Không phải mọi nhân viên sống theo mong đợi. Khi điều này xảy ra, bạn phải viết một lá thư kỷ luật hoặc chính thức chấm dứt người đó bằng văn bản. Một số nhân viên có thể không đạt được kỳ vọng của bạn đến nỗi bạn trở nên tức giận, nhưng bạn vẫn phải viết một lá thư kỷ luật với giọng điệu chuyên nghiệp vì bức thư là một hồ sơ công ty và cách bạn phản ánh công ty. Đừng kết hợp sự thiếu chuyên nghiệp của nhân viên bằng cách hành động một cách thiếu chuyên nghiệp.
Nhập ngày. Bỏ qua một dòng và nhập tên của nhân viên và địa chỉ nhà của cô ấy trên các dòng riêng biệt. Bỏ qua một dòng bổ sung và gõ "Kính gửi ông / bà. (Họ)" theo sau là dấu hai chấm. Ngay cả khi bạn ở trên cơ sở tên đầu tiên với nhân viên, bạn phải nỗ lực thêm để trở nên chuyên nghiệp trong tình huống nhân viên yêu cầu kỷ luật. Sử dụng tên cuối cùng cũng giúp bạn tạo khoảng cách, rất hữu ích khi tin tức tiêu cực.
Bắt đầu bức thư bằng cách giải thích cho nhân viên rằng hiệu suất làm việc của anh ta không như mong đợi, và sau đó nêu chi tiết các vấn đề với hiệu suất của anh ta một cách chuyên nghiệp và không có cảm xúc. Nếu có thể, hãy liệt kê ngày và thời gian của các sự cố lớn như độ trễ hoặc tai nạn. Tham khảo bất kỳ quy tắc cụ thể mà nhân viên đã vi phạm.
Giải thích những gì sẽ xảy ra tiếp theo. Nếu bạn đang kỷ luật nhân viên, hãy giải thích rằng đây là cảnh báo đầu tiên của cô ấy và những vi phạm tiếp theo sẽ có những cảnh báo tiếp theo với hậu quả nghiêm trọng hơn, chẳng hạn như đình chỉ hoặc sa thải. Nếu bạn chấm dứt nhân viên, hãy cung cấp ngày hiệu lực cho việc chấm dứt và bất kỳ thông tin nào khác mà cô ấy sẽ cần, chẳng hạn như khi bạn mong đợi cô ấy rời khỏi văn phòng của mình.
Cung cấp thông tin liên lạc trong trường hợp anh ta có bất kỳ câu hỏi nào và phác thảo một quy trình kháng cáo nếu bạn có. Cảm ơn nhân viên đã hợp tác, và nếu thích hợp, hãy nói với anh ấy rằng bạn chúc anh ấy tốt trong tương lai.
Đóng thư bằng cách gõ "Trân trọng" và bỏ qua ba khoảng trắng dòng. Gõ tên của bạn. In thư trên tiêu đề thư của công ty và ký tên của bạn trên tên đã nhập của bạn.
