Nếu bạn mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ một nhà cung cấp, bạn có thể có quyền lợi trong các giao dịch hàng tháng của mình với các doanh nghiệp đó. Điều tương tự cũng xảy ra với bất kỳ khách hàng nào mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ bạn với tư cách là chủ doanh nghiệp. Để cung cấp một kế toán chi tiết về các hoạt động hàng tháng của khách hàng hoặc khách hàng, nhiều doanh nghiệp cung cấp một bản sao kê tài khoản. Mặc dù một số doanh nghiệp vẫn gửi thư cho họ, nhưng họ cũng có thể được cung cấp qua email hoặc cổng thông tin web. Tài liệu phục vụ như một phép lịch sự, giúp khách hàng của bạn cân bằng các cuốn sách của riêng họ.
Lời khuyên
-
Bảng sao kê tài khoản là một tài liệu cho khách hàng thấy kế toán của mọi giao dịch trong một chu kỳ thanh toán cụ thể.
Sao kê tài khoản là gì?
Một bảng sao kê tài khoản cung cấp danh sách các giao dịch khách hàng trong một khung thời gian được chỉ định. Tương tự như bảng sao kê ngân hàng bạn nhận được cho các giao dịch tài chính của riêng bạn, bảng sao kê tài khoản kinh doanh nêu chi tiết về ngày bắt đầu và ngày kết thúc, số dư bắt đầu, số dư cuối kỳ và tất cả các khoản ghi nợ và tín dụng xảy ra ở giữa hai ngày đó.
Thông thường, các doanh nghiệp chỉ gửi bản sao kê tài khoản cho khách hàng có tài khoản và đã ký các thỏa thuận phù hợp. Tùy thuộc vào sở thích cá nhân của bạn, bạn có thể quyết định chỉ gửi sao kê tài khoản cho những người có hoạt động trong một tháng nhất định. Điều này đặc biệt có lợi nếu bạn có một số khách hàng không mua hàng từ bạn mỗi tháng. Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm thêm chi phí gửi báo cáo với số dư bằng không.
Định dạng sao kê tài khoản
Nếu bạn không bao giờ lập một bảng sao kê tài khoản, bạn có thể không biết cách định dạng nó. Tin vui là có rất nhiều mẫu có sẵn để giúp bạn, bao gồm một số trong Microsoft Word. Đơn giản chỉ cần có dòng chữ Tuyên bố của tài khoản, ở trên cùng và bao gồm tên và địa chỉ của khách hàng theo tên của bạn đến tên và tên và địa chỉ của bạn dưới tên từ. Từ bạn sẽ chi tiết mọi giao dịch diễn ra trong tháng, bao gồm tất cả các giao dịch mua và tín dụng và giữ số dư hoạt động trong cột ngoài cùng bên phải khi bạn đi. Ở phía dưới, cần có tổng số tiền được liệt kê cũng như hướng dẫn về cách thanh toán.
Nếu khách hàng của bạn được tự động lập hóa đơn, hãy chắc chắn để làm rõ điều này trên bảng sao kê. Đây là một tuyên bố chỉ thông tin. Khách hàng của bạn có thể đang giao dịch với một đống hóa đơn và báo cáo và không có thời gian để sắp xếp hồ sơ của chính họ để xác định xem họ có trả tiền hay không. Nếu bạn phải đính kèm hóa đơn ở phía dưới để tránh in các báo cáo riêng cho những người tự động thanh toán, hãy chắc chắn rằng bạn lưu ý rằng hóa đơn đó sẽ được ghi nợ để tránh thanh toán trùng lặp.
Báo cáo ngân hàng và mục đích của nó là gì?
