Một kho hàng trải qua một quy trình tiếp nhận tiêu chuẩn khi các lô hàng đến để bổ sung hàng tồn kho. Điều phối viên kho hoặc nhân viên kiểm kê có một quy trình được thiết lập để kiểm tra tất cả các lô hàng đã nhận và giấy tờ được xử lý hiệu quả. Nếu nhân viên kho gặp bất kỳ vấn đề nhận, các vấn đề có thể được giải quyết nhanh chóng để lô hàng chính xác có sẵn cho khách hàng.
Nhận dạng lô hàng
Khi một chiếc xe tải giao hàng đến bến dỡ hàng, nhân viên kiểm kê nói chuyện với tài xế liên quan đến lô hàng. Hàng tồn kho kiểm tra hồ sơ của cô để xác thực rằng mặt hàng cụ thể đã được đặt hàng và được đặt để giao. Nhân viên kiểm kê ký tên của cô vào thông báo giao hàng khi cô nhận lô hàng từ tài xế.
Số lượng sản phẩm
Sau khi thông báo vận chuyển được ký, nhân viên kho dỡ các thùng từ xe tải. Cô đếm số thùng hoặc hộp để số lượng khớp với thông báo giao hàng của tài xế giao hàng. Mỗi thùng được mở và một số lượng chính xác của sản phẩm nhận được được thực hiện. Bất kỳ sự khác biệt nào trong số đếm từ phiếu hóa đơn đều được ghi chú để bộ phận mua hàng có thể khắc phục tình trạng này với nhà sản xuất sản phẩm.
Kiểm tra sản phẩm
Nhân viên kiểm kê kiểm tra tất cả các sản phẩm cho bất kỳ thiệt hại gây ra trong quá trình vận chuyển. Các sản phẩm bị hư hỏng được đặt sang một bên để nhà sản xuất có thể lấy các mặt hàng và cung cấp thay thế. Tài xế giao hàng phải xem xét rằng có các sản phẩm bị hư hỏng trong lô hàng và khởi tạo các tài liệu liên quan đến các sản phẩm bị hư hỏng trước khi rời khỏi kho. Tùy thuộc vào chính sách của nhà sản xuất, tài xế có thể lấy sản phẩm tại thời điểm đó để mang về thay thế.
Nhận tài liệu
Nhân viên kho chỉ định số lượng hàng tồn kho cho các sản phẩm trước khi lưu trữ các mặt hàng trên kệ. Nhân viên kiểm kê nhập tất cả thông tin sản phẩm vào hệ thống dữ liệu kho. Cô đồng bộ dữ liệu với tất cả các bộ phận khác yêu cầu thông tin, bao gồm dịch vụ khách hàng, bộ phận bán hàng và bộ phận tài khoản phải trả. Nhân viên kiểm kê lưu trữ tất cả các tài liệu bằng văn bản như hóa đơn và phiếu đóng gói cho mục đích kiểm toán.
