Kiểm toán chất lượng là một phần quan trọng trong việc giúp các doanh nghiệp nhỏ phát triển và thịnh vượng vì họ cung cấp một cách để đánh giá hiệu quả và chiến lược quản lý chi phí của doanh nghiệp. Cho dù kiểm toán tập trung vào các sản phẩm hoặc quy trình, kết quả giúp người quản lý xác định chiến lược hoạt động tốt như thế nào, xác định nguyên nhân cơ bản của vấn đề và, nếu cần, có hành động khắc phục. Biết cách tiến hành kiểm toán chất lượng nội bộ là một bước quan trọng để đảm bảo sự thành công cho doanh nghiệp của bạn.
Đánh giá sơ bộ
Các bước bạn thực hiện trước khi tiến hành đánh giá chất lượng tại chỗ có thể xác định hiệu quả của cuộc kiểm toán. Quá trình bắt đầu bằng cách lập một kế hoạch kiểm toán chi tiết có chức năng như một lộ trình để tiến hành đánh giá tại chỗ. Chỉ định thời gian, phạm vi của vị trí kiểm toán và kiểm toán. Thu thập và xem xét tài liệu bằng văn bản, bao gồm chính sách quản lý chất lượng cho sản phẩm hoặc quy trình, quy trình vận hành và hướng dẫn sử dụng tiêu chuẩn. Quyết định và phát triển một danh sách sơ bộ các cuộc phỏng vấn cá nhân để tiến hành trong quá trình đánh giá tại chỗ. Hãy nhớ rằng một danh sách sơ bộ, thường bao gồm người quản lý bộ phận hoặc người giám sát và nhân viên chủ chốt, có thể mở rộng trong giai đoạn kiểm toán hoạt động.
Lắp ráp tài liệu kiểm toán
Mỗi thành viên nhóm kiểm toán nên có một danh sách kiểm tra cũng như biểu mẫu hoặc máy ghi âm để ghi thông tin trong các cuộc phỏng vấn cá nhân. Mỗi thành viên cũng nên có các tài liệu tham khảo như bản sao quy trình vận hành tiêu chuẩn. Một danh sách kiểm tra là rất quan trọng để ghi lại thông tin và quan sát, cũng như để đảm bảo bạn không quên bất cứ điều gì. Mặc dù các mục trong danh sách kiểm tra cụ thể sẽ khác nhau tùy thuộc vào bộ phận, sản phẩm hoặc quy trình được kiểm toán, danh sách kiểm tra thường bao gồm các phần, các mục đánh giá trong mỗi phần, hệ thống xếp hạng và không gian để nhận xét. Các phần phổ biến bao gồm tổ chức bộ phận, môi trường làm việc vật lý, các thành phần hệ thống chất lượng như SOP và kiểm tra hiệu suất.
Thực hiện kiểm toán tại chỗ
Đánh giá tại chỗ tập trung vào việc thu thập thông tin mà bạn sẽ cần để xác định xem bộ phận đang nghi vấn có tuân thủ các tiêu chuẩn kiểm soát chất lượng và tuân theo các quy trình kiểm soát chất lượng đã thiết lập hay không. Giai đoạn này bao gồm các bước hành động, bao gồm quan sát, thử nghiệm và thực hiện các cuộc phỏng vấn cá nhân. Thông thường, nhóm kiểm toán hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định, chẳng hạn như kiểm tra hiệu suất hoặc chất lượng và phỏng vấn cá nhân, đằng sau hậu trường. Điều này giúp nhóm tránh làm gián đoạn hoạt động hàng ngày càng nhiều càng tốt. Điều quan trọng là phải hiểu rằng cũng giống như với các cuộc phỏng vấn cá nhân, cả kế hoạch kiểm toán và danh sách kiểm tra có thể mở rộng về phạm vi và độ sâu của đánh giá, tùy thuộc vào những gì bạn khám phá trong giai đoạn kiểm toán hoạt động.
Kết thúc và hoạt động tiếp theo
Công việc của Real real bắt đầu khi giai đoạn kiểm toán hoạt động hoàn tất. Giai đoạn cuối cùng của kiểm toán chất lượng bắt đầu bằng một cuộc họp để xem xét, giải quyết và xác định các bước cần thiết để khắc phục các vấn đề chất lượng và các khu vực có vấn đề. Tạo một báo cáo quản lý chi tiết thông tin này. Sau khi chủ sở hữu và người quản lý xem xét kết quả kiểm toán, nên tổ chức cuộc họp chiến lược tập trung vào phân tích và quyết định cách thức - và đôi khi - kết hợp các giải pháp cải tiến chất lượng do nhóm kiểm toán trình bày.