Khi doanh nghiệp phát hành sao kê tài khoản, họ thường làm như vậy để thuận tiện cho khách hàng mặc dù chi phí phải trả thêm, đặc biệt nếu bạn gửi nó qua thư bưu chính. Hiệu quả chi phí của loại lịch sự này có thể gây nghi ngờ trừ khi bạn có thể buộc nó trực tiếp trở lại để tăng khách hàng thanh toán hóa đơn đúng hạn. Nếu họ liên tục nhận được thông báo về các giao dịch của họ cùng với một hóa đơn giúp thanh toán dễ dàng, họ thực sự có thể chuyển khoản thanh toán thay vì chuyển sang một bên cho đến khi họ có thể kiểm tra những gì họ đã mua trong tháng trước.
Về phía khách hàng, mục đích của một bản sao kê tài khoản là làm cho việc ghi sổ dễ dàng. Khách hàng của bạn có thể có một luồng hóa đơn đến mỗi tháng, điều đó có nghĩa là của bạn là một trong số rất nhiều. Thông tin bạn cung cấp có thể dễ dàng so sánh với sách của chính họ. Khi năm tiến triển, họ có thể xem dữ liệu lịch sử liên quan đến doanh nghiệp họ làm với bạn và sử dụng thông tin để đặt dự đoán ngân sách trong tương lai.
Báo cáo tài khoản ví dụ
Ví dụ tốt nhất về sao kê tài khoản là bảng sao kê ngân hàng bạn nhận được mỗi tháng. Bạn sẽ nhận được điều này cho tất cả các tài khoản của bạn, bao gồm cả tài khoản ngân hàng cá nhân, bất kỳ tài khoản đầu tư nào bạn sở hữu, thẻ tín dụng và tài khoản tài chính doanh nghiệp của riêng bạn. Nó thường có ngày bắt đầu kết thúc, số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ và nhật ký của tất cả các giao dịch xảy ra trong khung thời gian đó.
Như với bảng sao kê tài khoản doanh nghiệp của bạn, một bảng sao kê ngân hàng có thể được gửi qua thư bưu chính ở dạng giấy hoặc được xem trực tuyến. Nếu nó có liên quan đến thẻ tín dụng của bạn, bạn có thể sẽ thấy một hóa đơn ở cuối bảng sao kê tài khoản bao gồm số tiền bạn phải trả và ngày đáo hạn. Không giống như sao kê tài khoản, bảng sao kê ngân hàng của bạn có thể đến ngay cả khi bạn không có giao dịch nào trong tháng.
Mục tiêu của sao kê ngân hàng
Mục tiêu của một báo cáo ngân hàng là minh bạch. Khách hàng muốn xem tất cả các giao dịch được đăng nhập trên tài khoản của họ trong suốt cả năm. Trước khi giao dịch ngân hàng trực tuyến, khách hàng đã theo dõi các giao dịch của họ trong sổ đăng ký séc và đối chiếu số tiền khi báo cáo hàng tháng đó được gửi qua thư. Nếu họ quên đăng nhập một giao dịch, họ sẽ thấy nó trên bảng sao kê và có thể nhanh chóng sửa lỗi. Tương tự, các doanh nghiệp cũng theo dõi các giao dịch tài chính của họ trong sổ cái trên giấy và kiểm tra lại số tiền với báo cáo hàng tháng.
Công nghệ đã thay đổi tất cả. Bây giờ các doanh nghiệp và cá nhân có thể đăng nhập suốt ngày đêm và xem thông tin mới nhất về các giao dịch. Ở đó, bạn không cần phải kiểm đếm, nhưng nếu họ thực sự muốn cập nhật, họ có thể thiết lập tài khoản của mình để thông báo cho họ mỗi khi có giao dịch mới xảy ra. Đối với các doanh nghiệp, phần mềm kế toán và kế toán giúp bạn dễ dàng duy trì một cái nhìn tổng quan liên tục về tất cả các chi phí kinh doanh.
Sự khác biệt giữa lập hóa đơn và thanh toán là gì?
