Quá trình 5 Why có thể là một cách tiếp cận hiệu quả để xác định nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề hoặc vấn đề. Mục tiêu của việc hỏi "tại sao" năm lần là làm việc ngược từ kết quả để đi đến nguyên nhân, với mỗi câu hỏi tiết lộ ngày càng cụ thể hơn tại sao sự kiện xảy ra. Thực hiện theo các bước sau để sử dụng phương pháp 5 Why vào lần tiếp theo bạn gặp sự cố.
Thu thập càng nhiều thông tin về vấn đề càng tốt. Kỹ thuật 5 Why hoạt động tốt nhất khi bạn có thông tin về vấn đề như nền, điều kiện và các trường hợp tương tự. Điều này sẽ giúp xác định câu trả lời hợp lý và có khả năng nhất cho mỗi câu hỏi.
Lắp ráp một đội. Để sử dụng phương pháp 5 Why một cách hiệu quả nhất, bạn sẽ cần tập hợp một nhóm người từ các nhóm chức năng khác nhau, với các chuyên môn và kinh nghiệm đa dạng. Một yếu tố quan trọng của phương pháp 5 Why là những người đang đặt câu hỏi và cung cấp câu trả lời có khả năng nhất ở mỗi bước. Có một nhóm người đa dạng có nghĩa là đạt được cái nhìn sâu sắc từ các quan điểm và ý kiến khác nhau. Tiếp cận vấn đề từ các góc độ khác nhau có thể dẫn đến câu trả lời mà bạn có thể không nghĩ đến, và cuối cùng tiết lộ nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
Bắt đầu với vấn đề và hỏi "tại sao" năm lần.
Bắt đầu với một tuyên bố vấn đề đơn giản về vấn đề là gì và sau đó bắt đầu làm việc trở lại từ đó hỏi tại sao mỗi bước xảy ra. Sử dụng logic và kiến thức và kinh nghiệm của nhóm của bạn để tìm câu trả lời có thể xảy ra nhất cho mỗi câu hỏi 5 Tại sao.
Dưới đây là một ví dụ về quy trình đang hoạt động:
Báo cáo sự cố: Sản xuất ngừng hoạt động. Tại sao sản xuất ngừng hoạt động? (Tại sao 1) Deltron 3000 bị hỏng. Tại sao Deltron bị hỏng? (Tại sao 2) Máy tự động không hoạt động. Tại sao Máy tự động không hoạt động? (Tại sao 3) Máy tự động chỉ tồn tại khoảng sáu tháng, cái này đã không được thay đổi trong tám tháng. Tại sao không ai thay đổi Máy tự động lúc 6 tháng? (Tại sao 4) Không ai biết thay đổi nó. Tại sao không ai biết cần phải thay đổi? (Tại sao 5) Không có lịch bảo trì phòng ngừa được thiết lập để báo cho các thợ máy thực hiện. (Nguyên nhân gốc rễ.)
Phân tích từng trong số 5 Whys. Khi bạn làm việc thông qua việc trả lời 5 Whys, hãy phân tích từng bước và kiểm tra các giả định của bạn nếu có thể. Tự hỏi bản thân một số câu hỏi về lý do tại sao câu trả lời. -Có câu trả lời này dẫn đến hiệu ứng trước đó không? -Có phải điều này có ý nghĩa nhất đối với mọi thứ chúng ta biết về vấn đề không? -Có thể có những khả năng khác?
Hãy nhớ rằng, mục tiêu của phương pháp 5 Why là tìm ra nguyên nhân gốc thực sự để ngăn chặn vấn đề xảy ra lần nữa.
Khi bạn đã hỏi tại sao năm lần và nghĩ rằng bạn đã tìm ra nguyên nhân gốc rễ, hãy tìm một giải pháp giải quyết nguyên nhân gốc rễ đó. Khi bạn có một giải pháp, hãy làm theo logic sao lưu chuỗi lý do để xác định xem nó có giải quyết được vấn đề không. Tiếp tục từ ví dụ trước:
Nguyên nhân gốc rễ: Không có lịch bảo trì phòng ngừa được thiết lập để báo cho các thợ máy thực hiện thay đổi Máy tự động trên Deltron 3000 cứ sau sáu tháng. Giải pháp: Thực hiện lịch bảo trì phòng ngừa để thay đổi Máy tự động trên Deltron 3000 cứ sau sáu tháng.
Thực hiện giải pháp của bạn đến cuối cùng tại sao và xem những ảnh hưởng là gì. Tinh chỉnh giải pháp của bạn hoặc lặp lại quy trình 5 Tại sao nếu cần thiết để đánh giá lại.
Bạn có thể vượt quá 5 Whys nếu cần thiết để xác định nguyên nhân gốc và điều đó có ý nghĩa. Ví dụ, nếu Why 4 trong ví dụ được đổi thành "Cơ học không tuân theo lịch bảo trì phòng ngừa", thì bạn có thể muốn tiếp tục hỏi tại sao thợ máy không tuân theo quy trình:
Tại sao các thợ máy không theo lịch trình? (Tại sao 5) Anh ta chưa được đào tạo về lịch bảo trì phòng ngừa cho Deltron 3000. Tại sao thợ máy không được đào tạo? (Tại sao 6) Anh ta chỉ tham gia khu vực và khu vực trước đó của anh ta không có Deltron 3000. (Nguyên nhân gốc.) Giải pháp: Huấn luyện tất cả các cơ chế mới về bảo trì phòng ngừa thiết bị ở những khu vực họ sẽ tham gia.
Cuối cùng, bạn có thể tìm ra một giải pháp khác cho vấn đề nếu bạn tiếp tục hỏi tại sao cho đến khi bạn tìm ra nguyên nhân gốc rễ thực sự. Điều này sẽ giúp bạn không phải trả lời một câu trả lời dễ dàng mà chỉ đổ lỗi cho một người để đi đến nguyên nhân gốc rễ. Nguyên nhân gốc rễ có nhiều khả năng là một vấn đề về quy trình hoặc thủ tục được giải quyết.
