Thuật ngữ "tập trung" có nghĩa là mang mọi thứ đến một địa điểm chính, ngụ ý rằng mua sắm tập trung liên quan đến việc đưa tất cả các thủ tục mua sắm, vật phẩm và nhân sự đến một nơi. Trong các công ty lớn hơn, mua sắm không phải lúc nào cũng được xử lý ở một vị trí tập trung, mặc dù có một số lợi thế của mua sắm tập trung.
Giảm thiểu sao chép
Trong các công ty không có hệ thống mua sắm tập trung, rất nhiều thời gian và tiền bạc được dành cho việc sao chép. Mỗi bộ phận sẽ phải trải qua cùng một quy trình nhiều lần thay vì chỉ có một bộ phận cụ thể phục vụ cho tất cả các nhu cầu mua sắm. Phải mất nhiều thời gian hơn cho mỗi bộ phận để xử lý các giao dịch của riêng mình so với việc tất cả chúng được xử lý như một.
Tăng hiệu quả
Trong hầu hết các trường hợp không mua sắm tập trung không được sử dụng, người đứng đầu của các bộ phận khác nhau phải xử lý mua hàng. Nếu các tổ chức này chuyển sang mua sắm tập trung, những nhân viên này sẽ có nhiều thời gian hơn để cống hiến cho công việc của họ do đó làm tăng hiệu quả của họ.
Giảm chi phí
Mua sắm tập trung tiết kiệm tiền của các công ty vì nó tập trung tất cả các giao dịch tại một địa điểm. Điều này làm giảm lượng vốn mà công ty cần đầu tư để lưu trữ và nhân sự, đồng thời cũng đảm bảo sức mua tăng thêm bằng cách kết hợp nhu cầu của các bộ phận khác nhau lại với nhau. Các công ty cũng có thể giảm chi phí pháp lý của họ, vì tất cả các giao dịch có thể dễ dàng được theo dõi và ghi lại từ một nơi.
Quan hệ kinh doanh tốt hơn
Mối quan hệ giữa các nhà cung cấp khác nhau tăng thông qua mua sắm tập trung. Nếu một công ty thường xuyên mua vật tư từ một doanh nghiệp nhất định, mối quan hệ có thể sẽ được cải thiện theo thời gian. Khi tất cả các giao dịch mua hàng của công ty được xử lý bởi một bộ phận, người đứng đầu sẽ hình thành mối quan hệ tốt hơn với các nhà cung cấp, điều gì đó có thể dẫn đến xử lý nhanh hơn và xếp hạng tín dụng tốt hơn. Nhân viên mua hàng cũng có thể dễ dàng truy cập nếu bất kỳ nhà cung cấp nào có khiếu nại.