Vì báo cáo tài khoản có thể bao gồm một hóa đơn ở phía dưới, nên có thể dễ dàng nhầm lẫn với hóa đơn hoặc hóa đơn. Ví dụ, bạn có thể nhận thấy rằng hóa đơn cáp hàng tháng của mình có thông tin về các khoản phí khác nhau, đồng thời bao gồm phiếu giảm giá ở phía dưới để bạn chuyển tiền thanh toán nếu bạn không thanh toán điện tử. Đây là một hóa đơn chứ không phải là một bản sao kê tài khoản vì nó không ghi chi tiết mọi giao dịch xuất hiện trong tài khoản của bạn trong thời gian sao kê.
Tuy nhiên, sự khác biệt giữa hóa đơn và hóa đơn có thể còn tinh tế hơn. Các thuật ngữ thường được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng sự khác biệt nằm ở cách người nhận đề cập đến chúng.Một doanh nghiệp thường yêu cầu một hóa đơn, đó là một tài liệu chứng minh người này mắc nợ người khác. Thật hiếm khi bạn thấy một người gọi hóa đơn cáp của mình là hóa đơn và khi đến thư, nó thường được dán nhãn là hóa đơn, trong khi đó, hóa đơn thường xuất hiện với tiêu đề đọc hóa đơn.
Một điểm khác biệt giữa hai loại này là hóa đơn có thể được xem là một hình thức tín dụng. Khách hàng có một khoảng thời gian nhất định để thanh toán sau khi yêu cầu sản phẩm hoặc dịch vụ được thực hiện. Một dự luật, mặt khác, là do thời hạn rất nghiêm ngặt. Nếu bạn nhận được hóa đơn sau bữa tối tại nhà hàng, thời hạn đó là ngay lập tức. Tuy nhiên, hóa đơn nước của bạn về mặt kỹ thuật có thể được gọi là hóa đơn vì bạn có thể có tới vài tuần để thanh toán, điều đó có nghĩa là công ty tiện ích đang gia hạn tín dụng của bạn như một khách hàng định kỳ. Đây là nơi mà sự khác biệt giữa hai có thể là âm u.
Bao lâu là một chu kỳ sao kê hàng tháng?
Báo cáo tài khoản tuân theo chu kỳ thanh toán, tùy thuộc vào sở thích của doanh nghiệp phát hành chúng. Một chu kỳ thanh toán được định nghĩa là khoảng thời gian từ một ngày sao kê đến ngày tiếp theo. Có một sự khởi đầu và kết thúc rõ ràng cho mỗi chu kỳ thanh toán, với chu kỳ mới sẽ bắt đầu ngay khi chu kỳ trước hoàn thành. Nếu các báo cáo được gửi cho khách hàng, họ thường thắng trong tay vào ngày chu kỳ kết thúc, nhưng ngày bắt đầu và ngày kết thúc chu kỳ thường được in trên đó.
Chu kỳ kế toán có xu hướng tuân theo các tiêu chuẩn ngành, vì vậy nó có thể giúp tìm kiếm xung quanh. Chu kỳ thanh toán của bạn có thể dao động từ 20 đến 45 ngày, nhưng có thể dễ dàng hơn để đặt bảng sao kê chu kỳ tài khoản của bạn trong phạm vi 30 ngày. Bạn cũng có thể chọn thực hiện theo chu kỳ thanh toán hàng tháng để gửi sao kê tài khoản của mình, điều đó có nghĩa là họ sẽ bắt đầu vào ngày đầu tiên của tháng hoặc ngày cuối cùng của tháng.
Xử lý các khoản thanh toán trễ
Thật không may, đôi khi sẽ có ít nhất một khách hàng chậm thanh toán. Bạn có thể gửi thông báo trễ hoặc thậm chí nhấc điện thoại và gọi, nhưng thường trong trường hợp đó, một bản sao kê tài khoản có thể được sử dụng. Khách hàng của bạn có thể muốn xem chính xác các khoản phí là gì. Bạn cũng có thể thấy bạn được chuyển đến một bộ phận khác, nơi những chuyên gia đó muốn có một bản tóm tắt về các vật phẩm mà thiên đường đã được trả tiền.
