Một hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin tài chính chính xác và kịp thời cho mục đích quản lý nội bộ. Mặc dù các hệ thống này có thể bao gồm hướng dẫn sử dụng giấy và sổ cái, hầu hết các hệ thống trong môi trường kinh doanh ngày nay được xây dựng dựa trên các chương trình hoặc ứng dụng phần mềm kế toán. Các hệ thống này cung cấp báo cáo tài chính hoặc hoạt động cho chủ doanh nghiệp để đưa ra quyết định. Một hệ thống thông tin kế toán cũng có thể tích hợp và hoàn thành các mục tiêu của phòng ban và toàn công ty.
Thu thập thông tin trung tâm
Hệ thống thông tin kế toán thu thập thông tin cho các mục đích khác nhau trong một doanh nghiệp. Các tổ chức lớn thường sử dụng hệ thống này để thu thập và tổ chức thông tin tài chính và thông tin khác từ nhiều bộ phận kinh doanh hoặc bộ phận. Một hệ thống kế toán cũng có thể mang lại lợi ích cho các tổ chức với một số địa điểm quốc gia hoặc quốc tế. Hệ thống này cho phép chuyển thông tin điện tử từ nhiều nguồn vào một vị trí trung tâm nơi kế toán viên thu thập và xử lý dữ liệu này. Một số hệ thống cũng có thể thu thập thông tin theo định dạng thời gian thực.
Kiểm tra và cân bằng
Người quản lý và giám sát kế toán sử dụng một hệ thống thông tin kế toán để phân tách các nhiệm vụ và đảm bảo kiểm soát được áp dụng cho các chức năng kế toán khác nhau. Tài khoản phải trả, tài khoản phải thu, bảng lương, dữ liệu tài chính của bộ phận, tài sản cố định và mua từng công việc theo các mô-đun riêng biệt trong một hệ thống kế toán tiên tiến và yêu cầu các quy trình và thủ tục xử lý riêng lẻ. Mỗi mô-đun riêng lẻ này cung cấp dữ liệu tóm tắt vào sổ cái chung nhưng cho phép kiểm tra và cân bằng hệ thống trên đường đi. Báo cáo có thể được tạo từ các mô-đun riêng lẻ để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu trước khi được chuyển vào sổ cái chung của công ty.
Cải thiện dòng công việc
Cải thiện dòng công việc trong các bộ phận riêng lẻ thường được thúc đẩy bằng cách thực hiện một hệ thống thông tin kế toán. Các phòng ban bên ngoài kế toán phải hiểu cách xử lý thông tin quan trọng thông qua hệ thống thông tin tài chính nội bộ của công ty vì nhiều lý do. Tài liệu nguồn - chẳng hạn như hóa đơn, đơn đặt hàng, báo cáo chi phí nhân viên, thẻ thời gian cho đầu vào tiền lương, hóa đơn và hình thức mua lại tài sản - tất cả phải tìm đường từ người khởi tạo đến bộ phận kế toán.
Tùy thuộc vào phần mềm, hệ thống kế toán yêu cầu nhiều thông tin khác nhau cho các phần khác nhau của quy trình được nhập thủ công vào hệ thống. Điều này thường xác định luồng công việc của các bộ phận khác liên quan đến xử lý dữ liệu tài chính. Các quy trình và quy trình mô tả rõ ràng các thông tin cần thiết, các bước xử lý thông tin đó và quy trình phê duyệt, hỗ trợ giảm công việc dư thừa và đảm bảo rằng bộ phận kế toán có các phê duyệt cần thiết để xử lý dữ liệu tài chính.
