Hầu hết các doanh nghiệp nhận được lô hàng tồn kho một cách thường xuyên. Hàng tồn kho cung cấp các nguồn lực để xây dựng sản phẩm mới cho khách hàng hoặc thành phẩm để bán trực tiếp cho khách hàng. Các công ty tuân theo quy trình nhận hàng tồn kho được xác định trước đảm bảo rằng công ty biết mặt hàng tồn kho nào nhập hàng tồn kho và chỉ thanh toán cho các mặt hàng đó. Một quy trình tiếp nhận hàng tồn kho chính xác cũng góp phần duy trì mức tồn kho chính xác.
Đến lô hàng
Bước đầu tiên khi nhận hàng tồn kho xảy ra khi xe tải đến bến tàu của công ty. Nhân viên kho gặp tài xế xe tải và bắt đầu dỡ xe tải. Những người thợ kho kho dỡ hàng tồn kho từ xe tải vào một vị trí xác định trong kho. Các nhân viên ghi lại số lượng của từng mặt hàng trên chứng từ vận chuyển. Cả nhân viên và tài xế xe tải đều ký vào tài liệu xác minh số lượng nhận được.
So sánh chứng từ vận chuyển
Nhân viên kho so sánh một số tài liệu để đảm bảo rằng số lượng thích hợp được ghi lại. Những tài liệu này bao gồm đơn đặt hàng ban đầu, tài liệu vận chuyển và báo cáo nhận được viết tay. Nếu có bất kỳ sự khác biệt nào liên quan đến hàng tồn kho hoặc số lượng tồn kho, nhân viên sẽ xác minh hàng tồn kho nhận được và viết thủ công chỉnh sửa trên tài liệu.
Cửa hàng tồn kho
Sau khi xác minh số lượng nhận được, nhân viên kho lưu trữ hàng tồn kho trên kệ kho. Mỗi kệ kho chứa các điểm đánh dấu mà công ty sử dụng để xác định vị trí hàng tồn kho khi cần thiết. Các nhân viên kho viết các điểm đánh dấu kho trên các tài liệu khi họ lưu trữ hàng tồn kho.
Nhập số lượng nhận được vào hệ thống
Nhân viên sử dụng các tài liệu để cập nhật hàng tồn kho nhận được trong hệ thống kiểm kê của công ty. Sau khi đăng nhập vào hệ thống máy tính của công ty, nhân viên nhập từng mặt hàng nhận được, số lượng chính xác nhận được và vị trí kho. Sau khi nhập tất cả các mục vào hệ thống, nhân viên sẽ in báo cáo biên nhận hàng tồn kho này và thêm nó vào bộ tài liệu hiện tại. Cô chuyển gói tin này đến bộ phận mua hàng.
Địa chỉ khác biệt với nhà cung cấp
Khi bộ phận mua hàng nhận được các tài liệu, họ xem xét bất kỳ sự khác biệt nào được ghi nhận bởi nhân viên kho. Nhà cung cấp thường gửi hóa đơn cho đại lý mua hàng, người so sánh hóa đơn này với các tài liệu. Nếu có bất kỳ sự khác biệt nào tồn tại giữa hóa đơn và chứng từ, đại lý mua hàng liên hệ với nhà cung cấp và thương lượng tổng số tiền đến hạn. Khi đại lý cảm thấy hài lòng với số tiền phải trả, cô ấy viết nó trên hóa đơn, phê duyệt hóa đơn và chuyển tiếp để thanh toán.