Nếu tài khoản vẫn không được thanh toán trong một khoảng thời gian dài, thì việc chuyển hóa đơn sang bộ sưu tập sẽ trở nên cần thiết. Một bản sao kê tài khoản có thể được sử dụng để chi tiết chính xác những gì còn nợ khi nó chuyển sang dịch vụ của bên thứ ba sẽ cố gắng thu thập. Bạn cũng cần phải giải quyết lãi suất cho các khoản thanh toán quá hạn, như được nêu trong hóa đơn của bạn hoặc hợp đồng ban đầu bạn đã ký với khách hàng. Nếu bạn phải đưa ai đó ra tòa, một tuyên bố chi tiết về tất cả các giao dịch sẽ rất cần thiết.
Báo cáo tài khoản điện tử
Khách hàng đang ngày càng phụ thuộc vào truyền thông điện tử cho tất cả mọi thứ, bao gồm cả hóa đơn và báo cáo ngân hàng. Bạn có thể gửi email bản sao kê tài khoản của mình cho mọi khách hàng vào ngày được chỉ định và rất có thể họ sẽ hài lòng với điều đó. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp đã thấy hiệu quả hơn khi thiết lập một cổng thông tin trực tuyến. Tất cả khách hàng thường xuyên sẽ có cơ hội thiết lập tên người dùng và mật khẩu. Họ có thể đăng nhập thường xuyên khi họ muốn truy cập thông tin tài khoản cập nhật, yêu cầu sản phẩm hoặc dịch vụ, nhận trợ giúp về một vấn đề và hơn thế nữa.
Khía cạnh tiêu cực lớn nhất đối với cách tiếp cận cổng thông tin là nó đòi hỏi nỗ lực thêm vào phần cuối của khách hàng để thiết lập hồ sơ và nhớ đăng nhập. Nếu bạn sắp xếp mọi thứ theo cách này, có thể giúp đảm bảo khách hàng sẽ được cảnh báo mỗi khi có một mặt hàng mới đã được đăng. Nếu điều này không thể thực hiện được, một cách tiếp cận điện tử dựa trên email để sao kê tài khoản có thể hoạt động tốt hơn.
Báo cáo bảo mật tài khoản
Các ngân hàng nhận ra rằng hành vi trộm cắp danh tính là mối quan tâm thực sự đối với các thành viên của họ và họ thực hiện các biện pháp để giữ thông tin an toàn nhất có thể. Đối với các doanh nghiệp, phép lịch sự tương tự này nên được áp dụng cho bất kỳ sao kê tài khoản nào bạn gửi cho khách hàng của mình. Hãy xem xét tâm trí của một tên tội phạm và đảm bảo rằng nếu hóa đơn cuối cùng rơi vào tay kẻ xấu, thông tin bao gồm không đủ để thực hiện hành vi trộm cắp danh tính.
Điều này cũng áp dụng cho bất kỳ báo cáo điện tử bạn phát hành. Nếu bạn gửi email cho khách hàng để cho họ biết tuyên bố của họ hiện có sẵn, hãy tưởng tượng một bên thứ ba có quyền truy cập vào email đó. Có đủ thông tin cho một trường hợp gian lận danh tính? Nếu bạn phải gửi lại mật khẩu của khách hàng, hãy gửi mật khẩu dưới dạng email. Thay vào đó, hãy gửi cho họ một liên kết mà họ có thể sử dụng để thiết lập mật khẩu mới và xem xét yêu cầu xác định thông tin cho bất kỳ ai cần thiết lập lại. Bạn có thể yêu cầu họ biết tên chủ tài khoản Tên, địa chỉ đường phố, tên thời con gái mẹ hoặc một số loại xác minh khác.
