Thư là phương tiện quan trọng để truyền đạt cả tình cảm cá nhân và kinh doanh. Tuy nhiên, thư cá nhân rất khác với các đối tác kinh doanh của họ. Để thể hiện nghi thức kinh doanh phù hợp trong các giao dịch của công ty, bạn nên nhận ra những khác biệt này và chịu khó không trộn lẫn các kiểu chữ. Điều này sẽ giúp bạn trông chuyên nghiệp với nhân viên, khách hàng, cổ đông và nhà đầu tư.
định dạng
Thư kinh doanh và thư cá nhân được định dạng khác nhau nhiều. Với một số biến thể nhỏ, thư kinh doanh thường có lề 1 inch. Chúng cũng có khoảng cách đơn, với khoảng cách gấp đôi chỉ giữa các đoạn và dòng dữ liệu giới thiệu (ví dụ: ngày, chủ đề). Bức thư được để lại hợp lý mà không có đoạn văn thụt. Thư kinh doanh cũng luôn được gõ. Ngược lại, thư cá nhân có thể có hầu như bất kỳ định dạng. Tùy thuộc vào người viết quyết định cách anh ta muốn bức thư cá nhân xuất hiện. Theo truyền thống, một lá thư cá nhân được viết bằng tay, nhưng với sự tiến bộ của công nghệ, nhiều người gõ thư cá nhân trên máy tính của họ vì việc gõ nhanh hơn viết thủ công.
Nội dung
Trong một lá thư kinh doanh, nội dung luôn được định hướng khách quan - nghĩa là mục đích của bức thư là minh bạch. Với một lá thư cá nhân, nội dung có thể bao gồm nhiều chủ đề khác nhau và có nhiều điểm nhấn về các sự kiện và cảm xúc trong quá khứ hơn là giải quyết vấn đề. Thư cá nhân có thể uốn khúc hơn nhiều. Thư cá nhân có thể chạm vào một số vấn đề kinh doanh hoặc tài chính, nhưng thư kinh doanh không bao giờ thảo luận về các vấn đề cá nhân trừ khi những vấn đề đó ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp.
Ngôn ngữ và dấu câu
Thư kinh doanh sử dụng ngôn ngữ chính thức hơn thư cá nhân. Nhà văn đặc biệt chú ý đến việc lựa chọn từ ngữ vì lựa chọn từ ngữ có thể tạo ra sự khác biệt rất lớn trong các vấn đề pháp lý. Chào và đóng cửa là lịch sự và đề cập đến các tiêu đề thích hợp (ví dụ: Chủ tịch Edwards, Miss Neman). Dấu hai chấm được sử dụng nhiều hơn trong các chữ cái kinh doanh hơn là các chữ cái cá nhân, đặc biệt là sau lời chào và nhãn dòng dữ liệu giới thiệu (ví dụ: RE:, DATE:). Thư cá nhân có thể sử dụng bất kỳ ngôn ngữ nào, bao gồm cả tiếng lóng và viết tắt phi kinh doanh như ttyl (nói chuyện với bạn sau) hoặc btw (nhân tiện). Lợi thế cho điều này là tính cách của nhà văn thực sự bắt gặp. Thư kinh doanh thường làm mất "tiếng nói" thực sự của nhà văn. Thư cá nhân sử dụng quy tắc chấm câu tiêu chuẩn, nhưng vì chúng quá không chính thức, các nhà văn thường bỏ qua một số tiêu chuẩn cơ bản về dấu câu và viết hoa.
Tại sao lại phân biệt?
Lý do chính tại sao mọi người tách thư cá nhân khỏi thư kinh doanh là bởi vì một phương pháp viết thư kinh doanh tiêu chuẩn tạo ra hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Ví dụ, các doanh nhân biết rằng họ nhanh chóng có thể xác định mục đích của thư kinh doanh từ dòng chủ đề. Hiệu quả có thể chuyển thành doanh thu. Một lý do khác cho sự khác biệt là việc sử dụng một định dạng chuyên nghiệp truyền tải rằng bất cứ điều gì trong thư đều có tầm quan trọng. Thứ ba, việc sử dụng định dạng thư kinh doanh được các chuyên gia mong đợi. Nếu bạn không tuân thủ định dạng kinh doanh với công ty của mình, bạn có thể gặp phải do ít chuẩn bị hoặc thiếu kinh nghiệm.
