tên. Quét thư của bạn và tải nó lên trang web dịch vụ thư của bạn. Dịch vụ sẽ gửi một bản in cho người nhận của bạn.
Sử dụng theo dõi thư được chứng nhận
Cho dù bạn đã gửi Thư được chứng nhận như thế nào, bạn sẽ luôn có một biên nhận có chứa số theo dõi dài.Mỗi số theo dõi là duy nhất và sẽ chỉ được sử dụng một lần.
Khi bạn muốn tìm hiểu thư hoặc gói của bạn ở đâu, bạn có nhiều lựa chọn. Bạn có thể sử dụng trang web USPS hoặc một trong danh sách dài các dịch vụ thư khác, tất cả đều cho phép bạn theo dõi các mục Thư được Chứng nhận của mình. Truy cập trang web bạn chọn và điều hướng đến trang theo dõi Thư được chứng nhận. Nhập số theo dõi chính xác vào hộp được chỉ định, đảm bảo lấy được tất cả các chữ số. Cắt và dán là một cách tốt hơn để sao chép số hơn là cố gắng gõ nó ra.
Khi bạn đã nhập đúng số theo dõi, nhấp vào nút để theo dõi. Bạn sẽ thấy một danh sách chi tiết của tất cả các điểm đến mà thư hoặc gói của bạn đã truy cập. Có khả năng việc gửi thư sẽ dừng lại ở nhiều bưu điện trước khi đến đích cuối cùng và có thể thực hiện một số chuyến đi phụ có vẻ phi logic, nhưng bạn sẽ có thể theo dõi nơi nó đi. Khi thư hoặc gói của bạn đã đến đích, bạn sẽ có thể nhìn thấy nó trên trang web.
Nếu bạn cần thêm một chút an tâm, hãy đăng ký Giao hàng có hiểu biết trên trang web USPS. Với dịch vụ miễn phí này, bạn sẽ nhận được email hoặc tin nhắn văn bản mỗi khi gói hàng của bạn di chuyển và tin nhắn cuối cùng để xác minh rằng nó đã đến đích.
