Kế hoạch dự án là một tài liệu được sử dụng bởi các nhà quản lý dự án để xác định mục tiêu, chiến lược, hành động, tài nguyên và nhiệm vụ cho một dự án cụ thể. Nó được hoàn thành sau khi quá trình lập kế hoạch đã xác định tầm nhìn và chiến lược cho dự án. Sau khi hoàn thành, các mô tả về các thành phần cụ thể của kế hoạch sẽ cho phép nhóm hoàn thành dự án trong lịch trình trong khi đáp ứng các mục tiêu hiệu suất và chi phí. Khi một định dạng đã được thiết lập để lập kế hoạch dự án, nó có thể được sử dụng làm mẫu cho các tài liệu lập kế hoạch trong tương lai.
Xác định phạm vi của dự án. Cung cấp một mô tả ngắn gọn về dự án và các mục tiêu của nó, bao gồm một tuyên bố ngắn gọn về thời gian và chi phí.
Tạo cấu trúc phân chia công việc. Phần này của kế hoạch chia dự án thành các phần có thể quản lý và cho phép phân công và kiểm soát các mục cụ thể.
Xây dựng tiến độ dự án. Xác định các mốc quan trọng và chi tiết để hoàn thành. Sau đó, dựa trên các hạng mục được lên lịch, tạo ngân sách để ước tính chi phí trong suốt quá trình của dự án cũng như chi phí cho từng giai đoạn cụ thể của dự án.
Thực hiện phân tích rủi ro, bao gồm đánh giá các rủi ro tiềm ẩn và cách nhóm lên kế hoạch để giải quyết từng rủi ro. Hoàn thành phần này của kế hoạch dự án mang lại rủi ro lên hàng đầu và cho phép các thành viên trong nhóm quản lý rủi ro theo cách chủ động hơn.
Xác định kế hoạch thuê ngoài. Nếu gia công phần mềm được lên kế hoạch cho bất kỳ phần nào của dự án, sẽ rất hữu ích khi phát triển một kế hoạch giao diện, kế hoạch ủy quyền công việc và kế hoạch mua sắm. Kế hoạch giao diện chi tiết cách các kết nối bên ngoài sẽ được sử dụng trong dự án, trong khi kế hoạch ủy quyền công việc chi tiết quá trình phê duyệt, phát hành và hoàn thành các nhiệm vụ. Kế hoạch mua sắm đề cập cụ thể đến hàng hóa và dịch vụ và các chi tiết về thời điểm yêu cầu và thực hiện việc sử dụng chúng trong phạm vi của dự án.
Viết một kế hoạch quản lý các bên liên quan để mô tả cách mỗi nhóm hoặc thành viên của nhóm sẽ được quản lý, bao gồm các kế hoạch truyền thông và lập kế hoạch chủ động. Các thành viên nhóm riêng lẻ hoặc các kỹ năng được yêu cầu để đáp ứng kế hoạch của các bên liên quan nên được chi tiết trong một danh sách nhân sự riêng biệt.
Lời khuyên
-
Kế hoạch dự án có thể được mở rộng hoặc tối thiểu hóa dựa trên mức độ hoàn thành công việc. Bất kể quy mô của dự án, tất cả nên có các hạng mục thiết yếu, bao gồm tuyên bố về mục tiêu, lịch trình và chi phí.
