Tai nạn xảy ra. Đôi khi kết quả là nhỏ; một số tai nạn, chẳng hạn như xác tàu hỏa hoặc máy bay, sự cố tràn hóa chất hoặc các chất hoặc vụ nổ khác có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng. Trước bất kỳ sự cố nghiêm trọng nào như vậy, công chúng có quyền biết những gì đã xảy ra và những gì đang xảy ra để khắc phục bất cứ điều gì đã xảy ra. Bộ phận quan hệ công chúng của một công ty có thể cung cấp cho truyền thông một tuyên bố nắm giữ ban đầu, đưa ra các sự kiện cơ bản về vụ việc và cho mọi người biết rằng bạn đang xử lý tình huống. Tuyên bố phải được viết cẩn thận bằng ngôn ngữ rõ ràng và súc tích.
Chỉ định một người soạn thảo và / hoặc đưa ra tuyên bố nắm giữ cho giới truyền thông. Thông thường, các doanh nghiệp sử dụng một nhân viên quan hệ công chúng để xử lý những vấn đề này. Tuy nhiên, hiểu rằng các phương tiện truyền thông có thể cần nghe từ những người ra quyết định thực tế tại công ty, chẳng hạn như chủ sở hữu hoặc giám đốc điều hành.
Bắt đầu tuyên bố nắm giữ của bạn bằng cách bày tỏ mối quan tâm của bạn đối với bất kỳ nạn nhân và sự đồng cảm của bạn đối với tình huống.
Nêu các sự kiện cơ bản của vụ việc. Theo SAE Communications, tuyên bố nắm giữ của bạn nên trả lời các câu hỏi cơ bản về những gì đã xảy ra, ai có liên quan, khi nó xảy ra, nơi nó xảy ra và tại sao nó xảy ra. Không che đậy hoặc bỏ qua bất kỳ điểm nào trong số này. Nếu có những sự thật chưa sẵn sàng để được chia sẻ, bạn thường có thể giải thích lý do cho điều đó; ví dụ, bạn muốn thông báo cho gia đình nạn nhân trước khi tiết lộ tên của họ. Tương tự như vậy, bạn có thể từ chối thảo luận về nguyên nhân vụ việc trong bất kỳ chi tiết nào cho đến khi kết quả điều tra hoàn tất.
Trong hầu hết các trường hợp tai nạn hoặc sự cố nghiêm trọng, các công ty không tự hoạt động mà hợp tác với những người phản hồi đầu tiên và các tổ chức khác, thường liên quan đến chính phủ. Đề cập đến các cơ quan đó và loại liên quan là tin tức quan trọng, và cũng giúp giảm bớt nỗi sợ hãi nói chung - hầu hết mọi người đều bình tĩnh khi biết rằng các cơ quan phản ứng khẩn cấp có liên quan khi xảy ra trường hợp khẩn cấp.
Cung cấp một dòng thời gian khi nào bạn sẽ giải quyết lại phương tiện truyền thông và cách phương tiện có thể liên hệ với tổ chức để biết thêm thông tin. Giải thích nếu và khi lãnh đạo của công ty, chẳng hạn như Giám đốc điều hành, sẽ có mặt để giải quyết các câu hỏi và mối quan tâm.
Cảnh báo
Đừng suy đoán hoặc giải trí đầu cơ về những gì bạn không biết, và đừng gán tội. Vào mùa thu năm 2014, một bệnh nhân bị nhiễm ebola đã được xuất viện không đúng cách từ bệnh viện Dallas. Trong những tuyên bố ban đầu, bệnh viện đổ lỗi cho các y tá của mình về việc phát hành; khi hai y tá tham gia chăm sóc bệnh nhân sau đó bị nhiễm bệnh, bệnh viện đề nghị họ vi phạm giao thức. Bệnh viện đã rút lại những lời buộc tội đó khi đối mặt với thông tin bổ sung cho thấy các y tá không làm gì sai, và trên thực tế, các nhân viên y tế đã chịu trách nhiệm về các lỗi này, nhưng danh tiếng của nó sau đó đã bị mờ nhạt.
