Mục đích chính của các công cụ quản lý dự án là giúp các nhà quản lý lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát tất cả các khía cạnh của quy trình quản lý dự án. Các công ty dựa vào các công cụ chính để quản lý một dự án để đảm bảo rằng mỗi nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn và để cân bằng khối lượng công việc của nhân viên để quản lý thời gian tối ưu. Bởi vì các công cụ quản lý dự án tăng cường hiệu quả tài nguyên và đảm bảo phạm vi dự án, các công cụ đó đặc biệt quan trọng đối với các nhà quản lý dự án liên quan đến các dự án lớn, phức tạp.
Dự toán, lập kế hoạch và theo dõi
Các công cụ quản lý dự án như kế hoạch dự án, phân công nhiệm vụ, ngân sách dự án và biểu đồ Gantt - biểu đồ thanh để lập kế hoạch và lập kế hoạch dự án - cho phép các nhà quản lý dự án ước tính, lập kế hoạch và theo dõi dự án một cách hiệu quả. Trong thực tế, nhiều người xem việc phát triển các kế hoạch dự án là giai đoạn quan trọng nhất trong quy trình quản lý dự án. Các công cụ quản lý dự án cho phép các nhà quản lý xác định rõ mục tiêu và mục tiêu.
Phân công và lập kế hoạch tài nguyên
Công cụ quản lý dự án là rất quan trọng trong lĩnh vực tài nguyên. Các công cụ như biểu đồ Gantt và báo cáo thời gian và chi phí tài nguyên cho phép các nhà quản lý dự án phân công và lên lịch các tài nguyên. Những khả năng này được sử dụng trong các lĩnh vực sản xuất và sản xuất nói riêng.
Các loại công cụ quản lý dự án
Nhiều ứng dụng quản lý dự án ban đầu là các công cụ có mục đích chung không được thiết kế cho một khía cạnh cụ thể của quản lý dự án hoặc cho một ngành cụ thể. Bây giờ, các nhà phát triển phần mềm đã tạo ra các công cụ quản lý dự án nhắm vào các ngành cụ thể. Và các công cụ quản lý dự án này có nhiều loại khác nhau: công cụ dựa trên giấy, chẳng hạn như mẫu, danh sách kiểm tra và biểu mẫu; các công cụ tự động, có thể nằm trên các máy tính cục bộ cho người dùng chính hoặc cư trú trên một máy chủ mạng cho những người dùng khác nhau; và các công cụ dựa trên web.
Phần mềm miễn phí so với phần mềm có phí
Phần mềm quản lý dự án miễn phí có sẵn cho các nhà quản lý dự án. Phần mềm này bao gồm các ứng dụng máy tính để bàn và các dịch vụ dựa trên web. Mặc dù miễn phí, họ có thể cạnh tranh với các ứng dụng dựa trên phí về lợi ích và tính năng. Tuy nhiên, phần mềm miễn phí có thể không có đủ các tính năng cơ bản cho một số chuyên gia quản lý dự án - không đủ khả năng mở rộng, khả năng tương tác hạn chế, không đủ tính di động, thời gian đáp ứng nhanh không đủ - làm cho các ứng dụng dựa trên phí thích hợp hơn cho nhu cầu tổ chức của họ.
